Krajowy System e-Faktur od dawna nastręcza przedsiębiorcom trudności, jednak tego typu sytuacje są dla nich nie lada zaskoczeniem. Wygląda na to, że niektóre faktury przesłane do systemu finalnie do niego nie docierają. Zdarzają się też dokumenty-zjawy, które nie są w KSeF dostrzegalne.
Pierwsze tygodnie funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) charakteryzują się problemami, zarówno dla podmiotów sporządzających dokumenty, jak i ich odbiorców. Okazuje się, że niektóre faktury pomimo ich wysłania do KSeF nie docierają do nowego systemu, podczas gdy innych nie można tam odnaleźć – informuje Dziennik Gazeta Prawna. Jakie są powody takich trudności?
To zaburza pracę zespołów IT i rachunkowości
Zdarza się, że sprzedawca sporządza fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, księguje ją w swoim systemie, sądząc, że jest prawidłowa, jednak otrzymuje informację, że została odrzucona. W takim przypadku Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 proponuje ponowne przesłanie dokumentu do elektronicznej platformy.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
– Problem polega jednak na tym, że zanim specjaliści IT zlokalizują przyczynę odrzucenia faktury w KSeF, zostanie ona już zaksięgowana i powiązana z dalszymi etapami rozliczeń i sprawozdawczości w firmie – mówi Tomasz Groszyk, starszy menedżer z zespołu Business & Digital Services w Crido w rozmowie z DGP.
To wywołuje dezorganizację pracy firmowych informatyków i księgowych. Takie sytuacje potrafią skutecznie zaburzyć obieg dokumentów. Z jakiego powodu KSeF odrzuca te faktury?
– Przyczyną może być nieprawidłowe kodowanie plików XML, w których tworzone są faktury ustrukturyzowane. Trzy niedostrzegalne w edytorze bajty potrafią wstrzymać proces, w którym krążą dokumenty warte setki tysięcy złotych miesięcznie – podkreśla Tomasz Groszyk.
Resort finansów wskazuje także na inne możliwe powody, takie jak np. niepoprawne wpisanie przyszłej daty wystawienia faktury lub nieuzupełnienie wszystkich wymaganych rubryk. Rezultat jest taki, że do dokumentu nie zostaje przypisany numer KSeF, w związku z tym jest on traktowany jako nieistniejący – czytamy w DGP.
Ministerstwo finansów zaleca wdrożenie w systemach fakturowania mechanizmów sprawdzających zgodność plików XML ze strukturą logiczną jeszcze przed ich wysłaniem. Skutkiem tego kroku ma być obniżenie liczby odrzuceń.
To zwiastun poważniejszych kłopotów
Według Tomasza Groszyka tego typu problemy w większym zakresie mogą się ujawnić w marcu, gdy firmy będą przesyłać JPK_VAT za luty, czyli pierwszy miesiąc obowiązywania nowego systemu.
– JPK_VAT wymaga wskazania konkretnych dokumentów jako podstawy odliczenia VAT – z podziałem na faktury wystawiane w KSeF i poza nim. Jeśli faktura istnieje w ERP, czyli systemie firmowym, ale nie ma jej w KSeF, to powstaje rozbieżność, którą systemy analityczne administracji skarbowej mogą uznać za symptom ryzyka – podkreśla ekspert Crido.
Jeszcze większy chaos z fakturami może wystąpić w kwietniu, gdy obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie następną grupę przedsiębiorstw. Tomasz Groszuk zaznacza, że firmy, wchodząc w okres największego obciążenia systemu, muszą myśleć znacznie szerzej niż tylko o tym, czy faktury są przekazywane technicznie prawidłowo.
Faktury-widma. Są w systemie, ale nie można ich zobaczyć
W KSeF-ie istnieją również inne problemy związane z widocznością faktur. Otóż bywa, że system akceptuje prawidłowo sporządzoną fakturę, jednak nabywca nie jest w stanie jej dostrzec – pomimo że wystawca otrzymał wygenerowane przez system urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Powodem może być np. zapisywanie faktur w niewłaściwym module.
Prawidłowo wystawionej faktury można nie ujrzeć również z innych przyczyn. Tak dzieje się np. w przypadku faktur wystawionych dla polskiego przedsiębiorcy na numer VAT-UE. Ten przedsiębiorca po zalogowaniu się do KSeF za pomocą krajowego NIP nie będzie mógł w nim zobaczyć tych faktur – pomimo że formalnie chodzi o ten sam numer.
Inny możliwy powód problemów z brakiem widoczności faktury w KSeF wskazuje w rozmowie z DGP Michał Bartosiński, starszy menedżer IT w Aider Polska. Zwraca on uwagę na zagadnienie sekcji CDATA. Wykorzystuje się ją, aby bezpiecznie przesyłać znaki specjalne, takie jak @ czy #, wewnątrz pól tekstowych.
– Zgodnie ze specyfikacją XML i schematem faktury ustrukturyzowanej użycie tej sekcji jest w pełni poprawne i zgodne z gramatyką języka – mówi ekspert.
Systemy informatyczne MF mają jednak kłopoty z wizualizacją takiej faktury, co w praktyce eliminuje możliwość jej podglądu przez nabywcę w oficjalnych narzędziach udostępnionych przez resort finansów. W efekcie takich dokumentów w KSeF nie da się zobaczyć.
KSeF czyli problemy i kontrowersje
KSeF od początku funkcjonowania sprawia przedsiębiorcom sporo trudności. Już od jego startu, który nastąpił 1 lutego, właściciele firm mieli ogromne problemy z tym, aby się do niego zalogować. Przyczyną były wielo godzinne awarie Profilu Zaufanego, który służył jako dostęp do KSeF.
Przedsiębiorcy zwracali uwagę na potrzebę wprowadzenia innej darmowej możliwości logowania. To spowodowało, że Ministerstwo Finansów przyspieszyło prace nad nowymi opcjami. W ich rezultacie – po zintegrowaniu nowego systemu z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej – od 14 lutego przedsiębiorcy mogą wejść do KSeF m.in. przez aplikację mObywatel, mojeID (bankowość elektroniczna), e-dowód i profil zaufany.
Oszustwa i zagrożenia, których nie widać
Trzeba uważać także na oszustwa związane z KSeF. Już kilka dni po jego uruchomieniu systemu pojawiły się pierwsze nieuczciwe działania ze strony przestępców. Przedsiębiorcy dostawali e-maile od nadawcy podszywającego się pod urząd skarbowy. Pytał on o stan przygotowania podatnika do korzystania z KSeF i wysyłał prośbę o odesłanie odpowiedzi. To naturalnie podrobione e-maile i próby wyłudzenia – ostrzega Ministerstwo Finansów.
Ale są również niebezpieczeństwa, których nie widać, a warto posiadać dotyczącą ich wiedzę. Dotyczą one kwestii technicznych i limitów. Okazuje się, że dla przedsiębiorcy wyzwaniem może stać się nie tylko treść faktury, ale także jej wielkość i częstotliwość komunikacji firmy z nowym systemem.
Od uruchomienia KSeF w sieci krąży wiele nieprawdziwych wiadomości o tej platformie. Można spotkać mylne relacje i tezy, jakoby system miał służyć m.in. inwigilacji podatników lub umożliwiać dostęp do danych obcym służbom. Jaka jest rzeczywistość? Posłuchajmy opinii ekspertów.