Krajowy System e-Faktur już niebawem stanie się obowiązkowym elementem rozliczeń każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego rozmiaru. Modyfikacja dotyczy nie tylko metody generowania faktur, ale i ich otrzymywania, archiwizacji oraz księgowania. W nowym schemacie coraz ważniejszą rolę odgrywają instytucje bankowe, które poprzez zintegrowanie KSeF z bankowością elektroniczną wspomagają przedsiębiorców w organizacji finansów i automatyzacji rutynowych operacji.
Krajowy System e-Faktur za niedługo stanie się realiami dla firm. Zostaną do niego włączeni wszyscy przedsiębiorcy, nawet ci najmniejsi. System ten będzie kluczowym sposobem fakturowania, zmieniając dotychczasowe reguły dokumentowania transakcji oraz rozliczeń podatkowych.
KSeF zmieni reguły wystawiania faktur
Od chwili wejścia KSeF w życie faktury generowane przez firmy (w pierwszej kolejności te największe, w dalszej kolejności także mniejsze) będą musiały być przesyłane do systemu zarządzanego przez Krajową Administrację Skarbową. To będzie oznaczać kres papierowych dokumentów, faktur przesyłanych drogą mailową w formie PDF czy ręcznych poprawek w arkuszach kalkulacyjnych. Faktura nabierze mocy prawnej w chwili jej pomyślnego wysłania do KSeF i przydzielenia jej numeru systemowego.
Reklama
Zobacz także
Sprawdź: platformę do zarządzania fakturami, dokumentami, archiwizacją i KSeF. Oferta specjalna dla użytkowników Bankier.pl
Zmiana tyczy się nie tylko generowania, ale także przyjmowania dokumentów. Nawet najmniejsze, jednoosobowe działalności będą musiały już od 1 lutego 2026 r. przyjmować faktury od swoich partnerów biznesowych za pomocą KSeF. Wystarczy faktura z urzędu pocztowego za znaczki lub za paliwo, a przedsiębiorca będzie zobowiązany do jej pobrania z KSeF. To powoduje, że dostęp do systemu i efektywne użytkowanie e-faktur stają się fundamentalnym aspektem funkcjonowania właściwie każdej firmy.
Bank ING wspiera integracje z KSeF
W odpowiedzi na wymagania przedsiębiorców, niektóre banki postanowiły połączyć KSeF z bankowością online. To w systemach bankowych przedsiębiorcy na co dzień zarządzają wpłatami i wypłatami, monitorują przepływy pieniężne i regulują zobowiązania. Skorelowanie obiegu faktur z obsługą konta bankowego ma usprawnić procedury, minimalizować pomyłki i oszczędzać czas.
Banki coraz bardziej zauważają tę funkcję. Przykładem jest ING Bank Śląski, który od wielu lat rozwija usługi księgowe zespolone z bankowością internetową. W ramach ING Księgowość przedsiębiorcy mogą już teraz wystawiać i obsługiwać faktury zgodnie z wymogami KSeF. Aby przeprowadzić integrację, należy wprowadzić w systemie księgowości ING odpowiedni token do KSeF wygenerowany na stronie rządowej. Obecnie bank rozwija rozwiązanie umożliwiające integrację z KSeF bezpośrednio z interfejsu bankowości internetowej. Jest ono dedykowane wszystkim klientom biznesowym, bez względu na to, z jakiego systemu finansowo-księgowego korzystają.
|
Dzięki rozwiązaniom oferowanym przez ING użytkownicy będą mogli nie tylko pobierać faktury z KSeF, ale także automatycznie je analizować i opłacać. To połączy obieg dokumentów księgowych z procesem regulowania płatności, likwidując ręczne wpisywanie danych, ograniczając błędy i oszczędzając czas przedsiębiorcy. ING koncentruje się na bezpieczeństwie, komforcie i konkretnym wsparciu biznesu w transformacji cyfrowej, aby KSeF stał się narzędziem upraszczającym prowadzenie działalności, a nie tylko dodatkowym obciążeniem. Bartosz Traczyk dyrektor zarządzający, Daily & Transaction Banking Products, ING Bank Śląski |
Od faktury do zapłaty – bez ręcznego wprowadzania danych
Jednym z największych problemów firm jest obecnie ręczne przepisywanie danych z faktur do systemów księgowych i bankowych. KSeF skojarzony z bankowością online ma pomóc w rozwiązaniu tych kłopotów. Samoczynne pobieranie faktur z platformy, ich weryfikacja i ekspresowe zlecanie płatności bez przepisywania kwot czy numerów rachunków ma istotnie redukować prawdopodobieństwo błędów i przyspieszyć rozliczenia.
Dla przedsiębiorców oznacza to nie tylko oszczędność czasu, ale również większą kontrolę nad finansami. Faktury będą w jednym miejscu, łatwo dostępne, uporządkowane i bezpiecznie przechowywane. Zniknie problem zagubionych dokumentów lub konieczności wystawiania odpisów – wszystko będzie się znajdować w jednym systemie.
Sprzyjający moment, by zdobyć przewagę
Choć KSeF bywa widziany jako rewolucja odgórnie narzucona, w rzeczywistości może się stać bodźcem do uporządkowania procesów w firmach. Przedsiębiorcy, którzy odpowiednio wcześnie przygotują się do zmian, zyskają atut organizacyjny. Analiza obiegu dokumentów, dostosowanie systemów i wybór właściwych narzędzi – najlepiej zintegrowanych z bankowością – pozwoli wejść w nowe realia bez zamieszania.
Właśnie w tym miejscu rola banków jest szczególnie znacząca. Dzięki połączeniu usług finansowych, księgowych i technologicznych mogą one pełnić funkcję przewodnika po KSeF, pomagając przedsiębiorcom przejść przez etap zmian w sposób możliwie prosty i bezpieczny.
Wejście banków w KSeF to dobra wiadomość dla biznesu. Oznacza to, że banki chcą wspierać firmy w cyfryzacji, ułatwić administrowanie obiegiem faktur i płatnościami. Dla tych firm, które się przygotują i wykorzystają dostępne rozwiązania, może to być zmiana zdecydowanie na lepsze, która zoptymalizuje nie tylko kwestię rozliczeń, ale też pozwoli na oszczędność czasu i nadzór nad przepływem gotówki w firmie.
Partnerem publikacji jest ING Bank Śląski