Zacznijmy od sceny z dramatu Arkadija Raikina. „Co dzisiaj zrobiłeś? Ile dzisiaj zrobiłeś?” „Ile czego?” „No, ile jesteś winien!” „Może cegły?” „Nie!” „Deski?” „Nie!” „Więc ile czego?” „No to ile jesteś winien!” „Najpierw wymyśl jednostkę miary – co, kiedy, komu i ile – a potem mnie zamęczaj!”
Każdy, kto reaguje w ten sposób, nie otrzymał od swoich przełożonych jasnych instrukcji dotyczących swoich obowiązków. Oczywiście, sytuacja ta graniczy z idiotyzmem, ale zdarza się częściej, niż mogłoby się wydawać. Niespójności w działaniach różnych pracowników prowadzą do co najmniej dwóch skutków. Po pierwsze, to, co powinno być zrobione, nie jest robione. Po drugie, pracownicy dublują się nawzajem.
Aby temu zapobiec, sporządzane są opisy stanowisk pracy. W przypadku małej liczby pracowników opisy stanowisk mogą zostać pominięte lub instrukcje będą skrócone.
Wraz z rozwojem organizacji konieczne staje się określenie zakresu obowiązków pracowników i/lub działów. Jest to konieczne, aby zapewnić, że każda osoba ponosi odpowiedzialność za wyniki swojej pracy i zapobiec konfliktom między pracownikami lub działami podczas wdrażania poleceń kierownictwa.
Opisy stanowisk pracy sporządza się głównie dla pracowników wykonujących czynności powtarzalne: przetwarzanie dokumentów, raportowanie.
Weźmy na przykład instrukcje dotyczące postępowania z defektami w produkcji. Nie są to instrukcje osobiste, lecz zbiorowe, określające działania wszystkich interesariuszy: kontrolera, technologa, projektanta, kierownika biura technologicznego, brygadzisty, pracownika, inżyniera ds. pracy i płac itd.
Jak to może wyglądać:
„1. Obowiązki Inspektora. W przypadku stwierdzenia odchyleń od rysunku, inspektor jest zobowiązany sporządzić protokół usterek (formularz w załączeniu), zarejestrować go i przekazać do wglądu osobie nadzorującej kontrolę.
2. Obowiązki Kierownika Kontroli Jakości. Kierownik Kontroli Jakości jest zobowiązany powiadomić kierownika produkcji i technologa o odchyleniu, podpisać protokół usterki i przekazać go technologowi do podpisu.
I tak dalej, aż do działu księgowości, który wylicza straty z tytułu wad w wartościach pieniężnych.
W małych organizacjach menedżerowie sami opracowują opisy stanowisk (lub instruują swoich pracowników, aby napisali swoje obowiązki). Większe organizacje mogą zatrudniać etatowego twórcę takich opisów lub osobny dział (biuro, wydział).
Oczywiście, jeśli istnieją firmy specjalizujące się w sporządzaniu takich dokumentów, najlepiej skorzystać z ich usług. Choć proces ten może wydawać się prosty, może przekraczać możliwości osoby niebędącej specjalistą.
Tworzenie opisów stanowisk pracy jest zasadniczo elementem naukowej organizacji pracy (SLO). Klasycznym przykładem z podręczników SLO jest to, jak najprostsze zmiany prowadzą do znacznego wzrostu wydajności. Rolnik, wyczerpany wysiłkami, by osiągnąć to, co uważał za wystarczający zysk, zwrócił się o poradę. Przybył specjalista, chodził za rolnikiem przez trzy dni, a następnie powiedział mu: „Przenieś widły z tego rogu do drugiego, połóż łopatę tutaj i nie stawiaj taczki tutaj – jej miejsce jest w tamtym rogu”.
Rolnik spodziewał się czegoś bardziej subtelnego, ale zastosował się do zaleceń. I osiągnął to, czego chciał: stał się mniej zmęczony i odnotował wzrost zysków.
Podobne elementarne działania można zapisać w opisach stanowisk pracy: zrób to tak, nie rób tego wcale, deleguj to komuś, podejmij decyzję w tym miejscu, a w takim przypadku przekaż ją do rozpatrzenia przełożonym.
Sformułowanie instrukcji może zająć więcej czasu, niż mogłoby się wydawać na początku, jednak jasny podział obowiązków jest kluczem do sukcesu każdej organizacji, nawet najmniejszej.
