Krajowy System e-Faktur wciąż zaskakuje. Przedsiębiorcy w trakcie jego użytkowania nieustannie napotykają nowe komplikacje lub trudności. Tym razem w centrum uwagi są faktury w walucie zagranicznej. Wraz z wdrożeniem KSeF łatwiej jest w nich o pomyłkę. Należy zwracać uwagę na detale.
Kolejna odsłona cyklu artykułów o kłopotach z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Tym razem analizujemy faktury w walucie obcej. Wraz z uruchomieniem nowej platformy zmienił się metoda techniczna ich generowania oraz raportowania do organów podatkowych. Obowiązują nowe reguły dotyczące dat na e-fakturze, prezentowania wartości (w walucie obcej oraz w złotówkach), jak również zgodności dokumentu z wymogami struktury KSeF.
To, co dotychczas było dobrowolne, obecnie jest koniecznością. Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż międzynarodową muszą skoncentrować się na szczegółach, gdyż o błąd nietrudno, bardziej niż dotychczas. Na co zwrócić szczególną uwagę? O tym poniżej.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Pamiętaj o warunkach
W nowym systemie dopuszczalne jest wystawianie faktur w walucie obcej zarówno w transakcjach krajowych, jak i międzynarodowych. Podatnicy muszą jednak pamiętać o dwóch wymaganiach.
– Po pierwsze, dokument musi być prawidłowo wypełniony w polach dotyczących waluty dokumentu oraz – jeśli jest to wymagane – w polach wykorzystywanych do wyliczeń podatkowych, zwłaszcza podstawy opodatkowania i kwoty podatku w złotych. Po drugie, zasadnicze znaczenie zyskuje data wystawienia dokumentu, ponieważ jest ona powiązana zarówno z momentem przesłania faktury do systemu KSeF, jak i z momentem powstania obowiązku podatkowego – podkreśla Katarzyna Krzemińska, szefowa biura rachunkowego w iFirma.
Wcześniej opcja, teraz obowiązek
To oznacza, że w samej procedurze realizacji transakcji nie ma zmian, jednakże trzeba zwrócić większą uwagę na integralność i kompletność danych.
– Same faktury w zasadzie się nie zmieniają – wciąż można rozliczać transakcję w innej walucie, a podatek VAT musi być wyrażony w złotówkach. Nowość polega na tym, że to, co wcześniej miało charakter „opisowy” lub opcjonalny, teraz staje się obowiązkowym elementem danych w strukturze e-faktury – dodaje Katarzyna Krzemińska.
Szczególną uwagę należy zwrócić na pole „KodWaluty”. Podmiot gospodarczy powinien wypełnić je trzyliterowym symbolem zgodnym z normą ISO 4217, np. PLN, EUR lub USD. Podstawową różnicą w porównaniu z fakturami wystawianymi poza KSeF jest metoda przedstawienia kursu walut. Wcześniej była to możliwość o charakterze informacyjnym, natomiast teraz przedsiębiorca jest zobowiązany do wypełnienia pola „KursWaluty” lub „KursWalutyZ” (dla faktur zaliczkowych).
P_1: który dzień jest datą wystawienia faktury?
Kolejną istotną kwestią jest to, kiedy faktura ustrukturyzowana dociera do systemu, ponieważ wpływa to na jej oficjalną datę wystawienia. I tak w trybie online faktura jest uznawana za wystawioną w dniu wysłania do nowego systemu (jeżeli data wpisana w polu P_1 jest zgodna z datą tej wysyłki).
Natomiast w sytuacji, gdy w P_1 wpiszemy datę wcześniejszą niż dzień przesłania faktury do systemu, dokument jest uznawany za wystawiony w trybie offline (czyli z przesłaniem go w następnym dniu roboczym). Z kolei datą wystawienia tej faktury staje się ta wpisana w polu P_1.
– To rozróżnienie jest ważne z perspektywy praktycznej i wpływa na uporządkowanie procesu. Firma musi upewnić się, czy wystawia dokument od razu w KSeF, czy sporządza go wcześniej i dopiero potem wysyła. W trybie offline24 istotne jest, aby faktura została przesłana do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego – podkreśla szefowa biura rachunkowego w iFirma.
Jaki kurs należy zastosować?
Jeżeli faktura jest wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po nim, do przeliczania VAT stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień. W sytuacji, gdy dokument wystawiono przed powstaniem tego obowiązku, właściwy jest kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Jako alternatywną opcję można również stosować kurs EBC (Europejskiego Banku Centralnego) z ostatniego dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub powstania obowiązku podatkowego. Jednakże w takim przypadku przedsiębiorca musi zwrócić uwagę, aby waluta inna niż euro była przeliczona z zastosowaniem kursu wymiany względem euro.
Przedsiębiorca może zastosować do przeliczenia VAT identyczny kurs, jak w podatku dochodowym (PIT). Ale wtedy – przy wyborze wspólnego kursu – powinien stosować tę metodę przez minimum 12 kolejnych miesięcy. Trzeba zatem o tym pamiętać przez cały rok.