Czas to najcenniejszy zasób profesjonalisty. Nie zabieraj go sobie ani swoim kolegom. „Plotkarstwo to cecha charakteru” – mówi Anna Muchina, kierownik działu doradztwa zawodowego w Centrum Technologii Humanitarnych. „To nie jest tak, że ktoś jest bezustannie gadatliwy w pracy, ale woli milczeć poza biurem. Choć radykalna zmiana jest niemożliwa, zdrowa dawka samokontroli jest niezbędna dla każdego”. Plotkarstwo, zwłaszcza jeśli polega na bezmyślnym gadaniu, irytuje innych i odciąga od pracy.
Psychologowie twierdzą, że gadatliwość pomaga w radzeniu sobie z lękiem i jest formą samoobrony. „Taka osoba powinna przeanalizować sytuację i zrozumieć, że takie zachowanie nie przyniesie jej spokoju. Lepiej rozważyć inne techniki antystresowe, takie jak ćwiczenia oddechowe i tym podobne” – radzi Anna Muchina.
Test gadatliwości
Uświadomienie sobie swoich braków to połowa sukcesu. Komentarze kolegów i przełożonych powinny być sygnałem ostrzegawczym: „Czy możemy wrócić do sedna?”, „Co dokładnie chciałeś powiedzieć?”, „Czy mógłbyś krócej?”. Zwróć uwagę na to, ile czasu średnio zajmują Ci odpowiedzi na pytania biznesowe. Jeśli nie jesteś krytykowany za rozmowność, ale wiesz, że lubisz rozmawiać, spróbuj przeprowadzić mały eksperyment.
Spróbuj nagrać jedno ze swoich wystąpień (lub po prostu wyobraź sobie, że ktoś zada ci konkretne pytanie) i uważnie posłuchaj tekstu. Zapisz wszystko, co usłyszałeś, łącznie z wykrzyknikami, a następnie przeanalizuj, które fragmenty tekstu można było całkowicie pominąć i które słowa psuły ogólne wrażenie.
Przebieg leczenia
Przeczytaj dowolny tekst średniej długości i postaraj się przekazać jego główną myśl w jednym zdaniu. Im mniej słów, tym lepiej. To ćwiczenie pomoże Ci nauczyć się myśleć o tym, co dokładnie chcesz powiedzieć swojemu rozmówcy.
Rozwiąż niektóre problemy zawodowe za pośrednictwem poczty elektronicznej. W takich przypadkach będziesz musiał kilka razy się zastanowić, zanim sformułujesz swoje myśli i zawęzisz je do najważniejszych punktów.
Jeśli wiesz, że będziesz musiał zabrać głos (może to dotyczyć nie tylko spotkania, ale także prośby o podwyżkę, propozycji biznesowej, rozmowy kwalifikacyjnej lub toastu na imprezie firmowej), przemyśl swoją prezentację z wyprzedzeniem. Nie musisz jej zapamiętywać – ważne jest, aby zrozumieć jej strukturę; wtedy będzie mniej prawdopodobne, że zboczysz z kursu.
„Problem rozwlekłości pojawia się, gdy osoba nie przygotowała wcześniej swojego wystąpienia” – komentuje Jelena Bielakowa, dyrektor ds. rozwoju HR w Capital. „Ważne jest, aby sformułować główną myśl wypowiedzi, a następnie wypowiedzieć ją na głos lub po cichu. Dobrym sposobem na uniknięcie rozwlekłości jest wcześniejsze zapisanie jej na papierze. Mówca powinien rozumieć, o czym mówi. Zbudowanie logicznej argumentacji odgrywa kluczową rolę. Główna myśl powinna zostać przedstawiona na początku wystąpienia. Jeśli mówca zacznie zbyt wybiegać w przyszłość, publiczność może się rozproszyć i nie zrozumieć sedna”.
Przemówienie często jest obciążone słowami wprowadzającymi, wypełniaczami i niepotrzebnymi epitetami. Staraj się je eliminować, kontrolując swoją mowę. Unikaj ogólników, koncentruj się na szczegółach i posługuj się liczbami i faktami.
Na przykład zdanie: „Nasza wspaniała firma, jak Państwo wiedzą, działa na rynku rosyjskim od dłuższego czasu i w tym czasie, dzięki ciężkiej pracy profesjonalnych pracowników (nie zatrudniamy amatorów; mógłbym o tym mówić bez końca), wypracowała sobie nienaganną reputację. Można by powiedzieć, że to nie lada wyczyn, ale pomyślcie, komu udało się osiągnąć 20% wzrost obrotów w ciągu ostatniego roku…” można by po prostu zastąpić zdaniem: „Firma X z powodzeniem działa na rynku rosyjskim od 10 lat. Dowodem naszego sukcesu jest 20% wzrost obrotów w ciągu ostatniego roku”.
Podłącz fontannę
Nie jest tajemnicą, że ludzie albo ukrywają swoją niewiedzę na temat problemu za swoją gadatliwością, albo starają się unikać odpowiedzi. „Zawsze zadaję potencjalnym partnerom to samo pytanie: »Dlaczego miałbym zgodzić się na współpracę z waszą firmą?«” – mówi Jewgienij Wasilczikow, kierownik ds. zaopatrzenia. „To swego rodzaju test: osoba musi w dwóch, trzech słowach wyjaśnić przewagi konkurencyjne swojej firmy. Kiedyś taka odpowiedź trwała całe piętnaście minut: partner zaczął opowiadać o założeniu firmy, opisując podjęte działania antykryzysowe, a nawet przytaczając kilka przykładów klientów, których »uszczęśliwił«. Zadałem pytanie ponownie, tym razem prosząc, żeby był bardzo zwięzły. Partner był zagubiony i nie mógł nic zaoferować”.
Naucz się pracować z gadułami. Osoby gadatliwe muszą być „ustrukturyzowane”. Nie bój się im przerywać: „Co to wszystko ma wspólnego z pierwotnym pytaniem?”, „Twój czas się kończy, bądź precyzyjny”, „Omówimy to później, ale teraz skupmy się na naszym problemie” itd.
Jeśli wiesz, że Twój kolega lub podwładny lubi pogawędzić, od razu ustal limit czasowy: „Mam tylko dwie minuty, żeby Cię wysłuchać. Proszę, niech będzie krótko”. Z czasem ludzie przyzwyczają się do tego stylu komunikacji. „Jeśli menedżer jest przyzwyczajony do oszczędzania czasu i od razu przechodzi do konkretów, podwładni zazwyczaj będą reagować we właściwym kierunku i nie będą go dręczyć długimi przemówieniami” – mówi Anna Muchina.
Na koniec naucz się czytać długie teksty, aby zaoszczędzić czas. Każdy raport zawiera kluczowe punkty na początku i na końcu. Przyzwyczajając się do skupiania się tylko na najważniejszych informacjach, przestaniesz się rozwodzić i nauczysz się mówić zwięźle i na temat.
Maria Reshetnikova, Natalia Chudova
