Utwórz własny harmonogram
Przychodzenie do pracy na lunch i wychodzenie dwie godziny wcześniej to marzenie każdego pracownika biurowego. Gdy ktoś, kto cię nadzoruje, z jakiegoś powodu jest nieobecny, istnieje duże ryzyko, że to marzenie się spełni i będziesz mógł wieść dobre życie. Nie odmawiaj sobie tej przyjemności; kluczem jest robienie tego z głową. Upewnij się, że twoje swobody nie przyciągną uwagi nikogo, kto mógłby później donieść na nie twojemu szefowi po jego powrocie.
Możecie też pracować razem. Jeśli Twój szef nie wyznaczył nikogo na tymczasowego zastępcę, gdy odchodził, podzielcie się obowiązkami kierowniczymi między kolegów. Jeden może przyjść wcześniej, żeby sprawdzić pocztę i wykonać wszystkie połączenia, a drugi może uczestniczyć w wieczornych spotkaniach. W ten sposób praca zostanie wykonana, a Ty poczujesz się bardziej swobodnie.
Burza przed ciszą
Jeśli zniknięcie szefa jest spodziewane, a nie nagłe, przygotuj się na to z wyprzedzeniem. Nie wahaj się zapytać go ponownie lub wyjaśnić szczegółów, ponieważ nie będziesz miał okazji tego zrobić podczas jego nieobecności.
„Dowiedz się, które zadania są priorytetem dla Twojego menedżera i jakie ryzyko wiąże się z ich realizacją” – radzi Ivetta Aleksandrova, prezes firmy HR Capital. „Część zadań w dziale jest prawdopodobnie dobrze zorganizowana i nie wymaga dodatkowego nadzoru, ale niektóre projekty wymagają nadzoru”.
Przezorny zawsze uzbrojony
Pamiętaj, aby przypomnieć szefowi o powiadomieniu współpracowników i kierownictwa w powiązanych działach o tymczasowym zastępcy. Nie ma znaczenia, czy zastępca pełni funkcję imienną; ktoś i tak musi reprezentować dział podczas nieobecności szefa.
„Jeśli napotkasz jakiekolwiek trudności we współpracy z kolegami z pokrewnych działów, komunikuj się z nimi pisemnie” – radzi Ivetta Alexandrova. „Najlepiej kierować wszystkie prośby i zapytania drogą elektroniczną, aby w razie problemów móc potwierdzić, że zrobiłeś wszystko, co w twojej mocy. To będzie dla ciebie swego rodzaju alibi”.
Subskrybent nie jest subskrybentem
Nigdy nie nękaj nieobecnego szefa telefonami. Nawet jeśli szef pozwoli ci zadzwonić, jeśli coś się stanie, raczej nie będzie zadowolony, że będzie musiał zmarnować cenny czas przestoju, wydając ci kolejne polecenie.
Nieobecność szefa to doskonała okazja, by zademonstrować swoją niezależność i umiejętność znalezienia wyjścia z każdej sytuacji. W tym celu możesz nawet sztucznie stworzyć drobną sytuację kryzysową, którą później umiejętnie rozwiążesz w obecności świadków.
Zadzwonienie do szefa ma sens tylko wtedy, gdy nie ma innego sposobu na rozwiązanie problemu. W innych przypadkach najlepiej zasięgnąć rady menedżerów z sąsiednich działów. Staraj się jednak nie nadużywać ich pomocy. Pamiętaj, że Twój bezpośredni przełożony dowie się o Twoich sukcesach lub porażkach jako zastępcy od swoich kolegów, więc postaraj się zrobić na nich dobre wrażenie.
Zbierz zespół razem
Podczas nieobecności szefa ważne jest, aby zjednoczyć zespół. Jeśli nie masz formalnie przydzielonych uprawnień, ale nadal chcesz coś zmienić, możesz przejąć inicjatywę i zaproponować współpracownikom wspólne opracowanie harmonogramu i listy zadań. Aby uniknąć niepokojów w zespole spowodowanych nieobecnością szefa, każdy powinien sporządzić listę zadań i wyznaczyć codzienne zadania. To ułatwi pracę zarówno Tobie, jak i Twoim współpracownikom.
„Jeśli stanowisko zastępcy przypadnie ci w udziale, najlepiej zebrać kolegów i szczerze przyznać, że potrzebujesz ich pomocy i wsparcia” – mówi Ivetta Alexandrova. „Nie wahaj się prosić starszych kolegów o pomoc”. Choć możesz chcieć sprawiać wrażenie niezależnego, najlepiej działać bezpiecznie, aby uniknąć poważnego błędu.
Nie ładuj
Najlepsze wrażenie, jakie Twój szef będzie miał o Twojej pracy, zrobisz, jeśli pozwolisz mu przez jakiś czas po powrocie z urlopu mniej myśleć o nagromadzonych problemach.
„Wykazywanie nadmiernej inicjatywy pod nieobecność szefa to zły pomysł, ponieważ każdy menedżer nadal chce mieć kontrolę nad bieżącymi sprawami” – radzi Denis Chistyakov, CEO ProTraining. „Możesz jednak uwolnić swojego szefa od sterty nagromadzonych obowiązków, za co z pewnością będzie wdzięczny. Jeśli są jakieś problemy, których nie da się rozwiązać, odłóż je na tydzień i nie poganiaj go stertą papierkowej roboty już pierwszego dnia”. Tydzień na adaptację do życia biurowego będzie najlepszym prezentem, jaki szef może ci dać.
I na koniec mały sekret. Jeśli odniosłeś jakiś sukces dzień przed odejściem szefa, wstrzymaj się z dzieleniem się dobrą nowiną do jego powrotu. Nawet 10-15% wzrost wydajności mile zaskoczy każdego menedżera. Zwłaszcza jeśli zobaczy, że stało się to pod jego nieobecność.
Aleksandra Iljina
