Krajowy System e-Faktur generuje dla firm liczne komplikacje. Niemało przedsiębiorców najchętniej realizowałoby rozliczenia z jego pominięciem. Nasilają się wśród właścicieli firm rozważania nad sporządzaniem rachunków zamiast faktur, co w ich mniemaniu umożliwia pozostanie poza systemem. Czy to poprawne przekonanie?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) coraz bardziej daje się we znaki przedsiębiorstwom. Od momentu jego uruchomienia, konkretnie od 1 lutego, problemy powodowały długotrwałe niedostępności związane z logowaniem do systemu, co wynikało z obciążenia Profilu Zaufanego.
To był dopiero początek – właściciele przedsiębiorstw nadal muszą zmagać się z weryfikacją faktur od nierozpoznanych kontrahentów, natomiast przy przesyłaniu dokumentów powinni mieć na uwadze, aby nie przekroczyć ustalonych limitów, które nie są od razu widoczne. Pojawiły się również pierwsze próby wyłudzeń – oszuści podszywają się pod urzędników skarbowych.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Mityczne myślenie generujące niepotrzebne ryzyko prawne
Niektóre przesłane do KSeF faktury są przez niego odrzucane, podczas gdy inne pozostają niewidoczne. Problemów z dokumentami sprzedaży w KSeF jest tak wiele, że liczni przedsiębiorcy z największą chęcią prowadziliby rozliczenia poza tym systemem. W ostatnim czasie coraz częściej pojawia się w mediach opinia, że wykorzystanie rachunków zamiast faktur ustrukturyzowanych uwalnia od obowiązku korzystania z KSeF. Czy to zgodne z prawdą?
– To mylne przekonanie, które może narazić przedsiębiorców na niepotrzebne ryzyko prawne – oznajmia Bogdan Zatorski, ekspert w zakresie KSeF oraz kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii, w rozmowie z Business Insiderem.
Rozbieżności w podstawie prawnej i roli
Dodaje, że odmienności między rachunkiem a fakturą wynikają z podstawy prawnej oraz roli obu dokumentów. Definicja faktury została zawarta w ustawie o VAT. W fakturze muszą znaleźć się ściśle sprecyzowane elementy, między innymi dane stron (sprzedającego i kupującego), przedmiot transakcji, wartość netto/brutto oraz kwota podatku.
– Faktura służy do rozliczeń podatkowych oraz stanowi dowód uprawnienia nabywcy będącego podatnikiem do odliczenia podatku naliczonego – akcentuje Bogdan Zatorski.
Za to rachunek to jedynie uproszczony dokument sprzedaży, przewidziany w Ordynacji podatkowej. Wykorzystuje się go zazwyczaj w relacjach z nabywcami, którzy nie są podatnikami.
Według Bogdana Zatorskiego w odniesieniu do firm użycie rachunku nie zastępuje faktury w KSeF, czyli tej ustrukturyzowanej.
– Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy podatników. Natomiast jak wynika z art. 15 ustawy o VAT, podatnikiem jest każda osoba fizyczna lub prawna, która samodzielnie prowadzi działalność gospodarczą w świetle przepisów VAT. Co ważne – status podatnika mają również podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego (tzw. mali podatnicy) – mówi Bogdan Zatorski dla BI.
Zaledwie kilka wyjątków
Jednocześnie w ustawie o VAT określono tylko parę wyjątków, w których dopuszczalne jest wystawianie faktur papierowych lub elektronicznych poza KSeF. Jak można przeczytać w BI, chodzi między innymi o transakcje realizowane na rzecz konsumentów (B2C), podmioty niemające siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, a także szczególne usługi udokumentowane np. biletami pełniącymi funkcję faktury (opłaty za przejazdy autostradą, bilety kolejowe).
Bogdan Zatorski podkreśla, że próba obejścia regulacji poprzez sporządzanie rachunków zamiast faktur nie zmienia charakteru operacji podlegającej opodatkowaniu. Jest to ryzykowne postępowanie, które niesie za sobą konsekwencje prawne. Zamiast poszukiwać takich metod, przedsiębiorstwa powinny rozważyć wdrożenie narzędzi, które automatyzują procesy oraz zapewnią zgodność z regulacjami, w tym z nowym systemem fakturowania.