Problematyczna w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur może okazać się dla przedsiębiorstwa nie tylko zawartość faktury, ale również spełnienie warunków technicznych. Mowa o ograniczeniach, które nie są od razu widoczne – przez to łatwiej dać się złapać w sidła i popełnić pomyłkę. Na co w szczególności powinni zwracać uwagę właściciele przedsiębiorstw?
Przedsiębiorstwa mogą odczuwać zmartwienie w obliczu kolejnych problemów powiązanych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Dla przypomnienia, na początku lutego, krótko po jego uruchomieniu, podmioty gospodarcze napotkały poważne trudności z uzyskaniem dostępu. Spowodowane to było długotrwałymi awariami Profilu Zaufanego, używanego jako brama do KSeF.
KSeF, czyli następny kłopot
W związku z tym firmy zwracały uwagę na potrzebę wprowadzenia innej, darmowej metody logowania. To spowodowało, że Ministerstwo Finansów przyspieszyło działania związane z dostępem do KSeF za pośrednictwem aplikacji mObywatel. W ich wyniku – po połączeniu nowego systemu z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej – od 14 lutego przedsiębiorcy mają możliwość wejścia do KSeF m.in. przez aplikację mObywatel, mojeID (bankowość internetowa), e-dowód oraz profil zaufany.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Następnym problemem są nadużycia związane z KSeF. Niedługo po uruchomieniu systemu pojawiły się pierwsze nieuczciwe działania ze strony osób dopuszczających się przestępstw. Wiele firm otrzymało wiadomość e-mail od nadawcy podszywającego się pod urząd skarbowy. Pytano w niej o stan przygotowania podatnika do korzystania z KSeF i proszono o odesłanie odpowiedzi. Są to naturalnie nieprawdziwe wiadomości e-mail i próby oszustwa – ostrzega Ministerstwo Finansów.
Są jednak także trudności i niebezpieczeństwa, które nie są widoczne, a warto posiadać na ich temat wiedzę. Odnoszą się one do kwestii technicznych. Docelowo KSeF ma usprawnić obieg dokumentów, ale jednocześnie ustanawia dla podatników konkretne ramy techniczne. W efekcie dla przedsiębiorcy wyzwaniem może być nie tylko zawartość faktury, ale również jej objętość oraz częstość komunikacji firmy z KSeF. Jakie pułapki techniczne należy wziąć pod uwagę?
Faktury zbiorcze – i znowu problem
Z wytycznych Ministerstwa Finansów wynika, że pojedynczy dokument XML przesyłany do systemu nie może przekraczać 1 MB. W przypadku standardowej faktury jest to limit trudny do przekroczenia, jednak sytuacja zmienia się, gdy mamy do czynienia z fakturami zbiorczymi, obejmującymi tysiące pozycji towarowych.
– Większość przedsiębiorstw nie musi przejmować się limitem wielkości pliku, jednak podmioty z sektora handlu detalicznego, logistyki czy energetyki, wystawiające faktury za tysiące usług lub produktów na jednym dokumencie, muszą zweryfikować w swoich procesach, czy nie przekroczą ograniczeń narzuconych przez KSeF – podkreśla Michał Sosnowski, business development director z Exorigo-Upos.
Kolejne obostrzenie: limit pozycji
Krajowy System e-Faktur oznacza istotną zmianę w kontekście załączników do faktur w formatach PDF lub JPG. KSeF akceptuje wyłącznie ustrukturyzowane dane tekstowe, co oznacza, że specyfikacje, protokoły odbioru lub kosztorysy nie mogą być dołączone do e-faktury. Te dodatkowe informacje powinny być zawarte w przeznaczonych na to polach tekstowych (np. DodatkowyOpis) albo przekazane kontrahentowi odrębnym kanałem.
Alternatywnym rozwiązaniem jest umieszczanie w treści faktury odsyłaczy do zewnętrznych repozytoriów danych. W szczególnych sytuacjach, po uprzednim uzyskaniu zgody urzędu skarbowego na stosowanie ustrukturyzowanego załącznika (poprzez wysłanie formularza ZGL_ZAL w e-US), można przekazać kontrahentowi dodatkowe informacje w opcjonalnym węźle Zalacznik. E-faktura zawierająca ustrukturyzowany załącznik umożliwia wysłanie większego pliku XML – maksymalnie 3 MB.
– Należy pamiętać, że nawet przy stosowaniu węzła „Zalacznik” nadal obowiązuje ograniczenie 10 tys. pozycji na jednej fakturze – tyle wierszy (FaWiersz) dopuszcza schema FA(3). Mimo że zwiększony limit wielkości pliku XML teoretycznie pozwalałby na ujęcie większej liczby pozycji, w praktyce to właśnie limit wierszy jest osiągany szybciej niż limit 3 MB. To problem, który był wielokrotnie zgłaszany Ministerstwu Finansów. Oba ograniczenia są niepraktyczne i często wymuszają kosztowne zmiany procesów biznesowych, w których faktura stanowi jedynie finalny etap złożonego łańcucha zdarzeń. W rezultacie są to obszary, w których KSeF zamiast ułatwiać, realnie utrudnia funkcjonowanie firm – zauważa Michał Sosnowski.
Należy pamiętać, że podatnik, który zamierza wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem, jest zobowiązany złożyć do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zawiadomienie o takim zamiarze. Składa się je wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.
Górna granica: maksymalnie 100 MB
Niektóre podmioty, w szczególności duże, generują bardzo dużą liczbę dokumentów. W ich przypadku KSeF uwzględnia tzw. sesje wsadowe. I tu pojawia się kolejne ograniczenie. Łączna wielkość skompresowanego pakietu dokumentów (ZIP) nie może być większa niż 100 MB.
– Przekroczenie tych parametrów skutkuje odrzuceniem całej sesji przez bramkę ministerstwa, co w praktyce może oznaczać niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury w terminie – podkreśla Paweł Pustelnik, odpowiedzialny w Exorigo-Upos za system SmartKSeF.
Jak widać, wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana formalna, ale realne wyzwanie operacyjne oraz technologiczne. Poza poprawnym wypełnianiem faktur przedsiębiorstwa muszą brać pod uwagę limity techniczne – zarówno pod względem liczby pozycji, jak i objętości plików – i wybrać optymalny tryb komunikacji z systemem. Właściciel przedsiębiorstwa musi być świadomy tych obostrzeń.
KSeF: kogo dotyczą obowiązki
Dla przypomnienia, Krajowy System e-Faktur wystartował 1 lutego. Od tego dnia obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych na tej nowej platformie mają największe podmioty, czyli te, które w 2024 r. miały sprzedaż przekraczającą 200 mln zł. Takich firm – według szacunków Ministerstwa Finansów – jest około 4,2 tys.
W drugim etapie, który rozpocznie się 1 kwietnia, faktury ustrukturyzowane będą musiały wystawiać pozostałe firmy – z wyjątkiem najmniejszych, które mają być objęte tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r. Mowa o przedsiębiorstwach, których miesięczne obroty podlegające dokumentowaniu poprzez KSeF nie przekraczają 10 tys. zł.
To tyle w temacie wystawiania faktur. Natomiast jeśli chodzi o ich otrzymywanie – ten obowiązek obejmuje wszystkie firmy od 1 lutego.