Krajowy System e-Faktur od dawna wywołuje zmartwienie u przedsiębiorców, lecz tego typu niespodzianki są dla nich sporym zaskoczeniem. Okazuje się, że część faktur przesłanych do systemu finalnie do niego nie dociera. Występują też dokumenty-duchy, które nie są widoczne w KSeF.
Pierwsze tygodnie funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) naznaczone są problemami, dotykając zarówno podmioty sporządzające dokumenty, jak i ich adresatów. Okazuje się, że pomimo wysłania pewnych faktur do KSeF, nie przedostają się one do nowego systemu, podczas gdy innych nie można w nim odnaleźć – relacjonuje Dziennik Gazeta Prawna. Jakie czynniki wywołują te niedogodności?
To zaburza organizację pracy działów IT oraz księgowości
Zdarza się, że sprzedawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, ujmuje ją w ewidencji w swoim systemie, sądząc, że jest poprawna, jednakże otrzymuje powiadomienie, że została odrzucona. W takiej sytuacji Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 zaleca ponowne wysłanie dokumentu na platformę elektroniczną.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
– Problem polega na tym, że nim specjaliści IT zidentyfikują przyczynę odrzucenia faktury w KSeF, zostanie ona już zaksięgowana i powiązana z kolejnymi etapami rozliczeń oraz sprawozdawczości w firmie – zauważa Tomasz Groszyk, starszy menedżer z zespołu Business & Digital Services w Crido w rozmowie z DGP.
To prowadzi do destabilizacji pracy zespołów IT i księgowych w firmach. Tego rodzaju sytuacje mogą istotnie utrudnić prawidłowy przepływ dokumentów. Z jakiego powodu KSeF odrzuca te faktury?
– Powodem może być niewłaściwe kodowanie plików XML, w których sporządzane są faktury ustrukturyzowane. Trzy niezauważalne w edytorze bajty mogą zatrzymać proces, w którym obiegu podlegają dokumenty o wartości setek tysięcy złotych miesięcznie – akcentuje Tomasz Groszyk.
Ministerstwo Finansów wskazuje również na inne możliwe przyczyny, takie jak np. wpisanie nieprawidłowej, przyszłej daty wystawienia faktury lub pominięcie obowiązkowych rubryk. Skutkiem tego jest brak przypisania numeru KSeF do dokumentu, co prowadzi do uznania go za niebyły – pisze DGP.
Ministerstwo Finansów rekomenduje wdrożenie do systemów fakturowania mechanizmów weryfikujących poprawność plików XML pod względem struktury logicznej jeszcze przed ich wysłaniem. Efektem tego działania ma być redukcja ilości odrzuceń.
To zwiastun poważniejszych kłopotów
Według Tomasza Groszyka tego rodzaju problemy na większą skalę mogą ujawnić się w marcu, kiedy to przedsiębiorstwa będą przesyłać JPK_VAT za luty, czyli pierwszy miesiąc obowiązywania nowego systemu.
– JPK_VAT wymaga wskazania konkretnych dokumentów jako podstawy do odliczenia VAT – z rozgraniczeniem na faktury wystawiane w KSeF i poza nim. Jeśli faktura figuruje w ERP, czyli systemie firmowym, ale nie występuje w KSeF, generuje to rozbieżność, którą systemy analityczne administracji skarbowej mogą zinterpretować jako czynnik ryzyka – podkreśla ekspert Crido.
Jeszcze większy zamęt z fakturami może nastąpić w kwietniu, gdy obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie kolejną grupę przedsiębiorców. Tomasz Groszuk podkreśla, że firmy, wchodząc w fazę największego obciążenia systemu, muszą analizować sytuację szerzej, niż tylko pod kątem poprawności technicznej przesyłanych faktur.
Faktury-widmo. Są w systemie, lecz niedostępne
W KSeF występują także inne problemy powiązane z dostępnością faktur. Otóż zdarza się, że system akceptuje poprawnie wystawioną fakturę, lecz nabywca nie może jej zobaczyć – mimo że wystawca otrzymał oficjalne potwierdzenie odbioru (UPO) wygenerowane przez system. Przyczyną może być na przykład zapisywanie faktur w niewłaściwym module.
Prawidłowo wystawiona faktura może być niedostępna również z innych powodów. Ma to miejsce np. w przypadku faktur wystawionych dla polskiego przedsiębiorcy na numer VAT-UE. Po zalogowaniu się do KSeF, przy użyciu krajowego NIP, dany przedsiębiorca nie będzie miał możliwości wyświetlenia tych faktur – mimo że formalnie odnosi się do tego samego numeru.
Inny możliwy powód trudności z widocznością faktury w KSeF przedstawia w rozmowie z DGP Michał Bartosiński, starszy menedżer IT w Aider Polska. Zwraca on uwagę na sprawę sekcji CDATA. Wykorzystuje się ją, aby bezpiecznie przesyłać znaki specjalne, jak @ czy #, wewnątrz pól tekstowych.
– Zgodnie ze specyfikacją XML i schematem faktury ustrukturyzowanej, stosowanie tej sekcji jest całkowicie poprawne i zgodne z gramatyką języka – wyjaśnia ekspert.
Systemy informatyczne MF wykazują jednak trudności z wizualizacją takiej faktury, co w praktyce uniemożliwia jej podgląd przez nabywcę w oficjalnych narzędziach udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. W efekcie, tego typu dokumentów nie można zobaczyć w KSeF.
KSeF czyli problemy i kontrowersje
KSeF od samego początku generuje dla przedsiębiorców liczne trudności. Już od chwili jego uruchomienia, które miało miejsce 1 lutego, właściciele firm napotykali na ogromne problemy z zalogowaniem się. Powodem były wielo godzinne awarie Profilu Zaufanego, który pełnił rolę bramy wejściowej do KSeF.
Przedsiębiorcy sygnalizowali potrzebę wprowadzenia alternatywnej, bezpłatnej opcji logowania. To spowodowało, że Ministerstwo Finansów przyspieszyło prace nad nowymi rozwiązaniami. W efekcie – po zintegrowaniu nowego systemu z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej – od 14 lutego przedsiębiorcy mogą logować się do KSeF m.in. za pośrednictwem aplikacji mObywatel, mojeID (bankowość elektroniczna), e-dowodu oraz profilu zaufanego.
Oszustwa i zagrożenia, których nie widać
Należy również zachować ostrożność w obliczu oszustw dotyczących KSeF. Już kilka dni po uruchomieniu systemu pojawiły się pierwsze próby nieuczciwych działań ze strony przestępców. Przedsiębiorcy otrzymywali wiadomości e-mail od nadawcy podszywającego się pod urząd skarbowy, pytającego o stan przygotowania podatnika do korzystania z KSeF i proszącego o przesłanie odpowiedzi. Są to oczywiście spreparowane wiadomości i próby oszustwa – ostrzega Ministerstwo Finansów.
Istnieją także zagrożenia, których nie widać, a znajomość ich może być cenna. Dotyczą one kwestii technicznych i limitów. Okazuje się, że wyzwaniem dla przedsiębiorcy może być nie tylko treść faktury, ale również jej rozmiar i częstotliwość komunikacji firmy z nowym systemem.
Od momentu uruchomienia KSeF w sieci krąży wiele nieprawdziwych informacji na temat tej platformy. Można natknąć się na mylne narracje i twierdzenia, jakoby system miał służyć m.in. inwigilacji podatników lub udostępniać dane obcym służbom. Jaka jest rzeczywistość? Wsłuchajmy się w opinie ekspertów.