Przedsiębiorcy wychodzą z założenia, że Krajowy System e-Faktur będzie wdrażany dla kolejnych grup podmiotów gospodarczych stopniowo. Z tego powodu oczekują na kwiecień. Jest to mniemanie zwodnicze, gdyż wszyscy, którzy zamierzają pobierać faktury kosztowe w nowym systemie, muszą być na to gotowi już od 1 lutego.
W obiegu publicznym jest informacja, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 1 lutego obejmie jedynie duże przedsiębiorstwa, których roczny przychód brutto w 2024 r. przekroczył 200 mln zł. Wyjaśnijmy – od tego dnia duże przedsiębiorstwa będą miały nakaz wystawiania faktur w tym systemie. Ten sam wymóg obejmie dwa miesiące później, 1 kwietnia, wszystkie pozostałe podmioty. Za to najmniejsze przedsiębiorstwa, których miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 tys. zł, zostaną obarczone obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od początku następnego roku.
Wiemy, że przygotowanie firmy do Krajowego Systemu e-Faktur może wymagać uwagi i czasu.
✅ Jeśli jeszcze nie sprawdziłeś, czy Twój aktualny program do wystawiania faktur jest zintegrowany z KSeF, zrób to teraz.
ℹ️ Więcej na 🔗 https://t.co/kq29I48gyA pic.twitter.com/0E2ZGJrKxt— Ministerstwo Finansów (@MF_GOV_PL) January 14, 2026
Wystawianie i pobieranie: dwa odmienne wymogi
Warto zaznaczyć, że wspomniany obowiązek i terminy dotyczą tylko wystawiania faktur.
Reklama
Zobacz także
Sprawdź: system do zarządzania fakturami, dokumentami, archiwizacją i KSeF. Oferta specjalna dla użytkowników Bankier.pl
– Nie są natomiast związane z ich otrzymywaniem przez kontrahentów. Faktury od największych przedsiębiorstw będziemy musieli pobrać w KSeF już od 1 lutego, czyli z dniem ich obligatoryjnego wejścia do systemu. Przy dostarczeniu faktury nie ma znaczenia dzień, w którym my jako podmiot powinniśmy dołączyć do KSeF. Istotne jest, czy nasz kontrahent powinien już sporządzać fakturę poprzez system stworzony przez ministerstwo finansów. Jeżeli tak, to my jesteśmy zobligowani odebrać od niego daną fakturę również za pośrednictwem KSeF – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy w fillup k24 i e-pity.
Przedsiębiorstwa mają mniej czasu, niż sądzą
To znaczy, że przedsiębiorca, który zechce otrzymać fakturę np. za paliwo na stacji benzynowej, za leasing pojazdu czy za jakikolwiek nabyty sprzęt, będzie musiał zalogować się do KSeF już w lutym. Co istotne, zgodnie z nowymi regulacjami prawnymi nasz kontrahent nie będzie zobligowany, aby przekazać nam ją w inny sposób.
– Przedsiębiorcy mają mniej czasu, niż im się wydaje. Część przedsiębiorstw nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, że za parę tygodni nie otrzyma faktur w dotychczasowy sposób. Może z tego wyniknąć wiele nieporozumień i problemów, a także zwłoki w płatnościach za towary i usługi. Przeoczenie danej faktury może powodować również trudności w comiesięcznych rozliczeniach z fiskusem i ZUS – tłumaczy doradca podatkowy fillup k24.
Bez przygotowania nie ma co zaczynać
Podkreśla, że bardzo ważne jest, aby każdy przedsiębiorca był świadomy, że nakaz zalogowania się do KSeF obejmie go już w lutym. Druga ważna kwestia – do odbioru wspomnianych faktur należy się należycie przygotować, a więc zatroszczyć się o właściwy dostęp do KSeF oraz oprogramowanie.
– Trzeba również skontaktować się ze swoją księgową, aby ustalić m.in. metodę przekazywania faktur sprzedażowych i kosztowych, zakres upoważnienia do czynności KSeF dla biura księgowego czy działu księgowości. Jako przedsiębiorcy powinniśmy również rozważyć, którzy z pracowników w imieniu naszej firmy będą mogli sporządzać faktury, a kto będzie je pobierał i weryfikował – zwraca uwagę Monika Piątkowska.
Dodaje, że wprowadzenie KSeF to nie tylko nowa metoda wystawiania faktury. To wprost e-fakturowa rewolucja, która zmienia cały tok pobierania, weryfikacji i obiegu dokumentów księgowych. I każdy przedsiębiorca powinien zarezerwować czas, aby być na nią przygotowanym.