Według badania 9 na 10 pracowników wolałoby pracować zdalnie. 48% z nich wolałoby pracować z domu, a 42% wolałoby pracować na świeżym powietrzu.
(z ankiety firmy Microsoft)
Niestety, tylko 6% liderów organizacji było na tyle odważnych, by pozwolić swoim pracownikom na eksplorację natury. Zostawmy na boku filozoficzne rozważania na temat zalet i wad pracy zdalnej i omówmy techniczną stronę zagadnienia.
Telefonia IP
Ludzie komunikują się przede wszystkim poprzez rozmowę. Zwykłe rozmowy telefoniczne są kosztowne, jeśli uczestnicy projektu mieszkają w różnych miastach, a nawet krajach. Co więcej, nasze linie telefoniczne szybko się starzeją i rzadko obsługują telekonferencje, co oznacza, że zorganizowanie spotkania dla więcej niż dwóch osób jest niemożliwe. Nawiasem mówiąc, biura również zaczynają aktywnie promować technologię VOIP, co jest bardzo wymowne.
Pierwszą rzeczą, która przychodzi na myśl podczas konfiguracji telefonii IP, jest Skype (www.skype.com). „Jest wygodny, popularny i nie wymaga dodatkowych kosztów!” – to najczęstszy argument przemawiający za tym produktem. W rzeczywistości klient Skype jest dość wymagający pod względem transferu danych. Połączenia na telefony komórkowe i stacjonarne nadal wiążą się z opłatą u operatora SIP. Koszty będą jednak znacznie niższe niż w przypadku firmowych rachunków za telefon komórkowy.
Konferencje Skype'a mogą pomieścić do pięciu uczestników, a dzięki Skypecast (czat głosowy z moderatorem i „ruchomym mikrofonem”), liczba uczestników może sięgnąć nawet stu. Warunkiem jest posiadanie przez wszystkich uczestników wydajnych komputerów i szybkiego (i najlepiej nieograniczonego) łącza internetowego.
Jeśli szukasz alternatywy dla Skype'a, rozważ stronę www.flashphone.com. Dostęp do tej usługi jest możliwy zarówno przez przeglądarkę, jak i program kliencki. Jest w pełni zlokalizowana.
Posłańcy
Komunikatory internetowe doskonale nadają się do szybkiego przesyłania wiadomości i precyzyjnych danych (linków, fragmentów kodu lub tekstu). Zazwyczaj obsługują również historię, co oznacza, że zawsze można wrócić do rozmowy. Wszystko zależy od preferencji. Niektórzy korzystają ze sprawdzonej aplikacji ICQ, podczas gdy inni wolą bardziej zaawansowanego klienta Jabbera (wymaga to profesjonalnej pomocy, ale w zamian otrzymujesz lepsze bezpieczeństwo danych i elastyczny dodatek dostosowany do potrzeb Twojej organizacji). Sprawdź www.icq.com i www.jabber.ru.
Nie zapominaj o poczcie elektronicznej. Pomimo szybkiego wzrostu liczby „zamienników”, ta forma przesyłania wiadomości nie wykazuje oznak spowolnienia. Oto niektóre z zalet poczty elektronicznej: „Wiadomości e-mail mogą być dostarczane bezpośrednio lub po moderacji. Lista mailingowa może przechowywać historię tych wiadomości i automatycznie generować ich podsumowanie na określony czas. Dzięki temu archiwum wewnętrznej korespondencji grupowej jest scentralizowane i dostępne do użytku zdalnego, a także może łatwo stać się podstawą dokumentacji projektu”.
Mnogość klientów poczty e-mail pozwala znaleźć najlepszy kompromis między funkcjonalnością a ceną. Thunderbird od Mozilla Foundation to wysoce polecana, darmowa alternatywa dla gigantycznego Outlooka firmy Microsoft (część pakietu Microsoft Office).
Zintegrowane systemy zarządzania pracą grupową
Można także zainstalować w biurze kompleksowe systemy zarządzania pracą grupową, które umożliwią tworzenie harmonogramów pracy, śledzenie postępu zadań i wiele więcej.
Spośród darmowych opcji oprogramowania na uwagę zasługuje phpGroupWare. Oferuje on blisko 50 różnych modułów: kalendarz z przypomnieniami, książkę adresową, menedżera projektów, listę zadań, pocztę i menedżera plików. Serwer pocztowy obsługuje grafikę i załączniki w wiadomościach e-mail. Wygląd i język interfejsu systemu są w pełni konfigurowalne. Umożliwia on również podział użytkowników na grupy. Strona internetowa: www.phpgroupware.org
Drugi pakiet nosi nazwę eGroupWare. Zawiera pocztę e-mail, książkę adresową, kalendarz i dziennik (można robić notatki, zarządzać listami zadań i śledzić rozmowy telefoniczne). Wbudowany system zarządzania treścią pozwala na stworzenie wewnętrznej strony internetowej, forum lub bazy wiedzy opartej na wiki. eGroupWare jest darmowy i objęty licencją GNU GPL. Strona internetowa: www.egroupware.ru
Nie ma darmowych alternatyw w języku rosyjskim, ale możesz zapoznać się z rozwojem TeamWox. Wersja demonstracyjna programu jest dostępna na stronie internetowej.
Prezentacje online
Nie wszystkie projekty wymagają pełnego zakresu funkcji, dlatego modułowość jest ważnym aspektem Groupware. Na przykład, możesz zainstalować tylko kalendarz zespołu, aby śledzić terminy realizacji projektów.
