Niestety, dziś ludzie często uważają, że zawód sekretarki sprowadza się do prozaicznych zadań, takich jak podawanie klientom herbaty i przepisywanie dokumentów. W rzeczywistości ta wymagająca i satysfakcjonująca praca wymaga wysokich kwalifikacji osobistych i intelektualnych. Przyjrzyjmy się zatem sekretom kryjącym się za tym pozornie prostym zawodem.
Wygląd
Oczywiście, sekretarka jest wizytówką firmy. Jednak ci, którzy kojarzą sekretarkę z długonogą blondynką, są w głębokim błędzie; zawód ten charakteryzuje się wieloma innymi cechami.
W rzeczywistości profesjonalizm jest najważniejszy. Dlatego kadra zarządzająca firmą nie wymaga nieskazitelnych rysów twarzy ani idealnej sylwetki, ale ceni wykształcenie i wiedzę, a także schludny wygląd i miłe usposobienie.
Obowiązki
Podczas gdy dawniej sekretarka w małej firmie musiała głównie odbierać telefony i podawać herbatę i kawę, dziś zakres jej obowiązków znacznie się rozszerzył. Musi ona:
- zajmować się korespondencją szefa, odbierać połączenia telefoniczne i faksy;
- komunikować się z gośćmi;
- kontrola pracy biurowej;
- organizacja wydarzeń i spotkań (rezerwacja pokoi hotelowych, zamawianie biletów);
- kontrolować harmonogram wydarzeń szefa;
- przygotować różne dokumenty do podpisu kierownika.
Obowiązki biznesowe (temat kobiecy)
Ludzie często zakładają, że obowiązki sekretarki automatycznie obejmują usługi seksualne. W rzeczywistości w każdej dużej firmie menedżer będzie priorytetowo traktował profesjonalizm pracownika i własną reputację biznesową. Co więcej, profesjonalny menedżer nie będzie łączył relacji biznesowych z osobistymi.
Edukacja
Panuje błędne przekonanie, że nie trzeba się uczyć, żeby zostać sekretarką. To nieprawda! Dzisiejsza rzeczywistość dyktuje, że od takiej osoby wymaga się:
- wykształcenie wyższe (choć nie zawsze);
- znajomość języka obcego;
- znajomość programów komputerowych;
- umiejętność wykonywania pracy biurowej;
- zdolność do wykonywania wielu zadań na raz i łatwego przetwarzania różnych informacji.
Wiek
W dowcipach o sekretarkach zawsze pojawiają się młode kobiety. W rzeczywistości praca ta wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Dlatego doświadczeni menedżerowie nie zatrudniają młodej kobiety bez doświadczenia w zawodzie sekretarki. W końcu taka osoba musi umieć panować nad swoimi emocjami i zachowywać się z godnością w każdej sytuacji.
Trudność pracy
Czasami można usłyszeć, że praca sekretarki jest łatwa. Doświadczenie pokazuje jednak, że tylko osoby nastawione na cel i odporne na stres potrafią wytrwać w takiej pracy. Nawet pracując na granicy swoich możliwości, muszą zawsze zachować łagodny uśmiech i opanowanie.
Cechy osobiste
Od sekretarki oczekuje się nie tylko odpowiedzialności, uważności i uroku osobistego, ale także umiejętności budowania efektywnych relacji z klientami i pracownikami firmy.
Kariera
Podejmując pracę sekretarki, kobiety czasami czują się skazane na ślepy zaułek kariery. Specjaliści HR nie zgadzają się z tym, tłumacząc, że sumienna i odpowiedzialna sekretarka będzie zainteresowana wszystkimi zawiłościami funkcjonowania firmy. Ten czynnik pozwoli jej w przyszłości zdobyć inne stanowisko, w tej samej lub innej firmie.
O mężczyznach
Kobiety są zazwyczaj zatrudniane na stanowiskach sekretarskich. Oczywiście, ich skrupulatność, uważność, umiejętność radzenia sobie z rutynowymi zadaniami i umiejętność wyczuwania nastroju rozmówcy, zapewniająca komfortową rozmowę, zasługują na szczególne uznanie.
Ale są też liderzy niektórych organizacji, którzy chcą, żeby mężczyzna był sekretarzem. Oto ciekawostka dotycząca genezy tego zawodu.
- Wiadomo, że stanowisko sekretarza pojawiło się po raz pierwszy za Piotra Wielkiego. Stanowisko to było osobistym sekretarzem cesarza. Wymagania były dość surowe: wykształcenie, wysoka inteligencja i znakomity rodowód.
Nie myśl więc, że zawód sekretarki jest mało prestiżowy. Tylko osoba wykształcona i rozwinięta intelektualnie może sprostać temu zadaniu.
