Autor: Magdalena Zagrodnik, Co-Owner, Head of HR & Marketing & Public Relations w Walter Herz
Wystrój, rozplanowanie przestrzeni i jakość otoczenia w miejscu pracy stają się dziś zasadniczym przekaźnikiem kultury korporacyjnej, jak również strategicznym elementem zarządzania i tworzenia przewagi konkurencyjnej.
W realiach modelu pracy hybrydowej, biuro zyskało nową funkcję. To w nim przejawia się kultura organizacyjna, wizerunek firmy i dbałość o pracowników. Przedsiębiorstwa, które pojmują jego aktualną rolę, postrzegają biuro nie jako obciążenie finansowe, lecz jako strategiczne narzędzie umacniania zaangażowania, zadowolenia i przewagi nad konkurencją.
Sądzę, że dzisiaj biuro to narzędzie HR o doniosłym znaczeniu strategicznym. Dobre zagospodarowanie przestrzeni nie tylko usprawnia codzienną efektywność, ale też staje się elementem kształtowania tożsamości i marki firmy, co sprzyja pozyskiwaniu i utrzymywaniu talentów. Odpowiednio zaprojektowane biuro umacnia kooperację, otwartość i integrację. W obecnej sytuacji dynamicznych zmian, przestrzeń pracy również zyskała nowy wymiar i właśnie teraz warto na nowo określić jej rolę w strategii przedsiębiorstwa.
Biuro jako element strategiczny
Jakość warunków pracy i sposób aranżacji przestrzeni komunikują obecnie, czy firma jest otwarta, elastyczna i empatyczna, czy też raczej hierarchiczna i konserwatywna. Dlatego, jak wynika z raportu Walter Herz – 26 trendów biurowych na 2026 rok – decyzje dotyczące kształtu biura nie powinny być podejmowane jedynie w działach administracyjnych. To zagadnienie strategiczne, wymagające współdziałania HR, liderów zespołów i kierownictwa.
Organizacje, które są świadome aktualnego znaczenia przestrzeni pracy, analizują obecnie zwrot z inwestycji w biuro, biorąc pod uwagę nie tylko koszt metra kwadratowego, ale także wpływ przestrzeni na retencję, zadowolenie i produktywność.
Analizy dowodzą, że trafna inwestycja w biuro przekłada się na spadek absencji, redukcję rotacji i wzrost zaangażowania zespołu. HR może tu pełnić kluczową funkcję, uwzględniając wskaźniki „miękkie” w twardych kalkulacjach efektywności biura.
Komfort i wellbeing – wiodące elementy budowania marki pracodawcy
Pracownicy powracają do miejsc, w których czują się dobrze. Osoby poszukujące pracy zwracają uwagę, czy środowisko pracy promuje wellbeing, jak jest przygotowane do spotkań oraz w jaki sposób jego przestrzeń wspomaga integrację. Odpowiednio zaprojektowane powierzchnie ze strefami przeznaczonymi do różnych rodzajów pracy, z komfortową kuchnią z dostępem do światła dziennego, przestrzenią eventową i miejscami do relaksu, wykorzystujące najnowsze rozwiązania technologiczne do komunikacji i prowadzenia spotkań stają się jednym z kluczowych elementów strategii employer brandingu. To przestrzeń, która mówi o firmie więcej niż kampania reklamowa. Biuro może więc realnie wpływać na efektywność rekrutacji i poziom lojalności pracowników.
Priorytetem przy aranżowaniu nowoczesnej przestrzeni biurowej nie jest już tylko pomiar efektywności powierzchni, ale komfort użytkowników. Ergonomiczne wyposażenie, dogodne oświetlenie i akustyka oraz strefy ciszy, miejsca do współpracy i wypoczynku to dziś standard. Powszechnie włączane w przestrzeń są także elementy biophilic designu, które poprawiają samopoczucie i koncentrację – roślinność, drewno, czy też inne surowce naturalne.
Przedsiębiorstwa, starając się zyskać przewagę w procesie rekrutacji, uwzględniają w planowaniu przestrzeni również potrzeby neuroatypowych pracowników, by spełnić oczekiwania różnych grup zatrudnionych.
Elastyczność – kluczowa dla odporności i rozwoju organizacji
Środowisko pracy ewoluuje obecnie szybciej niż cykl najmu biurowego. Z tego względu firmy coraz częściej decydują się na elastyczny model, łączący tradycyjne biura z przestrzeniami typu flex lub coworkami. Pozwala to sprawniej reagować na zmiany organizacyjne i rozwój zespołów.
Takie rozwiązanie umożliwia szybką ekspansję, reorganizację czy testowanie nowych lokalizacji, a zarazem minimalizuje ryzyko finansowe. Elastyczne biuro to również symbol kultury adaptacyjnej, wyraźny sygnał dla pracowników, że firma potrafi szybko dostosować się do warunków panujących na rynku.
Dzięki nowoczesnym technologiom biuro staje się również źródłem danych, które można wykorzystywać, by podejmować trafniejsze decyzje. Systemy rezerwacji biurek, sensory obecności czy analiza wykorzystania sal konferencyjnych pozwalają ocenić, które strefy są rzeczywiście potrzebne.
Łącząc te dane z wynikami ankiet satysfakcji i spostrzeżeniami HR, można zbudować pełny obraz doświadczeń zespołu i na tej podstawie wprowadzać istotne zmiany.
ESG – odpowiedzialność i reputacja w praktyce
Ekologiczne biuro to już nie trend, lecz wymóg. Rozwiązania zgodne z ESG, takie jak energooszczędne oświetlenie, certyfikaty ekologiczne, infrastruktura rowerowa czy monitoring zużycia mediów są coraz częściej oczekiwane nie tylko przez inwestorów, ale również przez pracowników.
Co więcej, odpowiedzialne podejście do otoczenia biurowego pozytywnie wpływa na postrzeganie marki pracodawcy, ukazując, że firma dba o ludzi i środowisko, a nie tylko o zysk.
Biuro stało się odbiciem firmy – pokazuje, kim jesteśmy, jak traktujemy ludzi i jak myślimy o przyszłości. Dobrze zaprojektowane środowisko pracy wzmacnia kulturę, przyciąga talenty i buduje trwałą przewagę w walce o najlepszych specjalistów. To właśnie teraz, w erze elastyczności i modelu hybrydowego, warto na nowo zdefiniować, czym jest biuro dla organizacji i jak istotna jest to inwestycja w kapitał ludzki.
Rekomendacje w skrócie
- Włącz biuro do strategii HR i budowania marki pracodawcy – traktuj je jako inwestycję w zasoby ludzkie, a nie jako koszt.
- Mierz zadowolenie z biura i analizuj dane dotyczące użytkowania – łącz perspektywę jakościową i ilościową.
- Uwzględniaj wellbeing i potrzeby wszystkich grup pracowników w projektowaniu przestrzeni.
- Stawiaj na elastyczność – zarówno w aranżacji biura, jak i w modelach najmu.
- Wykorzystaj współpracę działu HR, Facility Management i zarządu przy tworzeniu koncepcji biura, aby opracować optymalne rozwiązania dla firmy.
O Walter Herz
Walter Herz to czołowy, polski podmiot działający na rynku nieruchomości komercyjnych w Polsce. Spółka oferuje kompleksowe i strategiczne usługi doradcze od 2012 roku. Eksperci Walter Herz doradzają inwestorom, właścicielom nieruchomości i najemcom. Zapewniają pełen zakres usług, zarówno dla firm z sektora prywatnego, jak i publicznego. Doradcy Walter Herz wspierają klientów w wyszukiwaniu i wynajmie powierzchni biurowych oraz świadczą usługi doradcze przy realizacji projektów inwestycyjnych w sektorach magazynowym, biurowym, handlowym i hotelowym.
Firma posiada siedzibę w Warszawie oraz prowadzi oddziały regionalne w Krakowie i Trójmieście. Walter Herz jest pomysłodawcą Akademii Najemcy, pierwszego w Polsce projektu, który wspiera i edukuje najemców powierzchni komercyjnych z całej Polski poprzez organizację specjalistycznych spotkań edukacyjnych. Dbając o najwyższe standardy etyczne świadczonych usług, wprowadziła Kodeks Dobrych Praktyk.
W 2016 roku spółka Walter Herz została laureatem nagrody CIJ EUROPE w kategorii Rising Star of the Year. Otrzymała także tytuł Najlepszej Lokalnej Agencji Roku 2022 w konkursie CIJ AWARDS organizowanym w Polsce, a następnie zwyciężyła na poziomie regionalnym w Europie Środkowej i Wschodniej podczas 8. edycji HOF Awards, zdobywając tytuł Best of the Best Local Real Estate Agency of the Year. W 2024 roku po raz drugi została uhonorowana nagrodą Best Local Real Estate Agency of the Year.
REKLAMA: REKLAMA: REKLAMA:
