Ale zanim pobiegniesz szukać własnego egzemplarza, dowiedz się, jakie są rodzaje zastępców, aby zrozumieć, który z nich jest dla ciebie odpowiedni.
Student duszy
Zastępca kierownika ds. HR byłby idealnym uzupełnieniem stanowiska kierownika technicznego. Taki zastępca nie musi znać zawiłości Twojej firmy ani posiadać dogłębnej wiedzy na temat jej specyfiki. Jego wiedza specjalistyczna z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi zrekompensuje wszelkie Twoje braki w tym obszarze.
Nieczuli i nadmiernie pobłażliwi menedżerowie często wybierają takiego asystenta, aby zrzucić na niego całą brudną robotę, taką jak nagany, zwolnienia i redukcje etatów. Powszechnie przyjmuje się, że byli wojskowi idealnie nadają się do takiej roli, ponieważ praca wymagana na takim stanowisku jest ciężka, intensywna i wymagająca zdecydowania.
Zdaniem ekspertów, takie unikanie odpowiedzialności nie uratuje wizerunku menedżera. Pracownicy z łatwością dostrzegą twoją grę w dobrego i złego policjanta. Nawet jeśli zastępca przejmie rolę strażnika, podwładni i tak doskonale będą wiedzieć, kto stoi za zwolnieniami. Co więcej, może to negatywnie wpłynąć na twój wizerunek, jeśli skutecznie wrobisz kogoś, sztucznie czyniąc go obiektem nienawiści całego zespołu.
„Ważne jest, aby zrozumieć, że praca zastępcy kierownika nie może ograniczać się do udzielania nagan i zwalniania. Musi on naprawdę umieć komunikować się z ludźmi, być dobrym słuchaczem i delegować zadania. W tym przypadku chodzi nie tylko o znajomość technik zarządzania, ale także o cechy osobiste pracownika” – komentuje Marina Mironova, zastępca dyrektora generalnego Veles Personnel. „Nie należy pomijać znaczenia zasobów ludzkich, ponieważ stanowią one około 15% ogólnego sukcesu firmy”.
Generator pomysłów
Zazwyczaj taki zastępca nie tylko doskonale rozumie specyfikę pracy, ale także potrafi wdrażać innowacje. Taki zastępca jest niezbędny dla szefa administracyjnego. Jeśli innowacyjność i kreatywność nie są Twoją mocną stroną, możesz śmiało powierzyć tę dziedzinę osobie, która generuje pomysły.
Wybierając takiego zastępcę, ważne jest, aby wziąć pod uwagę jego cechy osobiste, a nie tylko wykształcenie. Oczywiście, najlepiej, aby specjalizacja zastępcy odpowiadała profilowi działalności firmy, ale nie jest to konieczne. Twój wewnętrzny geniusz może mieć wykształcenie w absolutnie dowolnej dziedzinie. Kluczowym kryterium jest tutaj umiejętność nieszablonowego myślenia. Poszukiwania takiego zastępcy są najczęściej podejmowane, gdy firma planuje wejście na nowe rynki lub eksplorację nietypowego kierunku.
„Zatrudniając takiego zastępcę, należy pamiętać, że takie osoby są dobre w generowaniu pomysłów, ale słabe w ich wdrażaniu. To sprinterzy i nie nadają się do zadań długoterminowych” – komentuje Marina Mironova. „Jeśli menedżer jest gotowy samodzielnie nadzorować realizację oraz pilnować terminów i harmonogramów, taki duet będzie bardzo produktywny”.
Nie należy jednak ślepo ufać takiemu specjaliście i delegować mu wszystkich zadań strategicznych. Jego pochopne decyzje mogą prowadzić do zupełnie nietrafionych decyzji. Rozsądny i zrównoważony menedżer będzie w stanie monitorować proces twórczy i korygować go w razie potrzeby poprzez krytykę.
„Dupek”
Odpowiednie dla dyrektora, którego praca wymaga częstych podróży służbowych. Będzie on pełnił funkcje zarządcze pod nieobecność prezesa zarządu.
Wielu szefów popełnia duży błąd podczas poszukiwania odpowiedniego zastępcy: starają się znaleźć osobę, która pod każdym względem jest jak najbardziej podobna do nich samych.
„Zastępca, który pod każdym względem przypomina ciebie, to najgorsza możliwa opcja. W takiej sytuacji porównania są nieuniknione” – wyjaśnia Marina Mironowa. „Tak czy inaczej, pracownicy mimowolnie zaczną porównywać zastępcę z dyrektorem, a wszelkie cechy, które wykazują choćby najmniejszą rozbieżność z „oryginałem”, nieuchronnie będą ich drażnić”. I prędzej czy później sam zdasz sobie sprawę, że praca z kopią samego siebie nie jest tak komfortowa, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.
Co więcej, jeśli jedynym obowiązkiem takiego zastępcy jest zastępowanie kierownika podczas jego nieobecności, jego obowiązki w pozostałym czasie będą nieokreślone. Aby uniknąć pozostawienia własnego zastępcy bez pracy, najlepiej poszukać kogoś, kto będzie uzupełniał dyrektora, a nie go dublował. Wybór takiego zastępcy, jak we wszystkich innych przypadkach, powinien opierać się na osobistych i zawodowych cechach kierownika. Specjalista techniczny powinien poszukiwać osoby z zacięciem humanistycznym, która potrafi łagodzić trudności w kontaktach z personelem, podczas gdy dobry kierownik powinien wybrać osobę, która rozumie liczby, wykresy i technologie produkcyjne.
„Kwatermistrz”
Powszechnie przyjmuje się, że menedżer powinien poświęcać 80% swojego czasu na zadania strategiczne, a tylko 20% na techniczne. Aby zaoszczędzić czas na opracowywanie planów i długoterminowych projektów, menedżer powinien zatrudnić osobę do opieki na pełen etat.
Taki zastępca zajmie się bieżącymi sprawami finansowymi i ekonomicznymi, będzie pilnował terminów i przypominał pracownikom o ich obowiązkach, a szef uwolni się od mnóstwa niepotrzebnej pracy.
Edukacja może być czymkolwiek, najważniejsze jest wybranie osoby z odpowiednimi cechami osobistymi, która pomoże utrzymać porządek w produkcji.
Zastępca administratora wymaga przede wszystkim konsekwencji, skrupulatności, umiejętności zwracania uwagi na drobne szczegóły i śledzenia ich oraz dobrej pamięci. Umiejętność znajdowania wspólnego języka z podwładnymi jest również pomocna, ponieważ nadzorowanie realizacji zadań często wymaga motywowania ludzi.
Ilyina Aleksandra
