Start Krajowego Systemu e-Faktur był anonsowany jako rewolucja w księgowości i „kres ery papieru”. Lecz już pierwsze dni po wprowadzeniu KSeF pokazują, że papier póki co nie zniknie z rozliczeń. Natomiast przedsiębiorcy odczuwają zmartwienie, ponieważ np. na stacjach benzynowych mogą otrzymać faktury w zróżnicowanych postaciach. Jak to zrozumieć?
1 lutego zaczął działać Krajowy System e-Faktur. Od tego dnia wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek pobierać faktury w tej nowej platformie elektronicznej. Z kolei wystawiać te dokumenty w KSeF muszą od 1 lutego jedynie spore firmy, których wartość obrotu za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł z podatkiem.
Zamieszanie z fakturami. Jaki dokument uzyskasz?
Jednak, jak się okazuje, pomimo obowiązku, nie wszystkie duże firmy zdołały się do tego przygotować – niektóre otwarcie informują, że na razie nie zamierzają wprowadzać drastycznych zmian, aby klienci mogli oswoić się z nową e-fakturową rzeczywistością.
Reklama
Zobacz także
Sprawdź: aplikacja do zarządzania fakturami, dokumentami, archiwizacją i KSeF. Oferta specjalna dla użytkowników Bankier.pl
W rezultacie mamy fakturowy galimatias. Od początku lutego przedsiębiorcy otrzymują np. na stacjach paliwowych faktury w różnych postaciach. W jednym miejscu mogą dostać faktury usystematyzowane w KSeF w formacie XML – one są wprowadzone w ramach nowego wymogu. Ale inne stacje mogą im wystawić e-faktury w formie np. PDF przesyłanego na e-mail. Trzecia możliwość to standardowe faktury w formie papierowej.
Regulacje prawne przewidują wyjątki, a to znaczy, że wszystkie stacje benzynowe (niezależnie od obrotów) mogą wystawiać także wydruki faktur z kas lub drukarek fiskalnych oraz paragony z numerem NIP nabywcy (do 450 zł).
Kłopot dla przedsiębiorców
Zróżnicowane podejścia dużych firm do KSeF spowodowały znaczne pogmatwanie wśród przedsiębiorców.
– Dla podatników oznacza to powinność podtrzymywania różnych kanałów pozyskiwania faktur, aby odbierać część faktur w KSeF, a część nadal poza systemem. Wszystkie te dokumenty trzeba będzie później przenieść do jednego systemu księgowego – relacjonuje dla portalu Prawo.pl Natalia Pielka, doradca podatkowy, menedżer ds. VAT w Kancelarii Chojnacka&Łagowski Doradcy Podatkowi.
Orlen: „dla komfortu klientów”
Korporacje sprzedające paliwa musiały zadecydować, czy wystawiają faktury wyłącznie w KSeF, czy oferują swoim klientom-przedsiębiorcom również inne formy dokumentów. I tak np. Orlen zakomunikował, że przynajmniej do 1 kwietnia wydruki faktur dla klientów biznesowych na stacjach benzynowych będą wydawane tak jak dotychczas. Korporacja podaje argument, że okres przejściowy pozwoli klientom lepiej przygotować się na wejście w życie nowych zasad wystawiania i pobierania faktur w systemie KSeF.
– Jako lider sektora stacji benzynowych w Polsce dążymy do zagwarantowania najwyższych standardów i jakości obsługi. Dlatego w odpowiedzi na oczekiwania naszych klientów zdecydowaliśmy, że po 1 lutego wydruki faktur dla klientów biznesowych będą wydawane na stacjach podobnie, jak miało to miejsce do tej pory – poinformowała Ilona Kachnierz, kierownik zespołu prasowego Orlenu.
Tej faktury nie znajdziesz w KSeF
Orlen ogłosił, że przynajmniej do 1 kwietnia będzie dokumentował sprzedaż B2B za pośrednictwem kas fiskalnych (z wykluczeniem sprzedaży flotowej). Zaś sprzedaż flotowa będzie realizowana na podstawie faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF.
– Sprzedaż paliwa dla firm wciąż w dużej mierze bazuje na fakturach generowanych z kas fiskalnych oraz systemów kart flotowych. Przepisy przejściowe dopuszczają utrzymanie dotychczasowych modeli dokumentowania sprzedaży przez określony czas. W praktyce oznacza to, że klient biznesowy może nadal otrzymywać papierową fakturę lub wydruk – potwierdza Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych w fillup k24.
Przedsiębiorca, który nabędzie paliwo na Orlenie i poprosi o fakturę w formie wydruku z kasy fiskalnej, po zalogowaniu do KSeF nie zobaczy jej w swoich fakturach zakupowych.
– Na podstawie art. 145n ustawy o VAT, Orlen wystawia faktury z wykorzystaniem kas fiskalnych, dokładnie tak jak dotychczas. Tego typu faktury, czyli wystawiane z kas, co do zasady nie trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur i nie będą do niego trafiać ani dziś, ani w kolejnych etapach wdrażania KSeF – tłumaczy Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFaktu, dla Business Insidera.
Jak postąpiły inne korporacje?
– Do 31 grudnia 2026 r. mogą być jeszcze wystawiane w formie tradycyjnej (papierowej) faktury VAT w ograniczonym zakresie, przez firmy realizujące sprzedaż przy użyciu drukarek fiskalnych. Zapewne większość stacji paliw będzie wystawiać tradycyjne faktury z kas fiskalnych – to stanowisko biura Polskiej Izby Paliw Płynnych przesłane do BI.
Analogicznie jak w Orlenie faktury z kas rejestrujących będą wystawiane na stacjach sieci: BP, Moya, MOL oraz Amic.
– Trzeba pamiętać, że inne reguły mogą obowiązywać klientów flotowych – w ich wypadku faktura może zostać wystawiona bezpośrednio za pośrednictwem KSeF – akcentuje Zuzanna Kwiatkowska.
BP poinformował, że faktury w dotychczasowej, niezmienionej formie będzie wystawiał do połowy roku. Wówczas reguły się zmienią – kierowca tankujący paliwo zamiast wydruku faktury dostanie przy kasie papierowe potwierdzenie transakcji, a fakturę będzie mógł odebrać jedynie w KSeF.
Także na stacjach Moya kierowcy otrzymują po uiszczeniu należności po tankowaniu wydruki PDF z fakturą. Także w MOL faktury będą wystawiane jak dotychczas. Do KSeF trafią tylko dokumenty korygujące, wystawiane poza systemem fiskalnym.
Shell postawił na KSeF
Natomiast Shell zdecydował się tylko na ustrukturyzowaną formę i KSeF. Otrzymaliśmy od Shell Polska następującą informację:
„Zgodnie z obowiązującymi regulacjami wszystkie faktury za zakupy realizowane na naszych stacjach są wystawiane w Krajowym Systemie e Faktur (KSeF). Aby uprościć obsługę klientom, dla których obowiązek używania z KSeF zacznie się dopiero 1 kwietnia 2026 r., wprowadzamy okres przejściowy, w którym oprócz faktury elektronicznej dostępnej w systemie KSeF klienci otrzymają na stacji wydrukowaną wizualizację faktury.”
Klienci Shella relacjonują, że korporacja fakturuje w trybie offline24. Przedsiębiorca odbiera fakturę papierową oznaczoną dwoma kodami QR: „Offline” oraz „Certyfikat”.
Przypomnijmy – przedsiębiorcy, którzy nie są jeszcze przygotowani na pełną integrację z KSeF, do końca tego roku mogą korzystać z paragonów z NIP jako faktur uproszczonych. Takie dokumenty są uznawane dla transakcji do 450 zł i nie będą trafiały do systemu KSeF.
Faktury będą w systemie przez 10 lat
Niektórzy przedsiębiorcy rozważają, czy drukować faktury z KSeF.
– Nie, nie trzeba niczego drukować, ponieważ faktury będą przez 10 lat przechowywane w systemie. Należy jednak przenieść je na własne nośniki cyfrowe, choćby na wypadek awarii KSeF – mówi Natalia Pielka dla portalu Prawo.pl.
Problemem może być także weryfikacja faktur zakupowych, zwłaszcza gdy firma odbiera ich wiele. Niektórzy przedsiębiorcy zapowiadają, że w tej nowej rozliczeniowej rzeczywistości na początku będą podtrzymywali podwójny obieg faktur.
– Sprzedawcy będą zatem wysyłać faktury do KSeF i np. dodatkowo mailem będą wysyłać kontrahentom wizualizację tych faktur wraz z załącznikiem PDF. Inne rozwiązanie polega na umieszczeniu na fakturze linku do załącznika. Ułatwi to ustalenie, czego dotyczy płatność na fakturze, a także pomoże zweryfikować, czy kwota podana na fakturze odpowiada cenie ustalonej w umowie – zwraca uwagę Natalia Pielka.