Urlop specjalny to dodatkowe dni wolne, z których pracownicy mogą skorzystać w określonych sytuacjach życiowych. Wytyczne określają kryteria kwalifikowalności i możliwe scenariusze, co sprawia, że zrozumienie jest kluczowe zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Poniżej przedstawiamy aktualne protokoły dotyczące przyznawania urlopu specjalnego, uprawnionych stron, jego związku z urlopem rocznym oraz szczegóły płatności.
/ Picsel / 123RF/PICSEL
Dopuszczalne podstawy udzielenia urlopu specjalnego
Przepisy prawa określają konkretny zestaw okoliczności, w których pracodawcy są zobowiązani do zatwierdzenia urlopu specjalnego. Obejmują one okoliczności, które niewątpliwie utrudniają wykonywanie obowiązków służbowych – zarówno te związane z ważnymi momentami w życiu zawodowym, jak i sytuacje wymagające uwagi w związku z obowiązkami rodzinnymi lub prawnymi .
W polskim systemie prawnym termin „urlop okolicznościowy” nie jest wprost wymieniony w Kodeksie pracy. Jego przepisy są szczegółowo uregulowane w § 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie nieobecności i urlopów (Dz. U. z 2014 r., poz. 1632). Kluczowe przepisy obejmują:
Reklama
Pracownicy mają prawo do 2 dni wolnego w następujących okresach:
- Własna ceremonia zaślubin (cywilna lub religijna),
- Poród,
- Śmierć i pogrzeb małżonka, dziecka, rodzica, rodzica zastępczego lub teścia.
1 dzień wolny przysługuje:
- Małżeństwo potomków,
- Śmierć i pogrzeb rodzeństwa, szwagra, dziadka,
- Przekazanie innej osoby pod opiekę lub zależność pracownika.
Pracownicy nie mają obowiązku wykorzystania urlopu dokładnie w dniu wydarzenia. Na przykład, dni urlopu mogą być wykorzystane wcześniej na przygotowania lub później na sprawy związane z pogrzebem, pod warunkiem, że istnieje wyraźny związek z tym wydarzeniem.
Uprawnienie do urlopu specjalnego
Prawo do urlopu specjalnego przysługuje wszystkim pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę — niezależnie od stażu pracy, liczby przepracowanych godzin lub rodzaju umowy (na czas określony, nieokreślony, próbny).
To świadczenie nie dotyczy osób pracujących wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenia czy umowy o dzieło . Pracodawcy mogą jednak opcjonalnie włączyć podobne postanowienia do regulaminów zakładowych, układów zbiorowych pracy lub indywidualnych umów cywilnoprawnych.
Po spełnieniu kryteriów kwalifikowalności, pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop specjalny – odmowa stanowi naruszenie przepisów prawa. W celu weryfikacji wniosku może zostać poproszona o dokumentację (np. akt małżeństwa, akt urodzenia/zgonu).
Urlop specjalny a urlop wypoczynkowy
Urlop okolicznościowy różni się zasadniczo od urlopu wypoczynkowego przysługującego na mocy polskiego prawa. Dni te nie są odejmowane od limitu urlopowego. Zatem pracownik uprawniony do 26 dni urlopu w roku zachowa ten dodatek, otrzymując jednocześnie dni dodatkowe z tytułu zdarzeń kwalifikujących.
Na przykład pracownik z 12-letnim stażem, który zawarł związek małżeński w 2025 r., otrzyma 26 dni urlopu plus 2 dni urlopu specjalnego , co oznacza, że jego urlop roczny pozostanie nienaruszony.
Odszkodowanie w okresie urlopu specjalnego
Urlop specjalny jest w pełni płatny . Obliczenia płatności odzwierciedlają normy urlopowe, ale różnią się nieznacznie:
- Stałe zarobki (pensja zasadnicza, dodatki zależne od stanowiska, premie za staż pracy) są wliczane do miesięcznej kwoty płatności;
- Składniki zmienne (premie za wyniki, prowizje od sprzedaży) dotyczą wyłącznie miesiąca, w którym przypada urlop — w przeciwieństwie do urlopu rocznego, w przypadku którego zarobki są uśredniane w dłuższych okresach.
Z wynagrodzenia zasadniczego wyłączone są m.in. jednorazowe premie, odprawy, wynagrodzenia za urlop, nagrody rocznicowe i wynagrodzenie chorobowe.
Powiązane aktualizacje:
Reformy dotyczące stażu pracy. Nadchodzące zmiany mogą mieć skutek wsteczny.
Dłuższe przerwy i mniej dni roboczych. Kalendarz na 2026 rok umożliwia wiele długich weekendów.
Niewykorzystane wypłaty urlopowe. Zmienione terminy wypłaty rekompensat.
