Największy krajowy koncern paliwowy dokonuje kolejnej modyfikacji w kwestii generowania faktur. Jeszcze niedawno Orlen ogłaszał, że dokumenty będą dostępne wyłącznie w formie cyfrowej, aktualnie podjął decyzję o utrzymaniu wersji papierowych przynajmniej do 1 kwietnia.
Odbiorcy usług Orlenu mogą być zaskoczeni kolejną korektą stanowiska w sprawie faktur i Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla przypomnienia – dwa tygodnie temu największy krajowy koncern paliwowy poinformował, że od 1 lutego po zatankowaniu nie będą udostępniane faktury papierowe. Miały być one osiągalne jedynie drogą elektroniczną po zalogowaniu się w KSeF.
„Potwierdzeniem wystawienia faktury jest wydruk potwierdzenia transakcji z kodem QR, który umożliwia pobranie faktury z systemu KSeF” – taka informacja widniała na każdej stacji benzynowej.
Co istotne, inne koncerny paliwowe nie dostrzegały potrzeby zmiany faktur na formę elektroniczną. Przykładowo, BP zadeklarowało, że na ich stacjach do połowy roku wszystko pozostanie po staremu – klient otrzyma fakturę w formie papierowej.
Zobacz także
Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.
Orlen zmienia swoją decyzję
Z nowego komunikatu Orlenu wynika, że koncern zmodyfikował swoją postawę. Przynajmniej do 1 kwietnia pokwitowania faktur dla klientów biznesowych na stacjach paliw będą wręczane w dotychczasowy sposób, czyli w formie papierowej. Orlen wyjaśnia, że to reakcja na życzenia klientów. Uzasadnia, że okres przejściowy umożliwi im lepsze przygotowanie się do wprowadzenia nowych zasad wystawiania oraz otrzymywania faktur w systemie KSeF.
– Staramy się zapewniać najwyższe standardy i jakość obsługi. Zatem, odpowiadając na oczekiwania naszych klientów, zdecydowaliśmy, że po 1 lutego potwierdzenia faktur dla klientów biznesowych będą udostępniane na stacjach w sposób analogiczny do dotychczasowego – zawiadomiła PAP Biznes Ilona Kachnierz, szef zespołu prasowego Orlenu.
Po rewizji stanowiska przez Orlen wielu przedsiębiorców poczuło ulgę – unikną w ten sposób nowego, kłopotliwego obowiązku związanego z KSeF. Decyzję koncernu docenił na portalu X Adam Abramowicz, były Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców.
W imieniu @rada_przedsie i własnym dziękuję @GrupaORLEN @b_prasoweORLEN za rozsądek, wsłuchanie się w głosy klientów i zmianę wcześniej podjętej, błędnej decyzji. Przedsiębiorcy którzy mają czas do 1.04.26 aby wejść w KSEF mogą, po 1.02.26, spokojnie dalej tankować na Orlenie. pic.twitter.com/LpiIqRwzh8
— Adam Abramowicz (@AdamAbramowicz1) January 28, 2026
Jak będzie na innych stacjach?
Jakie jest podejście innych koncernów? Jak wspomniano, BP po 1 lutego będzie wystawiać faktury w niezmienionej formie – i tak aż do połowy roku. Koncern zapowiada, że wówczas reguły ulegną zmianie. Kierowca, który tankuje, zamiast drukowanej faktury otrzyma przy kasie papierowe poświadczenie transakcji, a fakturę będzie mógł odebrać jedynie w KSeF.
Moya także zapewnia, że na jej stacjach po 1 lutego kierowcy otrzymają po zatankowaniu wydruk PDF z fakturą. Taka sytuacja potrwa przynajmniej do końca marca. Z kolei od Shell Polska otrzymaliśmy następującą informację:
"Zgodnie z obowiązującymi regulacjami wszystkie faktury za transakcje realizowane na naszych stacjach są generowane w Krajowym Systemie e‑Faktur (KSeF). Aby ułatwić sprawę klientom, dla których obowiązek użytkowania KSeF zacznie obowiązywać dopiero 1 kwietnia 2026 r., wprowadzamy okres przejściowy, w którym poza fakturą cyfrową dostępną w systemie KSeF klienci dostaną na stacji wydrukowaną wizualizację faktury.”
Natomiast Circle K, zgodnie z niedawnymi zapowiedziami, od lutego koncentruje się na fakturach elektronicznych.
Dla przypomnienia – przedsiębiorcy, którzy nie są jeszcze przygotowani na całkowitą integrację z KSeF, do końca bieżącego roku mogą posługiwać się paragonami z NIP jako fakturami uproszczonymi. Tego typu dokumenty są akceptowane dla transakcji do kwoty 450 zł i nie będą kierowane do systemu KSeF. Jest to jednak jedynie rozwiązanie tymczasowe.
KSeF będzie wdrażany w firmach stopniowo
Obowiązek generowania faktur w KSeF wejdzie w życie etapami: 1 lutego 2026 r. obejmie podmioty gospodarcze, które w 2024 r. osiągnęły przychód powyżej 200 mln zł brutto, a 1 kwietnia 2026 r. – wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa. Wyjątkiem będą drobni przedsiębiorcy, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie. Oni zostaną objęci nowym wymogiem 1 stycznia 2027 r.