Planujesz uporządkować swoją szafkę na dokumenty? Uważaj, które „dokumenty” wymagają szczególnej uwagi. Zbyt wczesne ich wyrzucenie może skutkować poważnymi problemami, szczególnie podczas kontroli podatkowej. Jakie dokumenty należy przechowywać przez 5 lat? I dlaczego taki okres jest konieczny?
/ 123RF/PICSEL
Okres czasu obliczany jest od końca roku
Zgodnie z Ordynacją podatkową większość dokumentów związanych z rozliczeniami podatku PIT należy przechowywać przez okres 5 lat , licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin złożenia zeznania podatkowego.
W związku z tym, jeśli zeznanie podatkowe PIT za 2024 r. złożyłeś w kwietniu 2025 r., musisz przechowywać dokumenty z nim związane do końca 2030 r. W tym przypadku okres pięcioletni liczony jest od końca 2025 r.
PIT nie jest jedynym czynnikiem branym pod uwagę
Dokumenty, które należy przechowywać przez 5 lat, obejmują:
● Paski wypłat – potwierdzające źródła dochodów.
● Umowy zlecenia i o dzieło , faktury i rachunki – kluczowe dla osób zajmujących się pracą na własny rachunek.
● Dokumenty potwierdzające odliczenia – takie jak rachunki za internet, zakupy materiałów budowlanych na rzecz modernizacji energooszczędnych lub faktury za usługi medyczne.
Reklama
● Zaświadczenia od władz , np. dotyczące zaliczek na podatek.
W przypadku przedsiębiorców wymagana dokumentacja jest jeszcze szersza i obejmuje m.in. księgi rachunkowe, rejestry VAT, dokumenty finansowe i potwierdzenia transakcji.
Uwaga: Zmienne terminy dla ZUS i faktur
Chociaż wytyczne dotyczące 5-letniego okresu przechowywania odnoszą się do podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), inne dokumenty – zwłaszcza te związane z ubezpieczeniem społecznym – należy przechowywać przez dłuższy czas.
Na przykład dokumenty ZUS dotyczące historii ubezpieczenia muszą być przechowywane przez okres do 20 lat , a w niektórych przypadkach do momentu przejścia na emeryturę . Właściciele firm powinni również zachować czujność, przechowując faktury, zwłaszcza te, które mogą mieć wpływ na koszty uzyskania przychodu.
Dlaczego to korzystne? Nie tylko dla urzędu skarbowego
Zachowanie dokumentów to nie tylko obowiązek prawny. Często służy ono jako środek ochronny. Na przykład, możesz potrzebować zeznania podatkowego z poprzednich lat, aby uzasadnić swoje dochody, ubiegając się o kredyt hipoteczny.
Ponadto w sprawach prawnych, takich jak spory z poprzednim pracodawcą, stare odcinki wypłat lub umowy mogą posłużyć jako dowód na poparcie Twoich roszczeń.
Należy pamiętać, że podczas kontroli podatkowej to na podatniku ciąży obowiązek uzasadnienia złożonych przez niego deklaracji.
Jeśli brakuje Ci dokumentów potwierdzających, na przykład, ulgę podatkową, urząd skarbowy może ją zakwestionować – a Ty możesz zostać obciążony zwrotem podatku wraz z odsetkami. Co gorsza, urząd skarbowy może zweryfikować Twoje zeznanie podatkowe sprzed kilku lat, jeśli pojawią się oznaki błędów lub oszustwa.
Gdzie i jak przechowywać dokumenty?
Możesz przechowywać dokumenty w formacie papierowym lub elektronicznym – pod warunkiem, że będą czytelne i dostępne do okazania na żądanie organów podatkowych.
W przypadku kopii cyfrowych zaleca się przechowywanie kopii zapasowych – najlepiej w bezpiecznej chmurze lub na wielu urządzeniach pamięci masowej. Należy również upewnić się, że dokumenty zawierają informacje, które można jednoznacznie powiązać z konkretnymi rozliczeniami.
Każda metoda zapewniająca bezpieczeństwo dokumentów i danych jest odpowiednia. Jeśli nie masz pewności, czy umowa lub certyfikat są jednorazowe, zachowaj je i skonsultuj się z księgowym lub właściwym organem.
KO
