Krajowy System e-Faktur stanowi spore wyzwanie dla firm. Niemniej jednak, z odpowiednim wdrożeniem, może stać się narzędziem dającym przewagę konkurencyjną na rynku. Pomocne w tym mogą być również instrumenty oferowane przez banki. Należy zwrócić uwagę na wyjątkowe rozwiązanie, które łączy KSeF z bankowością online.
Implementacja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z kluczowych zadań dla przedsiębiorstw w tym roku. To istotna transformacja, wręcz przełom, w zakresie zmiany metody rozliczania faktur. Dla przypomnienia, od 1 lutego obowiązek przesyłania faktur ustrukturyzowanych będzie dotyczył dużych firm, które w 2024 roku zanotowały sprzedaż powyżej 200 mln zł. Od 1 kwietnia ten obowiązek obejmie pozostałe podmioty. Wyłączone będą jedynie przedsiębiorstwa, u których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł.
Należy jednak zaakcentować, że obowiązek pobierania faktur z KSeF będzie obowiązywał wszystkie firmy od 1 lutego, niezależnie od ich rozmiaru. I już ten fakt budzi liczne niepokoje wśród właścicieli firm.
Reklama
Zobacz także
Sprawdź: system do zarządzania fakturami, dokumentami, archiwizacją i KSeF. Oferta specjalna dla użytkowników Bankier.pl
KSeF jako źródło przewagi
Wielu przedsiębiorców odbiera KSeF jako obciążenie i dodatkowy wymóg administracyjny. Jednak warto spojrzeć na to zagadnienie z innej perspektywy – właściwe, staranne i zgodne z zasadami wdrożenie, może zapewnić firmie przewagę konkurencyjną. Dzięki niemu przedsiębiorca może osiągnąć wiele korzyści i prześcignąć konkurentów na rynku.
Wyżej wymienioną przewagę firma może zyskać przede wszystkim dzięki automatyzacji i digitalizacji procesów księgowych. Warto podkreślić, że KSeF zagwarantuje pełną automatyzację fakturowania na każdym etapie – od wystawienia, przez przekazanie, aż po zaksięgowanie faktury. Dzięki temu unikniemy ręcznego wprowadzania danych, co znacząco usprawni pracę i zminimalizuje ryzyko pomyłek wynikających z czynnika ludzkiego.
Usprawnienie procesów skutkuje oszczędnością czasu i redukcją kosztów dla przedsiębiorców. Dzięki digitalizacji znacznie zmniejszą się wydatki związane np. z materiałami biurowymi, drukiem, wysyłką pocztową oraz archiwizacją dokumentów w formie papierowej.
Szybszy obieg dokumentów i lepsza ochrona
Ogromnym atutem KSeF będzie również szybszy obieg dokumentów oraz poprawa płynności finansowej w firmach. W nowym systemie faktury będą przekazywane natychmiastowo. Przedsiębiorcy nie będą musieli tracić czasu na dostarczanie i zatwierdzanie tych dokumentów. To przełoży się na szybsze realizowanie płatności przez kontrahentów, co wpłynie na lepszą płynność finansową przedsiębiorstw.
Nie można pominąć kwestii związanych z bezpieczeństwem. KSeF zapewnia znacznie lepszą ochronę dokumentów niż dotychczas. Wszystkie faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w centralnym systemie Ministerstwa Finansów. To niemal całkowicie eliminuje ryzyko ich zagubienia, uszkodzenia czy podrobienia. Warto dodać, że system gwarantuje autentyczność dokumentów oraz wprowadza ich integralność.
Wielu przedsiębiorców podkreśla wagę pozytywnego wizerunku firmy. W tym obszarze KSeF może tylko pomóc. Wdrożenie systemu przed oficjalnym, obowiązkowym terminem pokaże, że firma ceni innowacje i jest gotowa do korzystania z nowoczesnych technologii, co z pewnością spotka się z pozytywnym odbiorem klientów i partnerów biznesowych.
Warto więc postrzegać KSeF jako inwestycję, która może być początkiem do zdobycia przewagi konkurencyjnej. Dobrze opracowane działania pozwolą na optymalizację kluczowych procesów w całej firmie.
Bank wsparciem w integracji z nowym systemem
Banki mogą wspierać firmy w efektywnej integracji z KSeF. Liderem w tej dziedzinie na polskim rynku jest ING Bank Śląski. Postanowił wykorzystać wdrażanie KSeF jako okazję do pomocy przedsiębiorcom w zakresie płatności.
ING Bank Śląski stworzył unikalne narzędzie integrujące bankowość online z KSeF, umożliwiając firmom wystawianie, odbieranie i przechowywanie e-faktur bezpośrednio w systemie bankowym. Proces integracji jest uproszczony i odbywa się za pomocą tokena generowanego w portalu Ministerstwa Finansów, co umożliwia szybkie i bezpieczne połączenie systemów.
– Nie jest to element przewidziany w ustawie ani wymagany. To nasza koncepcja na to, jak dzięki KSeF ułatwić prowadzenie firmy w obszarze zarządzania płatnościami. Mamy nadzieję, że ta nowość pozytywnie zaskoczy naszych klientów – zaznacza Bartosz Traczyk, dyrektor zarządzający, Daily & Transaction Banking Products w ING Banku Śląskim.
Łatwo i bezpiecznie
Jak dodaje, ta innowacja została wprowadzona również po to, by korzyści płynące ze standaryzacji faktur przekazać firmom. Przedsiębiorca korzystający z systemu finansowo-księgowego będzie mógł zintegrować bankowość internetową ING także bezpośrednio z KSeF.
– Jeszcze przed wdrożeniem KSeF, w bankowości internetowej pojawi się specjalna zakładka, w której klient będzie mógł dokonać integracji z tym systemem, wymienić token lub certyfikat autoryzacyjny, dzięki czemu faktury będą się tam pojawiały. Najważniejszą zaletą jest to, że przedsiębiorca zapłaci fakturę w prosty i bezpieczny sposób. Nie będzie musiał sprawdzać, czy nie popełnił błędu np. podczas wprowadzania danych. Będzie miał pewność, że faktura pochodzi z bezpiecznego źródła, czyli z KSeF – wyjaśnia Bartosz Traczyk.
Dodaje również, że przedsiębiorca zyska większą kontrolę nad tym, za co płaci, ponieważ na tym etapie będzie miał możliwość wizualizacji faktury dotyczącej płatności.
– To dopiero początek, będziemy rozwijać te funkcje. Dodamy np. powiadomienia dla firm o pojawieniu się nowej faktury – informuje Bartosz Traczyk.
Zaznacza, że jest to bardzo ważne, ponieważ częstym powodem do obaw w rozmowach o KSeF jest wystawianie faktur przedsiębiorcom, którzy nie wiedzą o takim działaniu.
Automatycznie i bez ryzyka błędów
Integracja z KSeF w ING Banku Śląskim została zaprojektowana tak, aby nie wymagała od przedsiębiorcy wiedzy informatycznej ani działań wdrożeniowych po stronie dostawcy jego usług księgowych. Narzędzie automatycznie importuje faktury ustrukturyzowane od kontrahentów bezpośrednio do ING Księgowość, jak również wysyła wystawione faktury do KSeF, minimalizując pracę ręczną i ryzyko błędów.
Oferowana przez ING integracja z KSeF ułatwia codzienne fakturowanie, ogranicza formalności i pozwala skupić się na prowadzeniu działalności. Warto dodać, że narzędzie to jest całkowicie bezpłatne. Nie wiążą się z nim żadne ukryte opłaty. Aby korzystać z pełnej funkcjonalności, wystarczy posiadać aktywne konto w portalu.
– Dzięki zmianom związanym z KSeF umożliwimy małym firmom działanie w sposób, który dotychczas był właściwie zarezerwowany dla dużych podmiotów – zwraca uwagę Bartosz Traczyk.
Trampolina do rozwoju
Prawidłowe wdrożenie KSeF sprawi, że nie będzie on tylko kolejnym obowiązkiem, ale możliwością wyprzedzenia konkurentów na rynku. Tym bardziej warto zadbać o niuanse i szczegółowo przygotować się do integracji używanych przez firmę narzędzi z nowym systemem fakturowania.
W procesach technologicznych związanych z KSeF pomocna może okazać się integracja oferowana przez bank. Mając to na uwadze, warto przemyśleć skorzystanie z unikalnego rozwiązania oferowanego przez ING Bank Śląski. Ułatwi ono wyprzedzenie konkurencji i przyspieszy rozwój technologiczny firmy.
Partnerem publikacji jest ING Bank Śląski