Krajowy System e-Faktur wywołuje wśród przedsiębiorców liczne komplikacje. Wielu z nich najchętniej realizowałoby rozliczenia z jego pominięciem. Coraz więcej właścicieli firm rozważa sporządzanie not księgowych zamiast faktur, sądząc, że pozwala to na pozostawienie go poza systemem. Czy to poprawne przypuszczenie?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) coraz mocniej daje się odczuć przedsiębiorcom. Od początku jego funkcjonowania, a więc od 1 lutego, trudności sprawiały długotrwałe niedostępności podczas logowania do systemu, co było konsekwencją przeciążenia Profilu Zaufanego.
To był zaledwie wstęp– właściciele firm nadal zmagają się z weryfikacją faktur od nieznanych kontrahentów, natomiast przy przesyłaniu dokumentów powinni pamiętać o tym, aby nie przekroczyć ustalonych limitów, które nie są od razu widoczne. Pojawiły się także pierwsze próby nadużyć – przestępcy podszywają się pod pracowników urzędu skarbowego.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Mit generujący zbędne ryzyko prawne
Część przesłanych do KSeF faktur jest przez niego odrzucana, a niektóre są niewidoczne. Problemów z dowodami sprzedaży w KSeF jest tak dużo, że wielu przedsiębiorców najchętniej dokonywałoby rozliczeń poza systemem. Ostatnio coraz częściej rozpowszechniana jest w mediach opinia, że posługiwanie się rachunkami zamiast faktur ustrukturyzowanych zwalnia z obowiązku używania KSeF. Czy to prawda?
– To mylne przekonanie, które może wystawić przedsiębiorców na zbyteczne ryzyko prawne – mówi Bogdan Zatorski, ekspert od KSeF i kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii, dla Business Insidera.
Różnice w podstawie prawnej i roli
Dodaje, że różnice między rachunkiem a fakturą wynikają z podłoża prawnego oraz roli obu dokumentów. Definicja faktury została zawarta w ustawie o VAT. W fakturze muszą znaleźć się konkretnie wyszczególnione elementy, np. dane stron (sprzedającego i kupującego), przedmiot transakcji, wartość netto/brutto oraz suma podatku.
– Faktura służy do rozliczeń podatkowych oraz poświadcza prawo nabywcy będącego podatnikiem do odliczenia podatku naliczonego – podkreśla Bogdan Zatorski.
Natomiast rachunek jest jedynie uproszczonym potwierdzeniem sprzedaży, przewidzianym w Ordynacji podatkowej. Używa się go zazwyczaj w kontaktach z nabywcami, którzy nie są płatnikami VAT.
Według Bogdana Zatorskiego w odniesieniu do przedsiębiorców użycie rachunku nie zastępuje faktury w KSeF, czyli tej ustrukturyzowanej.
– Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy podatników. A jak wynika z art. 15 ustawy o VAT, podatnikiem jest każda osoba fizyczna lub prawna prowadzącą samodzielnie działalność gospodarczą w rozumieniu regulacji VAT. Co ważne – status podatnika posiadają także podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego (tzw. mali podatnicy) – mówi Bogdan Zatorski dla BI.
Jedynie kilka wyjątków
Jednocześnie w ustawie o VAT określono jedynie kilka przypadków, gdy dozwolone jest wystawianie faktur papierowych lub elektronicznych poza KSeF. Jak czytamy w BI, chodzi m.in. o transakcje na rzecz konsumentów (B2C), podmioty niemające siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce oraz specyficzne usługi udokumentowane np. biletami pełniącymi funkcję faktury (opłaty za autostrady, bilety kolejowe).
Bogdan Zatorski zaznacza, że próba obejścia przepisów poprzez wystawianie rachunków zamiast faktur nie zmienia natury działania podlegającego opodatkowaniu. Jest to ryzykowne postępowanie, które grozi następstwami prawnymi. Zamiast poszukiwać takich metod, firmy powinny raczej zastanowić się nad wdrożeniem narzędzi, które automatyzują procesy i zagwarantują zgodność z regulacjami, w tym z nowym systemem fakturowania.