Wielu właścicieli niewielkich i średnich przedsiębiorstw jak dotąd nie zamartwia się wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Oczekują na 1 kwietnia, kiedy to obejmie ich powinność generowania faktur w nowym systemie. I tutaj robią błąd, ponieważ na KSeF powinni być przygotowani już 1 lutego.
Do przełomu w kwestii fakturowania zostało zaledwie kilka tygodni. Dla przypomnienia, Krajowy System e-Faktur (KSeF) zacznie funkcjonować 1 lutego. Od tego dnia faktury usystematyzowane będą musiały być generowane w nim przez duże podmioty gospodarcze, które w 2024 r. wykazały przychód wyższy niż 200 mln zł brutto.
Zaś pozostałe przedsiębiorstwa będą zobligowane do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF 1 kwietnia. Ta reguła nie obejmie mikroprzedsiębiorców, których obrót miesięczny nie przekracza 10 tys. zł – dla nich możliwość fakturowania poza KSeF została zachowana do końca 2026 r.
Reklama
Zobacz także
Sprawdź: system do zarządzania fakturami, dokumentami, archiwizacją i KSeF. Oferta specjalna dla użytkowników Bankier.pl
KSeF: obowiązek przyjmowania już od 1 lutego
Z uwagi na powyższe, wielu przedsiębiorców nie podejmuje żadnych kroków związanych z KSeF, czekając na 1 kwietnia. Należy jednak podkreślić, że wyżej wymieniony obowiązek dotyczy wyłącznie generowania faktur. A jak będzie z ich otrzymywaniem? Zgodnie z przepisami wszystkie firmy w Polsce – zarówno te mikro, małe, średnie, jak i duże przedsiębiorstwa – będą musiały otrzymywać faktury kosztowe przez Krajowy System e-Faktur już od 1 lutego.
Jeśli przedsiębiorcy będą chcieli odliczyć VAT od nabyć i zakwalifikować wydatki do kosztów podatkowych, będą musieli pozyskać faktury, a te – od dużych podmiotów – będą dostępne tylko w nowym systemie. Zatem do odbioru faktur z KSeF trzeba być przygotowanym już od pierwszego dnia lutego.
– Kluczową datą, o której wielu przedsiębiorców zapomina, jest 1 lutego. Właśnie wtedy za pomocą KSeF rozpocznie się odbiór faktur od największych graczy na rynku: dostawców mediów, operatorów telekomunikacyjnych, stacji benzynowych czy spółek leasingowych. Oznacza to, że nawet jeżeli przedsiębiorca formalnie nie będzie musiał wystawiać faktur ustrukturyzowanych od tej daty, jego program księgowy lub narzędzie do fakturowania musi być w pełni przygotowane do obsługi KSeF – mówi Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych z fillup k24.
Pozostało niewiele czasu. Na co zwrócić uwagę?
Dodaje, że brak przygotowania w tym terminie może prowadzić m.in. do opóźnień w księgowaniu faktur oraz w realizowaniu płatności. W jaki sposób w tak krótkim czasie przygotować firmę do KSeF? Według ekspertki przygotowanie wymaga dobrze opracowanego planu i przetestowania rozwiązania, z którego przedsiębiorca zamierza korzystać w ramach integracji z nowym systemem.
– To nie tylko posiadanie programu, deklarującego kompatybilność z KSeF, lecz przede wszystkim sprawdzenie, czy procesy biznesowe i księgowe są gotowe na prawdziwe scenariusze: od wygenerowania faktury po jej archiwizację i odbiór. Ważne jest zweryfikowanie obiegu dokumentów w wewnętrznych działach księgowych, jak również w ramach kooperacji z biurem rachunkowym – wymienia Zuzanna Kwiatkowska.
Istotne aspekty
Według ekspertki przy wyborze lub aktualizacji systemu do generowania i przyjmowania faktur w ramach KSeF warto dokładnie sprawdzić kilka kluczowych aspektów i poszukać odpowiedzi na związane z nimi pytania:
Przystosowanie narzędzi do KSeF:
– Czy program obsługuje pełen proces generowania i przyjmowania faktur w KSeF?
– Czy integracja działa stabilnie i zgodnie z aktualną strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej (Fa3)?
Plan awaryjny na wypadek braku dostępu do KSeF:
– Jak wygląda procedura postępowania w przypadku awarii lub niedostępności po stronie Ministerstwa Finansów? Resort przewiduje mechanizmy tymczasowego przesyłania faktur offline – dobrze je znać.
– Czy używane narzędzie umożliwia generowanie faktur w trybie offline po stronie podatnika? Jest to kluczowe, aby zapewnić ciągłość sprzedaży i obsługi klienta nawet w sytuacji awarii KSeF.
– Czy wiemy, jak zagwarantować ciągłość działania procesów księgowych i sprzedażowych? Warto w tym zakresie rozpoznać ewentualne zagrożenia, które zminimalizują efekty ewentualnego braku dostępu do KSeF.
Ostatni moment. Nie warto zwlekać do ostatniej chwili
Zuzanna Kwiatkowska zaznacza, że czasu na przygotowanie do KSeF jest mniej niż się wydaje.
– Firmy nie powinny wyczekiwać na obowiązek formalny dla wszystkich, ale już teraz testować swoje systemy i scenariusze operacyjne, aby 1 lutego być w pełni gotowym do obsługi faktur od największych podmiotów na rynku. Nieprzystosowanie systemów może prowadzić do poważnych opóźnień w księgowości i zakłóceń w regulowaniu należności, co w praktyce stanowi realne zagrożenie finansowe – podkreśla ekspertka ds. księgowo-podatkowych z fillup k24.