Krajowy System e-Faktur to spore przedsięwzięcie dla firm. Jednakże, dzięki właściwej implementacji, może przeobrazić się w instrument, który zapewni im atut względem konkurencji na rynku. Wsparcie mogą stanowić również narzędzia udostępniane przez banki. Należy przyjrzeć się wyjątkowemu rozwiązaniu, łączącemu KSeF z platformą bankowości online.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi dla przedsiębiorstw jedno z kluczowych zobowiązań bieżącego roku. Jest to istotna zmiana, a wręcz transformacja, w kontekście zmiany metody rozliczania faktur. Dla przypomnienia, od 1 lutego obowiązek przesyłania faktur ustrukturyzowanych będą miały duże przedsiębiorstwa, których przychody ze sprzedaży w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł. Od 1 kwietnia wymóg ten obejmie pozostałe podmioty gospodarcze. Zwolnione z niego będą jedynie firmy, u których miesięczna wartość obrotu jest mniejsza lub równa 10 tys. zł.
Należy jednak podkreślić, że obowiązek pobierania faktur z KSeF będzie dotyczył od 1 lutego wszystkich firm, niezależnie od ich rozmiaru. I już ten aspekt budzi wśród właścicieli firm liczne wątpliwości.
Reklama
Zobacz także
Sprawdź: system do zarządzania fakturami, dokumentami, archiwizacją i KSeF. Oferta specjalna dla użytkowników Bankier.pl
KSeF jako podstawa przewagi
Wielu przedsiębiorców traktuje KSeF jako obciążenie i dodatkowy wymóg administracyjny. Mimo to, warto spojrzeć na to zagadnienie z innej perspektywy – jeżeli zostanie on wdrożony we właściwy sposób, skrupulatnie i z uwzględnieniem zasad, może zapewnić firmie przewagę konkurencyjną. Dzięki niemu przedsiębiorca może osiągnąć liczne benefity i wyprzedzić rywali na rynku.
Rzeczoną przewagę firma może uzyskać szczególnie poprzez automatyzację i cyfryzację procesów księgowych. Należy zaznaczyć, że KSeF zagwarantuje pełną automatyzację fakturowania na każdym etapie – od wystawienia, przez wysłanie, aż po zaksięgowanie faktury. To sprawi, że nie będzie już konieczne ręczne wprowadzanie danych, co znacznie usprawni pracę i zredukuje ryzyko pomyłek wynikających z czynnika ludzkiego.
Usprawnienie procesów w rezultacie przyniesie przedsiębiorcom oszczędność czasu i obniżenie kosztów. Dzięki digitalizacji znacząco zmniejszą się ich wydatki związane m.in. z artykułami biurowymi, drukowaniem, jak również wysyłką pocztą tradycyjną oraz archiwizacją dokumentów w formie papierowej.
Sprawniejszy obieg dokumentów i lepsza ochrona
Ogromnym plusem związanym z KSeF będzie dla firm także szybszy obieg dokumentów oraz poprawa płynności finansowej. W nowym systemie faktury będą przesyłane błyskawicznie. Przedsiębiorcy nie będą już tracili czasu na doręczenie i akceptację tych dokumentów. A to wpłynie na szybsze regulowanie należności przez kontrahentów, co z kolei będzie miało wpływ na lepszą kondycję finansową przedsiębiorstw.
Nie bez znaczenia są również kwestie związane z bezpieczeństwem. KSeF oznacza znacznie większą ochronę dokumentów niż dotychczas. Wszystkie faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w centralnym systemie Ministerstwa Finansów. To praktycznie eliminuje ryzyko ich zagubienia, uszkodzenia czy podrobienia. Warto wspomnieć, że system zapewnia autentyczność dokumentów oraz wprowadza ich integralność.
Wielu przedsiębiorców zwraca uwagę na aspekt pozytywnego wizerunku firmy. W tym kontekście KSeF może tylko pomóc. Wdrożenie systemu jeszcze przed oficjalnym terminem obowiązywania będzie dowodem na to, że firma inwestuje w innowacje i jest gotowa do korzystania z nowoczesnych technologii, co na pewno zostanie dobrze odebrane przez klientów oraz partnerów biznesowych.
Warto zatem traktować KSeF jako inwestycję, która może stać się punktem wyjścia do uzyskania przewagi konkurencyjnej. Dobrze opracowane działania umożliwią zoptymalizowanie kluczowych procesów w całej firmie.
Bank wsparciem w integracji z nowym systemem
W efektywnej integracji z KSeF firmom mogą pomóc banki. Liderem w tej dziedzinie na polskim rynku jest ING Bank Śląski. Postanowił on wykorzystać wdrażanie KSeF jako okazję do wsparcia przedsiębiorców w obszarze płatności.
ING Bank Śląski stworzył unikalne narzędzie integrujące platformę bankowości online z KSeF, umożliwiając firmom wystawianie, odbieranie oraz przechowywanie e-faktur bezpośrednio w systemie bankowym. Proces integracji jest uproszczony i odbywa się za pomocą tokena wygenerowanego w portalu Ministerstwa Finansów, co umożliwia szybkie i bezpieczne połączenie systemów.
– To nie jest element przewidziany przepisami ani wymagany. To jest nasz pomysł na to, jak dzięki KSeF uprościć obsługę firmy w obszarze zarządzania finansami. Jest to innowacja, którą mamy nadzieję pozytywnie zaskoczyć naszych klientów – podkreśla Bartosz Traczyk, dyrektor zarządzający, Daily & Transaction Banking Products w ING Banku Śląskim.
Prosto i bezpiecznie
Jak dodaje, ta innowacja została wprowadzona również w celu przekazania firmom korzyści płynących ze standaryzacji faktur. Przedsiębiorca korzystający z systemu finansowo-księgowego będzie mógł zintegrować bankowość internetową ING również bezpośrednio z KSeF.
– W bankowości internetowej jeszcze przed wdrożeniem KSeF pojawi się specjalna zakładka, w której klient będzie mógł dokonać integracji z tym systemem, wymienić token bądź certyfikat autoryzacyjny i dzięki temu faktury będą się w nim pojawiały. Najistotniejsza korzyść polega na tym, że przedsiębiorca zapłaci fakturę w bardzo prosty, ale też bezpieczny sposób. Nie będzie musiał weryfikować, czy nie popełnił błędu np. przy wprowadzaniu danych. Będzie miał pewność, że ta faktura pochodzi z pewnego źródła, czyli z KSeF – wyjaśnia Bartosz Traczyk.
Jak dodaje, przedsiębiorca będzie miał także większą kontrolę nad tym, za co dokonuje płatności, ponieważ na tym etapie otrzyma możliwość wyświetlenia faktury związanej z płatnością.
– To dopiero początek, będziemy rozwijali te funkcje. Dodamy np. alerty dla firm dotyczące pojawienia się nowej faktury – mówi Bartosz Traczyk.
Zaznacza, że to bardzo ważne, ponieważ jedną z częstych obaw, która pojawia się podczas rozmów o KSeF, dotyczy wystawiania faktur na przedsiębiorców, którzy nie są świadomi takiego działania.
Automatycznie i bez ryzyka pomyłek
Integracja z KSeF w ING Banku Śląskim została przygotowana w sposób, który nie wymaga od przedsiębiorcy specjalistycznej wiedzy informatycznej ani wykonywania żadnych czynności wdrożeniowych ze strony dostawcy jego usług księgowych. Narzędzie automatycznie importuje faktury ustrukturyzowane od kontrahentów bezpośrednio do ING Księgowość, a także wysyła wystawione faktury do KSeF, ograniczając ręczną pracę i ryzyko pomyłek.
Oferowana przez ING integracja z KSeF upraszcza codzienne fakturowanie, minimalizuje formalności i pozwala skupić się na prowadzeniu działalności. Warto zaznaczyć, że jest to narzędzie w pełni bezpłatne. Nie wiążą się z nim żadne ukryte opłaty. Aby korzystać z pełnej funkcjonalności, wystarczy posiadać aktywne konto w portalu.
– Dzięki zmianom związanym z KSeF damy małym firmom możliwość funkcjonowania w sposób, który dotychczas był w zasadzie przeznaczony dla dużych podmiotów – zwraca uwagę Bartosz Traczyk.
Otwarcie na rozwój
Właściwe wdrożenie KSeF spowoduje, że nie będzie on jedynie kolejnym obowiązkiem, ale szansą na wyprzedzenie konkurencji. Tym bardziej warto zadbać o detale i gruntownie przygotować się na integrację używanych przez firmę narzędzi z nowym systemem fakturowania.
W procesach technologicznych związanych z KSeF efektywnie pomóc może integracja oferowana przez bank. Zważywszy na to, warto przemyśleć skorzystanie z unikalnego rozwiązania udostępnianego przez ING Bank Śląski. Umożliwi ono wyprzedzenie konkurencji i stanie się katalizatorem znacznie szybszego postępu technologicznego firmy.
Partnerem publikacji jest ING Bank Śląski