Jedną z fundamentalnych decyzji przedsiębiorcy w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur jest określenie zastosowania certyfikatu. Błąd w tej kwestii może skutkować brakiem możliwości wystawiania dowodów sprzedaży w trakcie zakłóceń systemu lub przy braku połączenia z siecią. Na co właściciele firm powinni szczególnie uważać?
Wybór certyfikatu w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) może wydawać się jednym z wielu technicznych detali. Jednakże eksperci podkreślają, że stanowi to jedną z decydujących decyzji w działalności.
– Wielu przedsiębiorców postrzega certyfikat w KSeF jako zwykły plik do pobrania. Tymczasem jest to cyfrowy klucz do wymiany informacji z administracją podatkową, który ma wpływ na bezpieczeństwo procesów w firmie – zaznacza Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka w obszarze księgowo-podatkowym w fillup k24.
Dodaje, że szczególną ostrożność właściciele przedsiębiorstw powinni wykazać podczas generowania certyfikatu w Aplikacji Podatnika. System żąda wówczas od nich określenia przeznaczenia certyfikatu, prezentując dwa określenia: „Podpis linku do weryfikacji wystawcy” oraz „Uwierzytelnienie w systemie KSeF”. Przedsiębiorcy mogą nie być świadomi tego, że różnica między nimi określa dwa różne sposoby funkcjonowania firmy.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Podczas awarii nie wystawisz faktury
Pierwszym typem jest certyfikat do pracy w trybie offline. Jest on wykorzystywany jedynie w sytuacjach wyjątkowych, czyli przede wszystkim w przypadku awarii lub czasowej niedostępności systemu. Należy również pamiętać, że znajduje on zastosowanie w dobrowolnym trybie „offline24”, umożliwiającym fakturowanie w przypadku braku dostępu do KSeF z przyczyn leżących po stronie podatnika. Jeżeli przedsiębiorca posiada taki certyfikat, może nadal fakturować, nawet bez połączenia – jednak pod warunkiem spełnienia dokładnie sprecyzowanych wymagań technicznych.
– Faktura wystawiona w trybie offline musi zawierać dwa kody QR: z oznaczeniem „OFFLINE” oraz z oznaczeniem „CERTYFIKAT”, potwierdzającym tożsamość wystawcy. Co istotne – tryb offline nie jest dostępny w darmowym narzędziu ministerialnym. Oznacza to, że przedsiębiorcy używający wyłącznie rządowej aplikacji nie będą mogli wystawić faktury w trybie offline w razie zakłóceń. Taką opcję oferują jedynie komercyjne systemy zintegrowane z KSeF – zwraca uwagę Zuzanna Kwiatkowska z fillup k24.
Dodaje, że brak certyfikatu do trybu offline może prowadzić do utraty możliwości poprawnego wystawienia faktury w sytuacji kryzysowej.
Uwierzytelnia, ale nie pomaga w razie awarii
Z kolei drugim typem jest certyfikat do uwierzytelniania. Ten, wbrew przekonaniu wielu osób, nie służy do podpisywania faktur ani nie jest rozwiązaniem w przypadku awarii. Ma on przede wszystkim uwierzytelniać użytkownika w KSeF w systemach komercyjnych – stanowi jedną z akceptowalnych metod logowania. Kiedy użytkownik się zaloguje, system zweryfikuje uprawnienia przypisane do identyfikatora podatkowego (NIP lub PESEL) oraz przeanalizuje powiązania w bazach danych administracji skarbowej.
– W praktyce oznacza to, że jeśli certyfikat został wygenerowany na NIP, system bierze pod uwagę uprawnienia przypisane do tego NIP, a jeśli na PESEL – sprawdzane są uprawnienia powiązane z tym numerem. Jeżeli między NIP i PESEL istnieje formalne połączenie, użytkownik może działać w systemie w zakresie uprawnień przyznanych na oba identyfikatory – niezależnie od tego, na który z nich wystawiono certyfikat – wyjaśnia Zuzanna Kwiatkowska.
Ten rodzaj certyfikatu pełni zatem rolę cyfrowego klucza dostępu – tożsamość użytkownika jest potwierdzana technicznie, natomiast zakres dopuszczalnych działań zależy od przyznanych mu wcześniej formalnie uprawnień
Wybór, którego skutki odczuje cały biznes
Jeżeli przedsiębiorca niewłaściwie wybierze przeznaczenie certyfikatu w panelu administracyjnym KSeF, konsekwencją może być ograniczenie funkcjonalności systemu i utrudnienie poprawnego oznaczania faktur. Niekiedy wynikiem takiej decyzji może być kompletne zaburzenie procesu sprzedaży.
– W dobie powszechnej cyfryzacji obiegu faktur nawet pozornie techniczny wybór może mieć bardzo konkretne skutki biznesowe. Certyfikat w KSeF to nie formalność – to instrument, który decyduje o tym, czy firma w ważnym momencie będzie mogła funkcjonować bez zakłóceń. Wykorzystanie odpowiednich rozwiązań technologicznych pozwala zautomatyzować te procesy, dając przedsiębiorcy pewność, że jego system jest przygotowany na każdą ewentualność – podkreśla ekspertka w dziedzinie księgowo-podatkowej z fillup k24.