Krajowy System e-Faktur wywołuje u osób zajmujących się księgowością spore zaniepokojenie. Postrzegają go niemalże jako bombę zegarową, która może wybuchnąć w najmniej oczekiwanym momencie. Obawiają się między innymi trudności natury technicznej oraz większej odpowiedzialności związanej z możliwymi pomyłkami. Co jeszcze nie pozwala księgowym spokojnie spać?
Wprowadzenie e-faktur jest coraz bliższe. Już 1 lutego w naszym kraju zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF), co oznacza istotne zmiany w procesie wystawiania tych dokumentów dla kontrahentów. Jak się okazuje, ten nowy system wywołuje dużo obaw nie tylko u przedsiębiorców. Obawiają się go również księgowi. Co wzbudza w nich największy strach? To postanowili sprawdzić eksperci z firmy fillup k24 i w tym celu zrealizowali badanie pod tytułem „Księgowi i przedsiębiorstwa wobec KSeF”.
Wiele obaw: kwestie techniczne, nieprecyzyjne regulacje, ryzyko przesunięć w czasie…
Jaki jest główny wniosek z badania? Zakres obaw księgowych związanych z KSeF jest naprawdę szeroki. Najliczniejsza grupa obawia się problemów technicznych związanych z systemem oraz jego działaniem – aż 44%. Drugie miejsce w rankingu największych obaw zajmują potencjalne trudności z integracją z oprogramowaniem księgowym (38%). Natomiast na trzeciej pozycji znalazła się obawa przed odpowiedzialnością za niezawinione błędy w systemie (35%).
Nieco rzadziej księgowi wskazywali na problemy w radzeniu sobie z sytuacjami nietypowymi, takimi jak np. faktury zagraniczne (33%). Brak snu wielu z nich powoduje niedostateczne przygotowanie klientów do korzystania z KSeF (28,2%) oraz niejasne przepisy prawne i interpretacje podatkowe (27,7%).
Księgowi są świadomi niebezpieczeństwa opóźnień w obiegu dokumentów (takich, jak np. faktura niedostępna dla kontrahenta) – obawę z tym związaną ma 26,2% ankietowanych. Natomiast co czwarty (25,2%) boi się wzrostu obowiązków administracyjnych, co przełożyłoby się na większą ilość pracy przy obsłudze faktur.
– Gdy przeanalizujemy odpowiedzi udzielone przez ankietowanych, od razu zauważymy, że lista obaw jest naprawdę długa – osoby zajmujące się księgowością przewidują szereg trudności. Oczywiście, ta grupa nie jest jednolita i przyglądając się uważnie odpowiedziom księgowych z niezależnych biur oraz księgowych zatrudnionych w kancelariach czy działach księgowych, dostrzeżemy, że ich podejście do konkretnych obaw bywa odmienne. Osoby prowadzące niezależne biura są nastawione zdecydowanie bardziej krytycznie – podkreśla Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka w dziedzinie księgowości i podatków oraz ambasadorka marki fillup k24.
Księgowi: Przepisy nie są pomocne
Znaczące różnice między tymi dwiema grupami zaobserwowano zwłaszcza w odpowiedziach księgowych, w których wyrażali obawy o bezpieczeństwo danych i przed wzrostem obciążeń administracyjnych, a także strach przed ponoszeniem odpowiedzialności za błędy w systemie niezależne od ich winy.
– Nie ma co się dziwić tym rozbieżnościom. Księgowi z niezależnych biur mierzą się z bardziej różnorodnymi sytuacjami niż ci z działów księgowych w przedsiębiorstwach. Z reguły inna jest również natura relacji zawodowych z klientami. W związku z tym odpowiedzialność prawna oraz komunikacja na linii księgowy–przedsiębiorca są dużo bardziej skomplikowane i obarczone większym ryzykiem. A – jak wynika z badania – księgowi nie widzą wsparcia w klarownych przepisach ani w zadowalającym dostępie do materiałów edukacyjnych – zwraca uwagę Zuzanna Kwiatkowska.
Czy firmy zrzucą swoje obowiązki na księgowych?
Stopień skomplikowania KSeF oraz powiązane z nim niejasności mogą spowodować, że wielu przedsiębiorców będzie chciało przenosić na księgowych obowiązek wystawiania faktur w ich imieniu. Czy księgowi powinni się na to zgadzać?
– Za wystawioną fakturę zawsze odpowiada ten, kto ją wystawił. Po wejściu w życie KSeF będzie to osoba wprowadzająca fakturę do systemu. Księgowy, zgadzając się na wystawienie faktury w imieniu swojego klienta, przejmuje na siebie odpowiedzialność nie tylko za błędy wynikające z jego pomyłki lub przeoczenia. Osoba wystawiająca fakturę może w ten sposób zostać pociągnięta do odpowiedzialności karnej skarbowej z wielu powodów. Nieprawidłowości mogą dotyczyć zastosowania nieprawidłowej stawki VAT, zawyżenia ceny wykonanej usługi czy sprzedanego towaru, a nawet wystawienia tzw. pustej faktury lub uczestnictwa w bardziej złożonym procederze wyłudzenia podatku – podkreśla Monika Piatkowska, doradca podatkowy portali fillup.pl i e-pity.pl.
To już ostatni moment, aby przygotować się do KSeF
Księgowi zapewniają, że zamierzają podjąć działania związane z nowym systemem. 26% ankietowanych planuje znaczące zmiany w organizacji w związku z KSeF – chodzi głównie o udział w specjalistycznych szkoleniach (56,6%) oraz reorganizację procesów i zadań w obecnym zespole (50,9%).
– Z jednej strony to dobry znak. Spore grono księgowych znalazło sposób na swoje obawy: stawiają na rozwój, uruchamiają krytyczne podejście do dotychczasowej organizacji. Dość duży odsetek rozważa nawet poważniejsze – z punktu widzenia chociażby budżetu – kroki: 34% planuje skorzystać z zewnętrznych zasobów, prawie 23% myśli o zatrudnieniu nowych osób. Jednocześnie widzimy, że aż 74% księgowych na ten moment nie zamierza wprowadzać konkretnych zmian. Biorąc pod uwagę wysoki odsetek księgowych, którzy wyrażają obawy dotyczące KSeF, wynik ten jest niepokojący – podkreśla Monika Piątkowska.
