Po wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur wielu przedsiębiorców wciąż napotyka trudności z ustaleniem, który dzień stanowi datę otrzymania faktury oraz jaki jest termin odzyskania z niej podatku. Czy i w jakim stopniu KSeF wpłynął na tę kwestię?
1 lutego w Polsce zaczął funkcjonować Krajowy System e-Faktur (KSeF). Pod pewnymi względami można go postrzegać jako przełom w obszarze fakturowania. Nowy mechanizm zmienił procedurę wystawiania i przekazywania dokumentów – aktualnie faktury ustrukturyzowane, zamiast bezpośrednio do adresata, trafiają do nowej elektronicznej platformy. Czy w związku z tym uległy zmianie reguły dotyczące dat i terminów obowiązujących przedsiębiorców?
KSeF: która data jest dniem przyjęcia?
Spójrzmy na przykład. Firma zakupiła towar 28 lutego. Faktura dokumentująca sprzedaż została przesłana do KSeF 2 marca. Kupujący zweryfikował to w systemie 5 marca i wtedy pobrał fakturę. Którą datę należy potraktować jako dzień przyjęcia faktury i kiedy może odzyskać od niej VAT?
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT, jeśli wprowadzamy fakturę do KSeF, datą jej otrzymania jest dzień jej udostępnienia w tym systemie, czyli nadania w nim numeru identyfikacyjnego, a nie dzień jej realnego odczytania lub ściągnięcia przez nabywcę. W tym przypadku dniem otrzymania będzie 2 marca.
Ta data będzie również rozstrzygająca w kontekście powstania prawa do odliczenia. Będzie ono przysługiwało nabywcy już od chwili wprowadzenia faktury do KSeF, nawet jeśli wizualizacja faktury zostałaby doręczona później, np. już w następnym miesiącu.
Wątpliwości co do czasu odliczenia
Zasady dotyczące momentu powstania prawa do odliczenia pozostają w gruncie rzeczy bez zmian. W dalszym ciągu obowiązuje reguła, że VAT od faktur zakupowych można odliczyć w miesiącu otrzymania faktury lub w ciągu trzech następnych miesięcy (czyli łącznie czterech okresów rozliczeniowych) dla rozliczeń comiesięcznych albo w dwóch następnych kwartałach dla rozliczeń kwartalnych.
Kluczowe jest to, że nie można odliczyć daniny, gdy nie powstał jeszcze obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy (powstaje on w chwili dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi).
W powyższym przypadku do dostawy towaru doszło 28 lutego, a sprzedawca wprowadził fakturę do KSeF 2 marca. Miesiącem otrzymania faktury jest marzec i nabywca może odliczyć podatek dopiero w rozliczeniu za ten miesiąc.
Nowy system pełen trudności i zastrzeżeń
Krajowy System e-Faktur bardzo daje się firmom odczuć. Od samego początku jego działania, czyli od 1 lutego, kłopoty sprawiały długotrwałe awarie logowania do systemu, co było skutkiem przeciążenia Profilu Zaufanego.
Ale to był tylko wierzchołek góry lodowej – właściciele firm wciąż muszą zmagać się z weryfikacją faktur od nieznanych kontrahentów, natomiast przy wysyłaniu dokumentów powinni pamiętać o tym, aby nie przekroczyć określonych limitów, których na pierwszy rzut oka nie widać. Pojawiły się również pierwsze próby oszustw – przestępcy podszywają się pod urzędników skarbówki.
Niektóre faktury przesłane do KSeF są przez niego odrzucane, a innych nie widać. Natomiast ostatnio pisaliśmy o pułapce, która może zablokować możliwość wystawiania faktur. Jeśli podatnik popełni błąd przy wyborze typu certyfikatu, może go to pozbawić możliwości wystawiania dokumentów sprzedaży podczas awarii systemu lub w przypadku braku dostępu do sieci.
Należy również uważać na faktury w obcej walucie. Wraz z uruchomieniem nowej platformy zmienił się techniczny sposób ich wystawiania i raportowania do administracji skarbowej. Mamy nowe reguły dotyczące dat na e-fakturze, przedstawiania kwot (w obcej walucie i w złotych), a także zgodności dokumentu z wymogami struktury KSeF. To, co do tej pory było opcjonalne, teraz jest obowiązkiem. Trzeba zwracać uwagę na szczegóły – łatwo o pomyłkę.