Krajowy System e-Faktur wkroczył w nowy rozdział. Z dniem 1 kwietnia obowiązek wystawiania faktur dotyczy już znacznej większości przedsiębiorstw. Dopiero rozpoczynasz swoją interakcję z tym systemem? Zapoznaj się z kluczowymi informacjami i sprawdź, na co szczególnie zwrócić uwagę.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wszedł w życie w Polsce 1 lutego. W tym dniu, fakturowanie za jego pośrednictwem stało się konieczne dla największych podmiotów, które w roku 2024 osiągnęły przychody przekraczające 200 mln zł. Kolejną istotną datą dla systemu jest 1 kwietnia. Wtedy to, do KSeF muszą dołączyć pozostali przedsiębiorcy. Wyjątek stanowią ci, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie. Oni zostaną włączeni do systemu od 1 stycznia 2027 r.
O czym powinni pamiętać przedsiębiorcy, których dotyczy system? Jak go obsługiwać? Na co szczególnie uważać? Odpowiedzi znajdziesz poniżej. Przedstawiamy wskazówki od specjalistów z Ministerstwa Finansów.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to platforma elektroniczna, mająca na celu umożliwienie przedsiębiorcom wystawianie, wysyłanie, odbieranie oraz archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych. Wszystkie faktury są dostępne w jednym miejscu, co redukuje ilość papierowej dokumentacji. System automatycznie archiwizuje faktury i stanowi krok w kierunku cyfryzacji zarządzania tymi dokumentami.
Jak zalogować się do KSeF?
- Przejdź na stronę: ksef.podatki.gov.pl i wybierz przycisk „Zaloguj się do KSeF”, który znajduje się po prawej stronie.
- Wybierz metodę logowania. Możesz to zrobić poprzez:
- login.gov.pl (w tym aplikację mObywatel, bankowość elektroniczną, e-dowód lub Profil Zaufany),
- kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć.
Logowanie przez aplikację mObywatel
- wybierz opcję logowania przez login.gov.pl,
- wybierz aplikację mObywatel jako sposób uwierzytelnienia,
- zeskanuj kod QR w aplikacji na swoim telefonie,
- potwierdź udzielenie dostępu do danych.
Po zalogowaniu, będziesz mógł korzystać z systemu zgodnie z Twoimi uprawnieniami. Jeśli reprezentujesz firmę, upewnij się, że masz przyznane odpowiednie uprawnienia w KSeF.
Co się stanie, jeśli popełnię błąd podczas wystawiania faktury w KSeF?
Rok 2026 to okres adaptacyjny – w tym czasie nie będą nakładane sankcje za błędy wynikające z użytkowania KSeF. Najważniejsze jest spokojne zaznajomienie się z nowymi zasadami, implementacja systemu oraz adaptacja procedur w przedsiębiorstwach.
Kto musi korzystać z KSeF?
Obowiązek używania KSeF (w zakresie generowania faktur) jest wprowadzany stopniowo:
- od 1 lutego 2026 r. – dla firm, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2024 r.,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych firm oraz innych podmiotów wystawiających faktury (z wyjątkiem pewnych sytuacji określonych w przepisach),
- od 1 stycznia 2027 r. – dla przedsiębiorców, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł. brutto.
Dla najmniejszych podatników przewidziano rozwiązanie tymczasowe – jeśli w danym miesiącu wartość sprzedaży udokumentowana fakturami (brutto, z VAT) nie przekracza 10 000 zł, nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF do końca 2026 r. W przypadku przekroczenia tego pułapu, obowiązek ten pojawia się od faktury, która ten limit przekroczyła.
Czy obowiązkowy KSeF dotyczy konsumentów?
Nie – obowiązkowy KSeF nie obejmuje faktur dokumentujących transakcje z konsumentami (B2C). Obowiązek generowania faktur w KSeF odnosi się do relacji między przedsiębiorcami (B2B), natomiast w przypadku transakcji z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej nie ma konieczności wystawiania faktur w KSeF. Takie faktury mogą być nadal wystawiane poza systemem, na dotychczasowych zasadach. Istnieje możliwość dobrowolnego wystawiania faktur B2C w KSeF, ale należy pamiętać, aby dostarczyć fakturę nabywcy w sposób z nim ustalony (np. jako wydruk lub plik, z kodem QR).
Jak odebrać fakturę w KSeF?
a. Wybierz narzędzie
Możesz skorzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów:
- Aplikacja Podatnika KSeF (ksef.podatki.gov.pl),
- Aplikacja Mobilna KSeF,
- e-mikrofirma (przez e-Urząd Skarbowy).
Możesz również użyć rozwiązań komercyjnych.
b. Zaloguj się do systemu
- przez stronę KSeF lub system księgowy,
c. Znajdź fakturę
- przejdź do sekcji „Lista faktur”,
- znajdziesz tam wszystkie faktury wystawione dla Ciebie.
Regularnie sprawdzaj, czy pojawiły się nowe faktury – ma to znaczenie np. dla terminu płatności.
Jak uzyskać certyfikat i jakie są jego rodzaje?
Typy certyfikatów KSeF:
- certyfikat typu 1 – służy do autoryzacji w systemie,
- certyfikat typu 2 – wymagany przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych (offline-niedostępność KSeF, offline24, tryb awaryjny); umożliwia oznaczenie faktury kodem QR do weryfikacji.
Jak uzyskać certyfikat?
Certyfikat KSeF można uzyskać poprzez złożenie wniosku w systemie – ta opcja jest dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Aby uzyskać certyfikat:
- należy zweryfikować swoją tożsamość w KSeF jako podatnik lub osoba upoważniona (np. poprzez Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej, podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowaną),
- następnie złożyć wniosek o wydanie certyfikatu, wpisując dane wymagane przez system,
- po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, certyfikat zostanie wygenerowany i udostępniony do pobrania.
Certyfikat KSeF jest ważny maksymalnie 2 lata od daty jego wygenerowania lub od daty rozpoczęcia jego ważności, wskazanej przez podatnika.
Kto może uzyskać certyfikat?
Certyfikat może otrzymać każdy podatnik/podmiot posiadający NIP, a także osoby i podmioty przez niego upoważnione. Aby uzyskać certyfikat KSeF, należy zalogować się do systemu.
Szczegółowe informacje znajdują się na stronie: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef
Jak działa samofakturowanie w KSeF?
Samofakturowanie w KSeF funkcjonuje tak samo jak do tej pory – nabywca ma możliwość wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy, pod warunkiem, że strony zawarły odpowiednią umowę. Jedyna zmiana polega na tym, że nabywca musi mieć przyznane odpowiednie uprawnienia w systemie, aby mógł generować e-faktury w imieniu sprzedawcy. Sam mechanizm samofakturowania oraz wynikające z niego zobowiązania podatkowe pozostają bez zmian.
Co się stanie po przekroczeniu progu 10 tys. zł?
Jeśli w danym miesiącu przekroczysz próg 10 tys. zł, jesteś zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF – począwszy od faktury, która ten próg przekroczyła. Od tego momentu, wszystkie następne faktury również powinny być wystawiane w systemie.
Ważne: po przekroczeniu limitu, nie wracasz już do poprzednich zasad, nawet jeśli w kolejnych miesiącach wartość sprzedaży dokumentowana fakturami będzie niższa.
Co jest wliczane do limitu?
Do limitu wlicza się wyłącznie sprzedaż dokumentowaną fakturami, które podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF. Limit jest ustalany jako łączna wartość tych faktur w danym miesiącu, liczona w kwotach brutto (czyli z VAT).
Do limitu 10 000 zł nie wlicza się:
- sprzedaży na rzecz osób prywatnych (B2C),
- sprzedaży rejestrowanej na kasie fiskalnej,
- paragonów z NIP do 450 zł (faktury uproszczone),
- faktur wyłączonych z KSeF na mocy przepisów szczególnych.
Jak należy postępować w trybie offline i offline 24?
W ramach obowiązkowego KSeF 2.0 istnieją dwa sposoby wystawiania faktur: tryb online i tryb offline. Tryb online to wystawianie faktur polegające na przesyłaniu pliku faktury do KSeF w czasie rzeczywistym. Tryb offline polega na wystawieniu faktury poza KSeF i przesłaniu jej do systemu w terminie określonym przez prawo.
Tryby offline
Rodzaje trybów:
Tryb offline24 – masz możliwość wystawienia faktury bez połączenia z KSeF, ale musisz przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Ważne: Twój kontrahent otrzymuje tę fakturę w KSeF – nie przekazujesz jej nabywcy przed przesłaniem jej do systemu.
Tryb offline (niedostępność KSeF) – stosowany, gdy system KSeF jest chwilowo niedostępny (np. z powodu prac konserwacyjnych); faktury wystawiasz poza systemem i przesyłasz do KSeF najpóźniej dzień po ustąpieniu niedostępności. Ważne: Twój kontrahent otrzymuje tę fakturę w KSeF – nie przekazujesz jej nabywcy przed przesłaniem jej do systemu. Informacja o czasowej niedostępności systemu z powodu prac konserwacyjnych będzie publikowana z wyprzedzeniem w BIP MF oraz będzie dostępna z poziomu oprogramowania do wystawiania faktur, z którego korzystasz.
Tryb awaryjny – używany po ogłoszeniu awarii KSeF w komunikacie w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Umożliwia kontynuowanie wystawiania faktur pomimo problemów technicznych systemu. W tym czasie faktura jest wystawiana elektronicznie zgodnie ze strukturą FA(3) i przekazywana kontrahentowi w uzgodniony sposób. Następnie należy ją przesłać do KSeF w celu uzyskania numeru – nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od ustąpienia awarii. Ważne: tylko w tym przypadku możesz przekazać fakturę swojemu kontrahentowi przed jej przesłaniem do KSeF.
Awaria całkowita KSeF – sytuacja nadzwyczajna, w której KSeF nie działa z przyczyn systemowych (np. związanych z bezpieczeństwem państwa lub infrastruktury). Komunikat o tej awarii zostanie opublikowany w mediach, np. radiu, telewizji, Internecie. W tym okresie podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF – bez użycia wzoru faktury ustrukturyzowanej do KSeF i bez konieczności późniejszego przesyłania ich do systemu. Faktury mogą być przekazywane kontrahentom w dowolny sposób, co ma zapewnić ciągłość obrotu gospodarczego w sytuacjach kryzysowych.
Uwaga: jeśli wystawisz fakturę poza KSeF, nie wystawiaj jej ponownie w tym systemie. Takie działanie spowoduje wystawienie dwóch oddzielnych faktur za jedną transakcję. Przy kolejnej transakcji wystaw fakturę już poprawnie w systemie, tam też odbiorca ją otrzyma.
Należy pamiętać, że wizualizację faktury wystawca może udostępnić nabywcy dopiero po jej zarejestrowaniu w systemie (uzyskaniu numeru KSeF). Taka faktura jest wtedy opatrzona kodem i numerem KSeF.
Kiedy i jak złożyć ZAW-FA?
ZAW-FA jest składane w celu uzyskania dostępu do KSeF i wyznaczenia osoby do jego obsługi.
Kogo dotyczy?
- podmiotów niebędących osobą fizyczną (np. spółek, jednostek samorządu terytorialnego, fundacji, stowarzyszeń), które nie posiadają pieczęci kwalifikowanej,
- organów egzekucyjnych.
Kiedy złożyć?
- przed rozpoczęciem korzystania z KSeF.
Jak złożyć?
- w formie papierowej – w urzędzie skarbowym lub za pośrednictwem poczty,
- elektronicznie – za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego do odpowiedniego naczelnika urzędu.
Jak nadać uprawnienia swojej księgowej?
Najłatwiej jest przyznać uprawnienia za pomocą systemu KSeF:
- zaloguj się do KSeF,
- przejdź do sekcji zarządzania uprawnieniami,
- wybierz osobę i przyznaj jej odpowiedni zakres uprawnień.
Gdzie szukać pomocy i dodatkowych informacji?
Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa realizują różnorodne działania wspierające wdrażanie i obsługę KSeF. Jednym z najważniejszych narzędzi jest infolinia KAS, która jest czynna całą dobę i dostępna dla przedsiębiorców. Konsultanci oferują zarówno wsparcie merytoryczne, jak i techniczne związane z funkcjonowaniem systemu. Można dzwonić pod numery:
- 22 330 03 30 (z telefonów komórkowych)
- 801 055 055 (z telefonów stacjonarnych)
- +48 22 330 03 30 (z zagranicy)
Ponadto, przedsiębiorcy mogą skorzystać z formularza kontaktowego dostępnego na stronie ksef.podatki.gov.pl/formularz oraz umówić się na wizytę w urzędzie skarbowym. Pracownicy urzędów udzielają potrzebnych informacji i pomagają w nauce obsługi systemu.
Korzystaliśmy z informacji udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.