Krajowy System e-Faktur przyprawia wielu przedsiębiorców o zawrót głowy. Część z nich, słysząc o kolejnych trudnościach związanych z tym systemem, najchętniej scedowałaby obowiązki firmowe na barki specjalistów od księgowości z biura rachunkowego. Ale czy druga strona byłaby zainteresowana takim rozwiązaniem? W jaki sposób księgowi mogą wesprzeć przedsiębiorców, a co przedsiębiorcy muszą ogarnąć samodzielnie?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wiąże się z nałożeniem wielu obowiązków na firmy. Przedsiębiorcy, dowiadując się o nich, przeważnie szukają pomocy u księgowych. Uważają, że eksperci od finansów mogą ich zastąpić i w efekcie to na nich będzie ciążyła pełna odpowiedzialność za obsługę nowego systemu.
Są w błędzie. To przedsiębiorca jako płatnik podatków jest odpowiedzialny za właściwe funkcjonowanie systemu w firmie, a w przypadku pomyłek to on poniesie konsekwencje prawne.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Tej odpowiedzialności nie przekażesz
Po uruchomieniu KSeF właściciele firm nazbyt często zrzucają odpowiedzialność na księgowych, sądząc, że całą procedurę można w całości zlecić podmiotowi zewnętrznemu. Niestety, istnieją obszary, które wymagają osobistego wkładu ze strony przedsiębiorcy. Jakie? O tym przeczytasz poniżej.
Przy okazji warto wspomnieć, że KSeF nie sprowadza się tylko do samego księgowania dokumentów – do czego zazwyczaj angażujemy księgowych – lecz jest to szerszy zakres działań, które mają wpływ na prawidłowe działanie firmy.
Warto uzgodnić, kto co ma robić
Nie można zatem przekazać biuru rachunkowemu odpowiedzialności za wszystkie działania związane z KSeF, ale w wielu czynnościach jego pracownicy mogą wesprzeć przedsiębiorcę. Kluczowe jest dokładne ustalenie podziału ról i odpowiedzialności – jakie czynności należą do przedsiębiorcy, a jakie do księgowych. Trzeba pamiętać, że zakres wsparcia księgowej lub biura rachunkowego w zakresie e-faktur zależy głównie od powierzonych im zadań.
– Samo podpisanie umowy o obsługę księgową nie oznacza, że biuro przejmuje także obsługę KSeF. W praktyce niezbędne jest jasne określenie, czy biuro tylko księguje dokumenty, czy ma też przejąć szersze kompetencje – m.in. odpowiedzialność za pobieranie faktur, monitorowanie statusów oraz realizację większości obowiązków w systemie. Księgowy lub biuro rachunkowe mogą pomagać firmie w korzystaniu z systemu e-faktur, jednak nie przejmują odpowiedzialności ani za organizację całego procesu po stronie firmy, ani za używanie KSeF zgodnie z ustalonymi obowiązkami – tłumaczy Joanna Łuksza, kierownik zespołu ekspertów księgowych w iFirma.pl.
Za co odpowiada przedsiębiorca?
To przedsiębiorca jest odpowiedzialny za organizacyjne i techniczne przygotowanie firmy do funkcjonowania w KSeF – niezależnie od tego, w czym pomoże mu księgowość. Właściciel firmy odpowiada za zorganizowanie całego procesu – tak, aby spełniał on obowiązki podatkowe i aby nie doszło do zakłóceń w normalnym działaniu działalności.
Do jego zadań w praktyce należy przede wszystkim: zapewnienie dostępu księgowym do systemu, przydzielenie właściwych uprawnień osobom lub podmiotom działającym w imieniu firmy, wybór narzędzi używanych do fakturowania oraz ustalenie procedur obiegu dokumentów. Zadaniem właściciela firmy jest także dbanie o kontrolę poprawności wystawianych faktur, prawidłowe przesyłanie ich do systemu oraz reagowanie na błędy i sytuacje awaryjne.
Co zawrzeć w umowie z biurem rachunkowym?
W umowie między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym powinien być określony zakres działań tego biura lub księgowej. Należy również jasno określić, według jakich zasad ma przebiegać współpraca przy obsłudze KSeF. Jedną z kwestii, które trzeba rozstrzygnąć jest np. to, czy biuro ma tylko księgować dokumenty, czy również wykonywać czynności operacyjne w systemie.
Przy okazji trzeba także określić zasady przyznawania uprawnień, sposób przekazywania dokumentów i podział zadań na kolejnych etapach procesu. Nie należy zapominać o trybie postępowania w razie błędów, odrzucenia faktury lub awarii systemu. Dzięki tym ustaleniom zmniejszymy ryzyko operacyjne i jednoznacznie ustalimy, jakie działania ma realizować księgowość, a jakie pozostają w gestii przedsiębiorcy.
– Warto pamiętać, że jeżeli obsługą księgową zajmuje się więcej niż jedna osoba, samo powierzenie obsługi KSeF nie oznacza automatycznego przyznania uprawnień całemu zespołowi. Dlatego umowa powinna wskazywać nie tylko zakres powierzonych czynności, lecz także konkretne osoby uprawnione do działania w systemie w imieniu przedsiębiorcy. Taki zapis porządkuje współpracę i zmniejsza ryzyko nieporozumień dotyczących przebiegu obsługi KSeF – dodaje Joanna Łuksza.
Kto odpowie za błędy firmy w KSeF?
Zadania i odpowiedzialność między przedsiębiorcą a księgowymi trzeba podzielić przede wszystkim dlatego, że nieprawidłowości dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur mogą wywołać dwa odrębne rodzaje konsekwencji. Po pierwsze mamy do czynienia z odpowiedzialnością podatkową przedsiębiorcy wobec organów podatkowych. Nie można jednak zapominać o drugiej kwestii, czyli odpowiedzialności księgowej lub biura rachunkowego wobec przedsiębiorcy, w sytuacji, gdy błędy wynikają z działań, które to oni mieli realizować zgodnie z zawartą umową.
Za błędy związane z obowiązkami podatkowymi i właściwym fakturowaniem w KSeF odpowiedzialność jako podatnik ponosi przedsiębiorca.
– Ustawa o VAT przewiduje sankcje m.in. za niewystawienie faktury w KSeF, wystawienie jej niezgodnie z obowiązującą strukturą lub nieterminowe przesłanie do systemu. Zgodnie z aktualnymi przepisami ich stosowanie ma zacząć się od 1 stycznia 2027 r. Jeżeli natomiast problem wynika z działania księgowej albo biura rachunkowego w zakresie obowiązków wyraźnie im powierzonych, ich odpowiedzialność wobec przedsiębiorcy może być oceniana na podstawie umowy lub ogólnych zasad odpowiedzialności cywilnej – podkreśla ekspertka iFirma.pl.