Rewolucja w obszarze fakturowania nadchodzi dużymi krokami. Wprowadzany Krajowy System e-Faktur wywołuje spore zaniepokojenie zarówno wśród przedsiębiorców, jak i księgowych. Obawiają się oni m.in., że nowy mechanizm stanie się instrumentem inwigilacji. Kolejne organizacje oraz eksperci apelują o odroczenie startu systemu, argumentując, że jest on niedopracowany. Czy istnieje na to jakakolwiek możliwość?
Data wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nieubłaganie się przybliża. Pozostało już tylko parę tygodni. Dla przypomnienia, spore przedsiębiorstwa, które w 2024 r. osiągnęły przychody powyżej 200 mln zł, będą zobligowane do wysyłania faktur w tym systemie już od 1 lutego. Pozostałe będą podlegały temu obowiązkowi od 1 kwietnia (z wyjątkiem małych firm, których obroty nie przekraczają 10 tys. zł miesięcznie).
Wyżej wymienione regulacje odnoszą się jedynie do powinności wystawiania faktur. Natomiast w odniesieniu do ich otrzymywania – wszystkie przedsiębiorstwa, niezależnie od rozmiaru, będą musiały tego dokonywać za pośrednictwem nowego systemu już od 1 lutego.
Reklama
Zobacz także
Sprawdź: system do zarządzania fakturami, dokumentami, archiwizacją i KSeF. Oferta specjalna dla użytkowników Bankier.pl
Długa lista obaw dotyczących KSeF
KSeF to jedna z najbardziej przełomowych zmian w ostatnich latach w polskim systemie podatkowym. Przekształci obieg dokumentów finansowych, ma również poprawić skuteczność poboru podatku VAT. System ten wywołuje jednak wśród przedsiębiorców wiele niepokojów. Czego obawiają się najczęściej?
Krajowy System e-Faktur to nowy, ujednolicony sposób wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Dla przedsiębiorców oraz wystawiających i odbierających faktury.
Zmiany coraz bliżej. To dobry moment, by sprawdzić, jaki mają wpływ na Ciebie.
🔗 https://t.co/rpq7E3IFsw pic.twitter.com/cMRj7PN6eM— Ministerstwo Finansów (@MF_GOV_PL) December 30, 2025
Jak wynika z najnowszego badania IMM, wielu właścicieli firm odbiera KSeF jako instrument masowej inwigilacji ze strony aparatu skarbowego, który dzięki systemowi uzyska bezprecedensowy wgląd w funkcjonowanie firm. Przedsiębiorcy obawiają się, że będą musieli „zdawać relację rządowi i służbom z każdej operacji”. Ich obawy wzbudza również znacznie większe niż dotychczas niebezpieczeństwo utraty tajemnicy handlowej.
Wśród przedsiębiorców często pojawia się też przekonanie, że KSeF stanowi niewspółmierne obciążenie dla sektora MŚP, szczególnie dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Przedstawiciele biznesu przewidują, że rewolucyjne zmiany doprowadzą do powszechnego zamykania najmniejszych firm.
Przedsiębiorcy są również wyjątkowo zgodni co do tego, że państwo jest technicznie i organizacyjnie nieprzygotowane do wprowadzenia tak złożonej reformy. Właściciele firm wspominają o chaosie towarzyszącym wdrażaniu nowych narzędzi i zmian na kilka tygodni przed uruchomieniem systemu. Zaznaczają, że nawet środowiska testowe nie funkcjonują tak, jak powinny.
KSeF to koszmar. „Tak obszerna reforma powinna być lepiej dopracowana"
Opinie o „niedogotowaniu” systemu potwierdzają księgowi oraz specjaliści od biznesu. Z całej Polski napływają sygnały dotyczące usterek i wadliwego działania narzędzi niezbędnych księgowym w codziennej pracy. Analogiczne problemy mogą pojawić się podczas implementacji następnych narzędzi i nowinek, takich jak te związane z KSeF.
– Docierają do nas dziesiątki komunikatów od księgowych z całej Polski, że KSeF jest dla nich prawdziwym administracyjnym utrapieniem, a tak rozległa reforma powinna być o wiele lepiej dopracowana i przygotowana pod względem wdrożenia. Nie ma przyzwolenia księgowych oraz biur rachunkowych na to, by brać pełną odpowiedzialność za wszelkie czynności związane z implementacją KSeF, szczególnie w sytuacji, gdy otrzymujemy wiadomości o wielu administracyjnych trudnościach związanych z rozliczeniami przedsiębiorców oraz pracowników – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.
Dodaje, że warto byłoby rozważyć odłożenie terminu wejścia w życie nowego systemu.
– KSeF w dużych firmach ma wejść w życie już 1 lutego, a w mniejszych 1 kwietnia. Poziom zaawansowania prac nad systemem uznajemy za niewystarczający, a zdaniem naszych ekspertów jedynie co piąta firma jest gotowa na KSeF. Podtrzymujemy nasze oczekiwania, by rozważyć opcję kolejnego przesunięcia wdrożenia tej ustawy w czasie – dodaje Hanna Mojsiuk.
ZPiP: realne ryzyko dla funkcjonowania wielu firm
Coraz więcej ekspertów oraz instytucji domaga się przełożenia daty wdrożenia KSeF. Wśród nich jest m.in. Związek Przedsiębiorców i Pracodawców (ZPiP). Uważa on, że system należy odłożyć i udoskonalić.
„Obecny kształt systemu, tempo jego wdrażania, jak również skala niewyjaśnionych ryzyk stwarzają realne ryzyko dla ciągłości funkcjonowania wielu firm” – alarmuje związek.
ZPP zaznacza, że przedsiębiorcy zgłaszają wiele uwag dotyczących nowego systemu. Wśród nich znajduje się m.in. „brak ostatecznej i stabilnej specyfikacji technicznej, wynikający z konieczności przebudowy systemu po audycie bezpieczeństwa”, a także „groźba częstych awarii oraz brak procedur zapewniających nieprzerwane działanie, co w praktyce wymusi na firmach stały monitoring i dodatkowe zaangażowanie kadrowe”.
Rząd pozostaje nieprzejednany: terminu nie zmienimy
Pomimo licznych apeli dotyczących zmiany daty startu Krajowego Systemu e-Faktur, stanowisko polskiego rządu jest niezmienne – przesunięcie nie jest brane pod uwagę. Dla przypomnienia, w Polsce wprowadzenie systemu e-faktur było już opóźnione. KSeF miał zacząć obowiązywać od 1 lipca 2024 r., jednak na pół roku przed tą datą rząd podjął decyzję o przesunięciu terminu. Oficjalnym powodem była potrzeba przeprowadzenia audytu systemu informatycznego oraz stworzenia jego ulepszonej, drugiej wersji, czyli KSeF 2.0.
Warto przyjrzeć się, jak wygląda kwestia wdrażania odpowiedników KSeF w innych państwach. Ich rządy wykazują dużą elastyczność – dostrzegając problemy, ogłaszają odroczenia terminów na kolejne lata.
KSeF jako narzędzie inwigilacji? Kontrole będą ukierunkowane
Obawy przedsiębiorców co do tego, że KSeF będzie instrumentem kontroli, nie są pozbawione podstaw. Wraz z wejściem w życie nowego systemu państwo zyska potężne narzędzie weryfikowania umów. Dzięki niemu sprawdzi np. czy ktoś naprawdę prowadzi firmę, czy zawarł fikcyjną umowę B2B zamiast umowy o pracę. W ten sposób będzie mogło wykorzystywać KSeF np. do wykrywania fikcyjnego samozatrudnienia – napisał ostatnio „Dziennik Gazeta Prawna”.
Co istotne, nowy system zostanie zintegrowany z bazami danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Należy również zwrócić uwagę na rozszerzone uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy. W rezultacie powstanie system umożliwiający administracji publicznej szybką i automatyczną analizę umów B2B. Dzięki niemu państwo błyskawicznie zweryfikuje, czy dana osoba faktycznie prowadzi działalność gospodarczą, czy jedynie udaje przedsiębiorcę, a w rzeczywistości pracuje jak etatowiec.
Obecnie wykrywanie fikcyjnego samozatrudnienia jest trudne, czasochłonne i często nieskuteczne – zaznacza „DGP”. Wymaga wizyty w terenie, analizy umów, przesłuchań i nierzadko inicjatywy samego zainteresowanego. Wprowadzenie KSeF ma to zmienić – kontrole będą bazowały głównie na analizie danych z ZUS oraz Krajowej Administracji Skarbowej, a kluczową rolę przejmą systemy informatyczne. To umożliwi inspektorom pracy przeprowadzanie kontroli ukierunkowanych, a tym samym niemal stuprocentowo skutecznych.