Nadciąga przełom w obszarze faktur, a wielu przedsiębiorców ignoruje go lub łudzi się, sądząc, że ich to nie dotyczy. To błędne przekonanie. – To ostatnia chwila na przygotowania do Krajowego Systemu e-Faktur. W przyszłym miesiącu wielu przedsiębiorców może doznać zaskoczenia – alarmują eksperci.
Już 1 lutego w naszym kraju wejdzie w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF). Od tego dnia obowiązek wystawiania faktur poprzez ten system będą miały przedsiębiorstwa z obrotem przekraczającym w 2024 r. 200 mln zł. Pozostali zostaną objęci tym obowiązkiem 1 kwietnia 2026 r.
Wyjątek stanowią mikrofirmy – dla nich został zaplanowany okres przejściowy. Od kwietnia do grudnia 2026 r. nie będą musiały wystawiać e-faktur, jeśli ich miesięczny przychód jest mniejszy niż 10 tys. zł brutto.
Należy jednak pamiętać, że powyższe regulacje dotyczą wyłącznie wystawiania faktur. Jaka jest najważniejsza data odnośnie ich otrzymywania? 1 lutego 2026 r. – zgodnie z nowymi przepisami to dzień, od którego wszystkie firmy w Polsce, zarówno mikro, małe, średnie, jak i duże, będą musiały otrzymywać faktury za pośrednictwem KSeF.
Krajowy System e-Faktur: pilnie potrzebna wiedza
Przedsiębiorstwa muszą być gotowe na ten dzień, czyli mieć wdrożone odpowiednie narzędzia zintegrowane z KSeF. Tymczasem – jak pokazują kolejne badania – ogromna część polskich firm jest całkowicie nieprzygotowana do tego systemu. Jak możemy przeczytać w raporcie z najnowszego badania przeprowadzonego przez fillup k24, ponad połowa przedsiębiorców (56%) nawet nie zaczęła przygotowań do systemu: 26% zapowiada zajęcie się tym zagadnieniem w bieżącym kwartale, a 30% nie podejmuje żadnych działań, czekając na instrukcje.
– 30% przedsiębiorców, którzy pozostają w stanie pewnej stagnacji, stanowi największe wyzwanie. Jeśli dodatkowo uwzględnimy fakt, że blisko 20% ankietowanych nie potrafiło określić, czym jest KSeF, a prawie 9%, nie wie lub ma problem ze wskazaniem, kogo obejmie system, to wyłania się nam obraz sporej grupy przedsiębiorców wymagających natychmiastowej edukacji i wsparcia – podkreśla Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka z zakresu księgowości i podatków, ambasadorka marki fillup k24.
Eksperci: firmy nie uświadamiają sobie złożoności KSeF
Dlaczego przedsiębiorstwa decydują się na strategię oczekiwania na instrukcje? Może to wynikać z wewnętrznych problemów firmy, na przykład braku środków, aby rozpocząć przygotowania lub paraliżu decyzyjnego. Według ekspertów nie można również wykluczyć, że przedsiębiorcy po prostu nie doceniają znaczenia transformacji i stopnia skomplikowania zmian.
– Niezależnie od przyczyn, całkowita bierność lub ostrożne przygotowania niosą za sobą duże ryzyko dla całego ekosystemu biznesowego w Polsce. Po opublikowaniu ostatecznych instrukcji takie firmy nie będą miały już możliwości, by starannie wdrożyć KSeF na czas, zespoły prawdopodobnie wejdą w nową epokę rozliczeń niekompetentne i zestresowane, a nierozwiązane problemy techniczne mogą zablokować procesy firmowe – zaznacza Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup k24.
Przedsiębiorcy bez stresu i obaw
Na grupę przedsiębiorców, którzy nie inicjują żadnych działań w kierunku KSeF, warto zwrócić uwagę również z innego powodu. Wśród wspomnianych 30% ankietowanych jest najwięcej respondentów z pozytywnym nastawieniem – ponad połowa z nich (aż 53%) nie odczuwa żadnych wątpliwości i obaw w związku z wprowadzeniem KSeF. W tym miejscu warto zestawić, że z grupy „w pełni gotowej” brak obaw deklaruje tylko 13% respondentów.
Spokój jest chyba najczęściej wymienianym odczuciem wśród przedsiębiorców pytanych o KSeF. Zdaniem 72% ankietowanych KSeF "nie przewróci działalności do góry nogami". Eksperci zwracają uwagę, że wspomniany spokój może być złym prognostykiem. Wyniki badania można ich zdaniem interpretować dwojako.
– W optymistycznej wersji stanowią sygnał, że firmy mają już dobrze zdigitalizowane procesy i czują się pewnie w obliczu nadchodzącej zmiany, ponieważ z poprzednimi wdrożeniami (np. JPK) poradziły sobie dobrze. Możliwe, że przedsiębiorcy ufają, że KSeF będzie intuicyjny, że początkowe trudności szybko znikną i wkrótce wszyscy skorzystają z korzyści automatyzacji. Istnieje jednak ryzyko, że ankietowani po prostu źle ocenili stopień skomplikowania wdrożenia. Przyczyny? Być może są na zbyt wczesnym etapie przygotowań, by realnie ocenić skalę zmian, a może zapoznali się z tematem zbyt pobieżnie i nie do końca rozumieją wpływ KSeF na codzienną pracę firmy – mówi Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup k24.
Ostatni moment na działania w kierunku wdrożenia KSeF
Według ekspertów listopad jest ostatnią możliwością na rozpoczęcie wdrożeń i uratowanie sytuacji w obecnej trudnej sytuacji. Eksperci szczególnie zwracają uwagę na grupę ociągających się z odpowiednimi działaniami mikroprzedsiębiorstw i jednoosobowych działalności gospodarczych.
– Ten segment to podstawa polskiej gospodarki. Jednocześnie ma najmniej środków, takich jak czas, pieniądze, kompetencje, by w pełni i szybko zaangażować się w transformację. Może być czynnikiem ograniczającym sprawne wdrożenie KSeF, zwłaszcza jeśli nie rozpoczął przygotowań odpowiednio wcześnie (…). Bez sukcesu JDG i mikroprzedsiębiorstw cała transformacja może się nie powieść – podkreśla Zuzanna Kwiatkowska.
Biura rachunkowe: brak gotowości i mnóstwo obaw
Jednak nie tylko przedsiębiorcy zwlekają w kwestii wdrożeń dotyczących nowego systemu. Jak wynika z ostatniego raportu Symfonii „Gotowość biur rachunkowych do wdrożenia KSeF”, pomimo zbliżającego się terminu obowiązkowego systemu, zdecydowana większość biur rachunkowych jeszcze nie rozpoczęła kluczowych działań przygotowawczych. Zaledwie 1 proc. ankietowanych zadeklarował pełną gotowość, jeśli chodzi o procedury, narzędzia i przeszkolony zespół.
Aż 69% badanych biur rachunkowych wciąż nie rozpoczęło przygotowań do obsługi klientów w nowym modelu, a 72% jeszcze nie podjęło decyzji o sposobie integracji. Do tej pory tylko jedno na 10 biur rachunkowych korzystało z oprogramowania zintegrowanego z nowym systemem. Natomiast 13% jest w trakcie testowania wybranego rozwiązania, a 11% je wdraża.
Jakie są powody tak opóźnionych wdrożeń? Częstymi przyczynami są obawy technologiczne i organizacyjne – ponad 60% biur obawia się ryzyka popełnienia błędów, 59% zróżnicowania poziomu cyfryzacji klientów, natomiast 57% spodziewa się trudności w komunikowaniu zmian. Co trzecie biuro zwraca uwagę na brak spójnych procedur współpracy z klientami, natomiast co czwarte mówi o ograniczonej funkcjonalności dostępnych narzędzi.
– Wyniki raportu wyraźnie pokazują, że to ostatnia chwila na podjęcie kluczowych decyzji. Tak wysoki odsetek nieprzygotowanych biur to bardzo duża grupa, która nie może dłużej zwlekać z integracją. KSeF to nie tylko nowa technologia, to konieczność przedefiniowania procesów współpracy z klientami i uporządkowania obiegu dokumentów. Największe obawy biur, czyli ryzyko błędu i komunikacja z klientami, tylko potwierdzają, że samo narzędzie nie jest wystarczające – podkreśla Katarzyna Bruździńska-Wójcik, kierownik ds. komercjalizacji produktu dla biur rachunkowych w Symfonii.
