Krajowy System e-Faktur wciąż zaskakuje. Przedsiębiorstwa w trakcie jego używania nieustannie napotykają na nowe problemy lub trudności. Tym razem temat dotyczy faktur denominowanych w walucie obcej. Wraz z wprowadzeniem KSeF łatwiej jest w nich o pomyłkę. Należy zwracać uwagę na detale.
Następna odsłona historii o kłopotach z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Tym razem na wokandę wchodzą faktury w walucie obcej. Wraz z uruchomieniem nowej platformy zmienił się metoda techniczna ich wystawiania i raportowania do administracji podatkowej. Mamy nowe reguły dotyczące dat na e-fakturze, sposobu prezentacji kwot (w obcej walucie i w złotych), jak również zgodności dokumentu z wymogami struktury KSeF.
To, co dotychczas było fakultatywne, obecnie jest wymogiem. Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż międzynarodową muszą skoncentrować się na szczegółach, ponieważ o błąd jest łatwiej niż dotychczas. Na co zwrócić szczególną uwagę? O tym poniżej.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Pamiętaj o warunkach
W nowym systemie możliwe jest wystawianie faktur w walucie obcej zarówno w transakcjach krajowych, jak i międzynarodowych. Firmy muszą jednak pamiętać o dwóch wymaganiach.
– Po pierwsze, dokument musi być prawidłowo wypełniony w rubrykach odnoszących się do waluty dokumentu oraz – jeśli jest to wymagane – w polach używanych do obliczeń podatkowych, szczególnie podstawy opodatkowania i kwoty podatku w złotych. Po drugie, zasadnicze znaczenie nabiera data wystawienia dokumentu, ponieważ jest ona związana zarówno z momentem przesłania faktury do systemu KSeF, jak i z momentem powstania zobowiązania podatkowego – podkreśla Katarzyna Krzemińska, szefowa biura rachunkowego w iFirma.
Wcześniej opcja, teraz obowiązek
To oznacza, że w samym sposobie przeprowadzania transakcji nie ma zmian, jednak trzeba zwrócić większą uwagę na rzetelność i kompletność danych.
– Same faktury co do zasady nie ulegają zmianie – nadal można rozliczać transakcję w innej walucie, a podatek VAT musi być wykazany w złotówkach. Zmiana polega na tym, że to, co wcześniej było „opisowe” lub opcjonalne, teraz staje się obligatoryjnym elementem danych w strukturze e-faktury – dodaje Katarzyna Krzemińska.
Szczególną uwagę należy zwrócić na pole „KodWaluty”. Firma powinna wypełnić je trzyliterowym kodem zgodnym z normą ISO 4217, a więc np. PLN, EUR czy USD. Istotną różnicą w porównaniu z fakturami wystawianymi poza KSeF jest metoda prezentacji kursu walut. Wcześniej była to opcja o charakterze informacyjnym, natomiast teraz firma ma obowiązek uzupełnienia pola „KursWaluty” lub „KursWalutyZ” (dla faktur zaliczkowych).
P_1: który dzień jest datą wystawienia faktury?
Kolejną istotną kwestią jest to, kiedy faktura ustrukturyzowana trafia do systemu, ponieważ ma to wpływ na jej formalną datę wystawienia. I tak w trybie online faktura jest uważana za wystawioną w dniu wysłania do nowego systemu (jeśli data wpisana w polu P_1 jest zgodna z datą tej wysyłki).
Natomiast w przypadku, gdy w P_1 wpiszemy datę wcześniejszą niż dzień wysłania faktury do systemu, dokument jest uznawany za wystawiony w trybie offline (czyli z przesłaniem go w następnym dniu roboczym). Z kolei datą wystawienia tej faktury staje się ta wpisana w polu P_1.
– To rozróżnienie jest ważne z perspektywy praktycznej i wpływa na uregulowanie procesu. Firma musi dopilnować tego, czy wystawia dokument od razu w KSeF ,czy wystawia go wcześniej i dopiero potem wysyła. W trybie offline24 ważne jest, aby faktura była przesłana do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego – zwraca uwagę szefowa biura rachunkowego w iFirma.
Jaki kurs należy zastosować?
Jeżeli faktura jest wystawiona w dniu powstania zobowiązania podatkowego lub po nim, do przeliczania VAT stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień. W sytuacji, gdy dokument wystawiono przed powstaniem tego zobowiązania, właściwy jest kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Jako alternatywną możliwość stosować można również kurs EBC (Europejskiego Banku Centralnego) z ostatniego dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub powstania zobowiązania podatkowego. Jednak w takim przypadku firma musi zwrócić uwagę, aby waluta inna niż euro była przeliczona z użyciem kursu wymiany względem euro.
Firma może zastosować do przeliczenia VAT identyczny kurs, jak w podatku dochodowym (PIT). Ale wówczas – przy wyborze wspólnego kursu – powinna stosować tę metodę przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy. Trzeba zatem pamiętać o tym przez cały rok.