Start Krajowego Systemu e-Faktur był zapowiadany jako przełom w księgowości i „pożegnanie z papierem”. Jednakże, pierwsze dni funkcjonowania KSeF unaoczniają, że papierowe dokumenty jeszcze nie znikną z obiegu. Natomiast, przedsiębiorcy zmagają się z trudnościami, gdyż przykładowo, na stacjach benzynowych mogą otrzymywać faktury w różnorodnych postaciach. Jak się w tym odnaleźć?
Z dniem 1 lutego zaczął obowiązywać Krajowy System e-Faktur. Od tego momentu wszyscy przedsiębiorcy są zobligowani do przyjmowania faktur w tej nowej, cyfrowej platformie. Z kolei, wystawianie tego typu dokumentów w KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego jedynie dla większych przedsiębiorstw, u których suma sprzedaży za rok 2024 przekroczyła kwotę 200 mln zł wraz z należnym podatkiem.
Zamieszanie faktur. Jaki dokument uzyskasz?
Natomiast, jak się okazuje, pomimo obowiązku, nie wszystkie spore przedsiębiorstwa zdążyły się do tego przygotować – niektóre otwarcie informują, że póki co nie będą wprowadzać zasadniczych zmian, aby klienci mieli możliwość adaptacji do nowej rzeczywistości związanej z e-fakturami.
Reklama
Zobacz także
Sprawdź: system do zarządzania fakturami, dokumentami, archiwizacją i KSeF. Oferta specjalna dla użytkowników Bankier.pl
W rezultacie mamy do czynienia z chaosem fakturowym. Od początku lutego przedsiębiorcy otrzymują np. na stacjach paliw różne typy faktur. W jednym punkcie mogą uzyskać faktury ustrukturyzowane w KSeF w formacie XML – są one wprowadzane w ramach nowego wymogu. Lecz inne stacje mogą im wygenerować e-faktury w formie np. PDF wysyłanego drogą mailową. Trzecią opcją są standardowe faktury w formie papierowej.
Regulacje prawne przewidują wyjątki, co oznacza, że wszystkie stacje paliw (niezależnie od wielkości obrotów) mogą również wystawiać wydruki faktur z kas lub drukarek fiskalnych oraz paragony zawierające NIP nabywcy (do kwoty 450 zł).
Utrudnienie dla przedsiębiorców
Zróżnicowane podejścia dużych firm do KSeF spowodowały znaczne zakłopotanie wśród przedsiębiorców.
– Dla podatników oznacza to konieczność posiadania odmiennych kanałów odbioru faktur, aby odbierać część faktur w KSeF, a część nadal poza systemem. Wszystkie te dokumenty i tak trzeba będzie później przenieść do jednego systemu księgowego – mówi dla portalu Prawo.pl Natalia Pielka, doradca podatkowy, menedżer ds. VAT w Kancelarii Chojnacka&Łagowski Doradcy Podatkowi.
Orlen: „dla komfortu klientów”
Spółki obracające paliwami musiały podjąć decyzję, czy wystawiają faktury wyłącznie w KSeF, czy też oferują swoim klientom-przedsiębiorcom również inne formy dokumentów. I tak np. Orlen ogłosił, że przynajmniej do 1 kwietnia wydruki faktur dla klientów biznesowych na stacjach paliw będą wydawane analogicznie jak dotychczas. Spółka argumentuje, że okres przejściowy umożliwi klientom lepsze przygotowanie się na wejście w życie nowych zasad wystawiania i otrzymywania faktur w systemie KSeF.
– Jako czołowy gracz na rynku stacji paliw w Polsce dążymy do zagwarantowania najwyższych standardów i jakości obsługi. Zatem w odpowiedzi na potrzeby naszych klientów zdecydowaliśmy, że po 1 lutego wydruki faktur dla klientów biznesowych będą wydawane na stacjach tak samo, jak to miało miejsce do tej pory – oznajmiła Ilona Kachnierz, kierownik zespołu prasowego Orlenu.
Tej faktury nie znajdziesz w KSeF
Orlen zadeklarował, że przynajmniej do 1 kwietnia będzie dokumentował sprzedaż B2B za pośrednictwem kas fiskalnych (z wyłączeniem sprzedaży flotowej). Natomiast sprzedaż flotowa będzie realizowana w oparciu o faktury ustrukturyzowane wystawiane w KSeF.
– Sprzedaż paliwa dla firm wciąż w dużym stopniu bazuje na fakturach generowanych z kas fiskalnych oraz systemów kart flotowych. Przepisy przejściowe dopuszczają utrzymanie dotychczasowych modeli dokumentowania sprzedaży przez pewien okres. W praktyce oznacza to, że klient biznesowy może nadal otrzymać fakturę papierową lub wydruk – potwierdza Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych w fillup k24.
Przedsiębiorca, który zakupi paliwo na Orlenie i zażąda faktury w formie wydruku z kasy fiskalnej, po zalogowaniu do KSeF nie zobaczy jej w swoim rejestrze faktur zakupowych.
– Na podstawie art. 145n ustawy o VAT, Orlen wystawia faktury z wykorzystaniem kas fiskalnych, dokładnie tak jak dotychczas. Tego typu faktury, czyli wystawiane z kas, co do zasady nie trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur i nie będą do niego trafiać ani dziś, ani w kolejnych etapach wdrażania KSeF – wyjaśnia Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFaktu, dla Business Insidera.
Jak postanowiły inne spółki?
– Do 31 grudnia 2026 r. mogą być jeszcze wystawiane w formie tradycyjnej (papierowej) faktury VAT w ograniczonym zakresie, przez firmy dokonujące sprzedaży przy użyciu drukarek fiskalnych. Prawdopodobnie większość stacji paliw będzie wystawiać tradycyjne faktury z kas fiskalnych – to stanowisko biura Polskiej Izby Paliw Płynnych przesłane do BI.
Podobnie jak w Orlenie faktury z kas rejestrujących będą generowane na stacjach sieci: BP, Moya, MOL oraz Amic.
– Należy pamiętać, że odmienne zasady mogą obowiązywać klientów flotowych – w ich przypadku faktura może zostać wystawiona bezpośrednio za pośrednictwem KSeF – podkreśla Zuzanna Kwiatkowska.
BP ogłosił, że faktury w dotychczasowej, niezmienionej formie będzie wystawiał do połowy roku. Wówczas zasady ulegną zmianie – kierowca tankujący paliwo zamiast wydruku faktury otrzyma przy kasie papierowe potwierdzenie transakcji, a fakturę będzie mógł pobrać wyłącznie w KSeF.
Również na stacjach Moya kierowcy otrzymują po opłaceniu tankowania wydruki PDF z fakturą. Także w MOL faktury będą wystawiane jak dotychczas. Do KSeF trafią tylko dokumenty korygujące, wystawiane poza systemem fiskalnym.
Shell zdecydował się na KSeF
Z kolei Shell postawił wyłącznie na ustrukturyzowaną formę i KSeF. Otrzymaliśmy od Shell Polska następującą informację:
„Zgodnie z obowiązującymi przepisami wszystkie faktury za zakupy dokonywane na naszych stacjach są wystawiane w Krajowym Systemie e Faktur (KSeF). Aby ułatwić obsługę klientom, dla których obowiązek korzystania z KSeF zacznie się dopiero 1 kwietnia 2026 r., wprowadzamy okres przejściowy, w którym oprócz faktury elektronicznej dostępnej w systemie KSeF klienci otrzymają na stacji wydrukowaną wizualizację faktury.”
Klienci Shella informują, że koncern fakturowuje w trybie offline24. Przedsiębiorca otrzymuje fakturę papierową oznaczoną dwoma kodami QR: „Offline” oraz „Certyfikat”.
Przypomnijmy – przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie są przygotowani na całkowitą integrację z KSeF, do końca bieżącego roku mogą używać paragonów z NIP jako faktur uproszczonych. Takie dokumenty są akceptowane dla transakcji do kwoty 450 zł i nie będą przekazywane do systemu KSeF.
Faktury będą dostępne w systemie przez 10 lat
Niektórzy przedsiębiorcy rozważają, czy drukować faktury z KSeF.
– Nie, nie ma potrzeby niczego drukować, ponieważ faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat. Warto jednak przenieść je na własne nośniki elektroniczne, chociażby w razie awarii KSeF – mówi Natalia Pielka dla portalu Prawo.pl.
Problematyczna może być również weryfikacja faktur zakupowych, szczególnie gdy firma otrzymuje ich dużą ilość. Część przedsiębiorców zapowiada, że w tej nowej rzeczywistości rozliczeniowej na początku będą utrzymywali podwójny obieg faktur.
– Sprzedawcy będą więc przesyłać faktury do KSeF i np. dodatkowo za pośrednictwem poczty elektronicznej będą wysyłać kontrahentom wizualizację tych faktur wraz z załączonym plikiem PDF. Innym rozwiązaniem jest umieszczenie na fakturze odnośnika do załącznika. Ułatwi to ustalenie, czego dotyczy płatność na fakturze, a także pomoże zweryfikować, czy kwota widniejąca na fakturze jest zgodna z ceną ustaloną w umowie – zaznacza Natalia Pielka.