1 kwietnia większość przedsiębiorstw będzie zobowiązana do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. To ostatni dzwonek na przygotowania, sprawdzenie oraz przetestowanie implementacji przed wejściem do systemu. Jakie kroki powinny podjąć firmy i na co warto zwrócić szczególną uwagę?
To następny krok w rozwoju e-faktur i nowe zobowiązanie dla wielu podmiotów gospodarczych. Począwszy od kwietnia, wszyscy przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży przekracza 10 tys. zł miesięcznie, będą musieli sporządzać faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Ci, którzy nie przekraczają wspomnianego pułapu, mogą pozostać poza nowym systemem do końca roku. O czym powinni pamiętać przedsiębiorcy, których dotyczy nowe zarządzenie? Jak się do niego ustosunkować? O tym poniżej.
KSeF: obowiązek wprowadzany etapowo
Krajowy System e-Faktur zaczął funkcjonować 1 lutego. W tym dniu wystawianie faktur w nim stało się obligatoryjne dla największych płatników, którzy w 2024 r. uzyskali przychód powyżej 200 mln zł. Już 1 kwietnia do systemu muszą dołączyć pozostali przedsiębiorcy, których nie obowiązuje wspomniany limit sprzedaży.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
– KSeF obejmie ostatecznie wszystkie transakcje w relacjach B2B. Najmniejsi podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł, mogą skorzystać z przesunięcia terminu wejścia w życie obowiązku do 2027 roku. Poza systemem pozostają faktury wystawiane dla konsumentów (B2C) – objaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy z fillup.
Co ważne, limit 10 tys. zł odnosi się nie do całkowitej sprzedaży, ale tylko do tej, którą należy dokumentować fakturami w KSeF. O tym, jakie faktury wliczają się do limitu, dowiesz się więcej w tym artykule.
Nadal obowiązują odroczenia. To oznacza, że do 31 grudnia 2026 r. przedsiębiorcy mogą wciąż wystawiać faktury przy użyciu kas fiskalnych oraz tzw. faktury uproszczone, inaczej paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł.
Wszystko zgromadzone w jednym miejscu
Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma służyć przedsiębiorcom do generowania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Wszystkie faktury są w nim dostępne w jednym punkcie, co minimalizuje papierową dokumentację. System samoczynnie archiwizuje faktury i stanowi krok w stronę cyfryzacji obiegu tych dokumentów. Co za tym idzie – podnosi bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
– KSeF wiąże się ze zmianą przyzwyczajeń oraz procesów fakturowania. Namawiamy, aby nie obawiać się i spróbować używać systemu. Bardzo szybko przekonają się państwo, że KSeF to realne uproszczenie dla firm. Aby wesprzeć przedsiębiorców w przejściu przez tę metamorfozę, za 2026 r. nie będą nakładane kary za pomyłki w korzystaniu z systemu – mówi Marcin Łoboda, wiceminister finansów i szef Krajowej Administracji Skarbowej.
Jakie innowacje w systemie?
Marcin Łoboda wspomniał również o innowacjach w systemie i pracach nad poprawkami, które mają podnieść jego funkcjonalność.
– Aktualnie skupiamy się na ulepszaniu funkcjonalności KSeF. Pracujemy nad udoskonaleniem procesu raportowania faktur „scamowych” w Aplikacji Podatnika KSeF. Chcemy również, aby takie zgłoszenia można było realizować bezpośrednio przez API KSeF 2.0. Od 1 kwietnia 2026 r., zgodnie z obowiązującymi przepisami, udostępnimy opcję dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA. Taka funkcjonalność będzie również dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF – zrelacjonował wiceminister finansów.
Decydujący jest moment wprowadzenia do systemu
Podleganie obowiązkowi KSeF to nie tylko zmiana formatu wysyłanego pliku – implikuje to również ingerencję w procedury sprzedażowe i zakupowe. Jedna z kluczowych zmian: dzień zaimportowania dokumentu do systemu jest oficjalną datą wygenerowania faktury. To rozwiązanie ma położyć kres praktykom antydatowania faktur.
– Co istotne, fakturę poprawnie wystawioną w KSeF nasz odbiorca zobaczy niemal od razu. Nie musimy jej już dodatkowo przesyłać w żadnej innej formie, ponieważ dokument wprowadzony do systemu uważa się za dostarczony nabywcy. Warto jednak dokładnie sprawdzić dane przed wysyłką – faktury w KSeF nie można skasować, a ewentualne modyfikacje wymagają wygenerowania korekty – podkreśla Monika Piątkowska.
Bezpłatne narzędzia MF
Z KSeF można korzystać m.in. za pośrednictwem bezpłatnych aplikacji oferowanych przez Ministerstwo Finansów. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 zapewnia kompletny zestaw funkcji potrzebnych przedsiębiorcom w codziennej pracy. Umożliwia wystawianie, odbieranie oraz przeglądanie faktur. Pozwala także wyszukiwać faktury oraz pobierać je w formatach XML lub PDF, a ponadto oferuje czytelną wizualizację i daje możliwość pobierania faktur PEF.
Ministerstwo Finansów udostępnia także darmową Aplikację Mobilną KSeF 2.0. To narzędzie umożliwia zarządzanie fakturami, prowadzenie rejestru nabywców, stworzenie wykazu rachunków bankowych oraz wykreowanie własnej, firmowej wizytówki. Dzięki temu przedsiębiorcy mają dostęp do istotnych funkcji KSeF bez względu na lokalizację.
– Nasze narzędzia od początku tworzone były we współpracy z przedsiębiorcami. Dziękujemy za wszystkie informacje i merytoryczne sugestie napływające z rynku – analizujemy je na bieżąco. Zgodnie z obietnicą, pierwsze udoskonalenia w Aplikacji Podatnika będą dostępne już w kwietniu – mówi Marcin Łoboda.
Przygotowania: krok po kroku
Aby sprawnie wdrożyć KSeF, przedsiębiorstwo powinno przejść przez kilka etapów związanych z weryfikacją i adaptacją nowych rozwiązań – zaznaczają eksperci. Kluczowe fazy to:
- Uwierzytelnienie – potwierdzenie tożsamości w KSeF za pomocą profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej.
- Zarządzanie uprawnieniami, czyli przydzielenie dostępu osobom odpowiedzialnym za wystawianie i odbiór faktur. Bez tego pracownicy nie będą mogli realizować operacji w systemie.
- Wybór oprogramowania: porzucenie manualnych metod na rzecz narzędzi zintegrowanych z KSeF, które automatyzują wysyłkę i odbiór danych (w tym celu możemy skorzystać zarówno z państwowej aplikacji, jak i programów komercyjnych).
- Model obiegu dokumentów: uzgodnienie z biurem rachunkowym nowych reguł weryfikacji i akceptacji faktur od kwietnia.
- Opracowanie instrukcji procedur awaryjnych w przypadku niedostępności systemu ministerialnego.
Doradca podatkowy z fillup zaznacza, że przedsiębiorcy nie powinni czekać z pierwszym logowaniem do ostatniego momentu. Przetestowanie systemu w praktyce jeszcze w marcu pozwoli uniknąć problemów w fakturowaniu na początku kwietnia. Kluczowe będzie połączenie wiedzy merytorycznej z odpowiednim oprogramowaniem, które odciąży przedsiębiorcę od manualnego monitorowania nowych struktur technicznych faktur.
Ile faktur jest już w systemie?
Jak zawiadomiło Ministerstwo Finansów, do 30 marca w systemie wystawiono ponad 87,1 mln faktur. Wystawiających firm jest aktualnie ponad 345 tys. Marcin Łoboda podkreślił, że wśród nich 5,1 tys. firm jest z grupy „największych”, czyli tych, które zostały zobligowane do udziału w systemie, natomiast pozostałe przystąpiły do KSeF dobrowolnie, przed terminem.
Według prognoz ministerstwa KSeF może obsłużyć 2,5 mld faktur rocznie i 120 mln faktur dziennie.
Gdzie szukać pomocy i dodatkowych informacji?
Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa realizują różnorodne działania wspierające wdrażanie i obsługę KSeF. Jednym z zasadniczych elementów jest infolinia KAS, która działa bez przerwy i jest dostępna dla przedsiębiorców przez całą dobę. Konsultanci udzielają zarówno wsparcia merytorycznego, jak i technicznego powiązanego z funkcjonowaniem systemu. Dzwonić można pod numerami:
- 22 330 03 30 (z telefonów komórkowych)
- 801 055 055 (z telefonów stacjonarnych)
- +48 22 330 03 30 (z zagranicy)
Ponadto przedsiębiorcy mogą użyć formularza kontaktowego dostępnego pod adresem ksef.podatki.gov.pl/formularz i umówić spotkanie w urzędzie skarbowym. Pracownicy urzędów udzielają niezbędnych informacji i pomagają w opanowaniu obsługi systemu.
2 marca Ministerstwo Finansów rozpoczęło nowy cykl szkoleń dla przedstawicieli wybranych branż pod nazwą „KSeF – szkolenia dla branży”. Celem spotkań jest przekazanie przedsiębiorcom z różnych sektorów kluczowych informacji o systemie. Szkolenia prowadzone są zarówno stacjonarnie, jak i online. Przedsiębiorcy mają także dostęp do obszernego zestawu materiałów informacyjnych i instruktażowych dotyczących korzystania z KSeF.
Więcej informacji o KSeF można znaleźć na stronie: ksef.podatki.gov.pl.